VirtualStaff365 je podjetje za virtualno zagotavljanje kadrov in kadrovsko tehnologijo s sedežem v Melbournu, ki avstralskim podjetjem pomaga dostopati do podpore iz tujine prek ekip na Filipinih in v Južni Afriki. Njegove zunanje storitve vključujejo področja, kot so podpora strankam, vnos podatkov, grafično oblikovanje, razvoj spletnih strani in razvoj programske opreme, s čimer podjetjem zagotavljajo prilagodljivo podporo pri vsakodnevnem poslovanju in rasti. Zaposlitveni kontekst podjetja VirtualStaff365 zajema delo s strankami, administracijo, kreativno delo in tehnično izvedbo v okviru B2B modela zagotavljanja kadrov.
Specialist za operacije in koordinacijo strank – delo na daljavo s Filipinov
Koordinirali boste komunikacijo s strankami, upravljanje CRM-ja, plačila, dogodke in podporo članom za svetovalno podjetje na področju dentalnega in zdravstvenega coachinga. Pomagali boste ohranjati urejeno vsakodnevno poslovanje ter podpirali storitve za stranke in rast podjetja.
Opis
- Odgovarjati na sporočila strank, članov in potencialnih strank v aplikaciji WhatsApp v štirih delovnih urah
- Pregledovati skupni administrativni nabiralnik ter ustrezno ukrepati, posredovati sporočila ali označiti težave
- Pripravljati profesionalna e-poštna sporočila in pošiljati odobrene predloge WhatsApp za vabila in opomnike za dogodke
- Zapisovati podrobne opombe po vsakem klicu in srečanju s stranko
- Posodabljati, označevati, dodajati in segmentirati stike, da bodo podatki v CRM-ju točni
- Vzdrževati aktualne evidence prodaje in prodajnega toka strank
- Upravljati dostop do portala za člane ter na zahtevo zagotavljati poročila o zgodovini stikov
- Pripravljati povzetke potencialnih strank pred prodajnimi srečanji
- Ustvarjati plačilne povezave, izdajati račune in obdelovati davčna potrdila
- Pošiljati opomnike za plačila in spremljati neporavnane zneske
- Tedensko usklajevati plačila z evidencami v CRM-ju in ugotavljati neskladja
- Organizirati četrtletne izpiske kreditnih kartic in pripravljati tedenske finančne povzetke
- Uvajati nove člane coachinga z uvodno komunikacijo, spremljanjem pogodb, vprašalniki in nastavitvijo portala
- Načrtovati individualna srečanja, pošiljati opomnike in po srečanjih razdeljevati povzetke prek Zooma ali Fathoma
- Beležiti prijave na dogodke in udeležbo v Google Preglednicah
- Deliti informacije pred dogodkom, podatke o prizorišču, potrdila, obrazce za povratne informacije in naknadna zahvalna sporočila
- Usklajevati informacije o sponzorjih in nadzirati vstavljanje digitalnih delovnih zvezkov
- Pripravljati dnevne povzetke video vsebin za urednika s podporo orodij umetne inteligence za pripravo osnutkov
- Načrtovati vsebine za družbene medije in upravljati koledar vsebin
- Ponavljajoče se odgovornosti pretvarjati v jasne standardne operativne postopke po korakih
- Ob koncu dneva pripravljati poročila o opravljenem delu, odprtih nalogah in odločitvah, pri katerih je potreben prispevek
Zahteve
- Vsaj dve leti izkušenj z virtualno asistenco, administracijo ali koordinacijo strank
- Odlično pisno in govorno znanje angleščine ter sposobnost samostojnega ustvarjanja jasne, tople in profesionalne komunikacije
- Praktične izkušnje s CRM-jem, kot so GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot ali primerljiva platforma
- Napredno poznavanje Google Workspace, vključno z Gmailom, Driveom, Preglednicami in Obrazci
- Redna profesionalna uporaba generativnih orodij umetne inteligence, kot sta Claude ali ChatGPT
- Visoka stopnja organiziranosti in natančnosti pri upravljanju rokov, plačil in zaupnih informacij
- Dobra presoja pri odločanju, kdaj ukrepati samostojno in kdaj težavo posredovati naprej
- Izkušnje ali strokovno ozadje v zdravstvenem, kliničnem ali coaching okolju
- Razumevanje avstralskih poslovnih praks in delovne kulture
- Osnovne izkušnje z avtomatizacijo procesov z orodji, kot je Zapier
- Poznavanje oblikovalskih orodij, kot je Canva
Ugodnosti
- Stalno delo od doma
- Dnevna izmena, usklajena s poslovnim časom po avstralskem vzhodnem standardnem času
- Zaposlitev za polni delovni čas
- HMO kritje za zaposlene
- Letni dopust
- 13. plača
- Zakonsko določene ugodnosti