Teamficient fournit des services de bureau à distance gérés et des assistants virtuels dédiés aux entreprises. Cette entreprise détenue par des femmes et des membres de minorités constitue des équipes à distance bilingues et formées, accompagnées par des responsables de comptes basés aux États-Unis, afin d’aider ses clients à gérer des opérations administratives, de service client, de comptabilité, techniques et spécialisées. Son expertise comprend l’accompagnement des auto-écoles et des cabinets médicaux, notamment l’assistance relative aux dossiers médicaux électroniques, la prise de rendez-vous des patients, la coordination des ordonnances, ainsi que la formation à la loi HIPAA et à la protection de la vie privée. Teamficient gère également des centres d’appels à distance et propose des engagements mensuels destinés à aider les entreprises à accroître leur capacité de support tout en déléguant les tâches courantes.
Assistant administratif exécutif à distance chez Teamficient
Soutenez les dirigeants de Teamficient dans la gestion des calendriers, des communications, des documents, des déplacements et de la coordination opérationnelle. Ce poste à distance à temps plein implique de travailler sur des projets avec des parties prenantes d’une équipe mondiale distribuée.
Description
- Fournir un soutien administratif étendu aux dirigeants et cadres supérieurs
- Superviser les calendriers, rendez-vous, réunions et emplois du temps des dirigeants
- Organiser des réunions internes et externes dans plusieurs fuseaux horaires
- Créer des ordres du jour, présentations, rapports et autres documents pour les dirigeants
- Suivre les actions à mener, les échéances et les relances après les réunions
- Aider les dirigeants à rester organisés et à hiérarchiser leurs responsabilités quotidiennes
- Gérer les boîtes de réception, messages et autres correspondances des dirigeants
- Rédiger, modifier, relire et mettre en forme les communications et documents professionnels
- Assurer la liaison avec les clients, fournisseurs, employés et partenaires externes
- Protéger les informations confidentielles et sensibles
- Tenir à jour des fichiers numériques, dossiers, documents et bases de données organisés
- Organiser les déplacements, itinéraires, hébergements et emplois du temps associés selon les besoins
- Contribuer au suivi des dépenses, des remboursements et des dossiers administratifs
- Participer aux événements de l’entreprise, réunions et initiatives spéciales
- Effectuer des recherches et produire des synthèses ou rapports pour la direction
- Suivre les priorités, livrables et avancement des projets
- Collaborer avec les équipes internes pour clôturer les tâches et répondre aux demandes
- Signaler les échéances imminentes, retards et problèmes potentiels
- Tenir les suivis des tâches et relancer les parties responsables
- Contribuer à rendre les flux et processus administratifs plus efficaces
Exigences
- Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans l’assistanat de direction, le soutien administratif, l’assistanat personnel, l’administration de bureau ou un poste comparable
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Excellentes capacités d’organisation, de gestion du temps et de multitâche
- Aptitude démontrée à coordonner calendriers, réunions, emplois du temps et priorités concurrentes
- Maîtrise avancée de Microsoft Office ou Google Workspace, notamment Outlook ou Gmail, Word ou Docs, Excel ou Sheets et PowerPoint ou Slides
- Attention constamment élevée aux détails et à l’exactitude
- Discrétion professionnelle dans le traitement d’informations confidentielles et sensibles
- Excellent sens du suivi et compétences en gestion des tâches
- Capacité à travailler de manière autonome et proactive dans un environnement à distance
- Style de communication soigné et professionnel
- Diplôme de niveau licence en administration des entreprises, gestion, communication ou discipline connexe souhaité ; une expérience pratique équivalente peut être prise en compte
- Expérience auprès de dirigeants de haut niveau ou de cadres supérieurs
- Expérience de collaboration avec des équipes internationales ou distribuées
- Bonne connaissance pratique des plateformes de gestion de projets et de collaboration telles qu’Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack ou Microsoft Teams
- Expérience dans l’organisation de voyages internationaux et d’emplois du temps complexes entre plusieurs fuseaux horaires
- Expérience dans la création de présentations exécutives, de rapports et de documents professionnels
- Solide compréhension des pratiques d’administration des entreprises et de gestion de bureau
- Expérience dans une startup en évolution rapide ou dans un environnement de services professionnels
- Aptitude à communiquer en deux langues ou davantage
- Disponibilité de 7 h à 19 h CST et pour une journée de neuf heures, comprenant huit heures de travail et une heure de pause
Avantages
- Culture de travail entièrement à distance fondée sur l’autonomie, la flexibilité et la confiance
- Possibilités de collaborer à l’international avec des professionnels du monde entier
- Équipe multiculturelle et connectée à l’échelle mondiale
- Possibilités de développement professionnel dans un environnement international
- Deux jours de repos par semaine, les jours précis restant à déterminer