Teamficient biedt beheerde remote-office-diensten en toegewijde virtuele assistenten voor bedrijven. Het door vrouwen en minderheden gerunde bedrijf stelt getrainde, tweetalige teams op afstand samen die worden ondersteund door accountmanagers in de Verenigde Staten. Deze teams helpen klanten met administratieve werkzaamheden, klantenservice, boekhouding, technische ondersteuning en gespecialiseerde bedrijfsactiviteiten. Tot de expertise behoren ondersteuning voor rijscholen en zorgpraktijken, zoals hulp bij elektronische patiëntendossiers, het plannen van patiëntafspraken, de coördinatie van recepten en HIPAA- en privacytraining. Teamficient beheert ook remote-callcenters en biedt samenwerkingen per maand aan, zodat bedrijven hun ondersteuningscapaciteit kunnen uitbreiden en routinematige werkzaamheden kunnen uitbesteden.
Teamficient Remote Executive Administratief Assistent
Ondersteun de leidinggevenden van Teamficient met agenda’s, communicatie, documenten, reizen en operationele coördinatie. In deze fulltimefunctie op afstand werk je aan projecten en met stakeholders binnen een wereldwijd verspreid team.
Beschrijving
- Uitgebreide administratieve ondersteuning bieden aan leidinggevenden en senior managers
- Agenda’s, afspraken, vergaderingen en planningen van leidinggevenden beheren
- Interne en externe vergaderingen organiseren over meerdere tijdzones
- Agenda’s, presentaties, rapporten en andere materialen voor leidinggevenden opstellen
- Actiepunten, deadlines en opvolging na vergaderingen bewaken
- Leidinggevenden helpen georganiseerd te blijven en dagelijkse verantwoordelijkheden te prioriteren
- Inboxen, berichten en andere correspondentie van leidinggevenden beheren
- Zakelijke communicatie en documenten schrijven, redigeren, proeflezen en opmaken
- Contact onderhouden met klanten, leveranciers, medewerkers en externe partners
- Vertrouwelijke en gevoelige informatie beschermen
- Digitale bestanden, registraties, documenten en databases geordend bijhouden
- Reizen, reisroutes, accommodaties en bijbehorende planningen organiseren wanneer nodig
- Ondersteunen bij het bijhouden van uitgaven, declaraties en administratieve registraties
- Assisteren bij bedrijfsevenementen, vergaderingen en bijzondere initiatieven
- Onderwerpen onderzoeken en samenvattingen of rapporten voor de leiding opstellen
- Projectprioriteiten, opleveringen en voortgang bewaken
- Samenwerken met interne teams om taken af te ronden en verzoeken uit te voeren
- Wijzen op naderende deadlines, vertragingen en mogelijke problemen
- Taakoverzichten bijhouden en opvolgen bij verantwoordelijke stakeholders
- Bijdragen aan efficiëntere administratieve werkstromen en processen
Vereisten
- Minimaal twee jaar professionele ervaring in executive assistance, administratieve ondersteuning, persoonlijke assistentie, kantooradministratie of een vergelijkbare functie
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Uitstekende organisatorische vaardigheden, time-management en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren
- Aantoonbaar vermogen om agenda’s, vergaderingen, planningen en concurrerende prioriteiten te coördineren
- Gevorderde praktische kennis van Microsoft Office of Google Workspace, waaronder Outlook of Gmail, Word of Docs, Excel of Sheets en PowerPoint of Slides
- Consistent grote aandacht voor detail en nauwkeurigheid
- Professionele discretie bij het omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie
- Betrouwbare opvolging en vaardigheden op het gebied van taakbeheer
- In staat om zelfstandig en proactief te werken in een werkomgeving op afstand
- Verzorgde en professionele communicatiestijl
- Een bacheloropleiding in bedrijfskunde, management, communicatie of een verwante richting is gewenst; gelijkwaardige praktijkervaring kan worden overwogen
- Ervaring met het ondersteunen van C-level leidinggevenden of senior managers
- Ervaring met het samenwerken met internationale of verspreid werkende teams
- Praktische bekendheid met project- en samenwerkingsplatforms zoals Asana, Monday.com, ClickUp, Trello, Slack of Microsoft Teams
- Ervaring met het organiseren van internationale reizen en complexe planningen over meerdere tijdzones
- Ervaring met het ontwikkelen van presentaties, rapporten en zakelijke documenten voor leidinggevenden
- Grondig inzicht in bedrijfsadministratie en kantoorbeheer
- Ervaring in een snelgroeiende startup of professionele dienstverlening
- Tweetalige of meertalige communicatieve vaardigheden
- Beschikbaarheid binnen het tijdvenster van 7.00 tot 19.00 uur CST en voor een dagelijks schema van negen uur, inclusief acht werkuren en een pauze van één uur
Voordelen
- Een volledig op afstand georganiseerde werkcultuur gebaseerd op autonomie, flexibiliteit en vertrouwen
- Mogelijkheden om internationaal samen te werken met professionals wereldwijd
- Een multicultureel en wereldwijd verbonden team
- Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling in een internationale omgeving
- Twee vrije dagen per week, waarbij de specifieke dagen nog worden bepaald