VirtualStaff365 on Melbournessa toimiva virtuaalisen henkilöstöpalvelun ja HR-teknologian yritys, joka auttaa australialaisia yrityksiä hyödyntämään Filippiineillä ja Etelä-Afrikassa toimivien tiimien tarjoamaa ulkoistettua tukea. Sen ulkoistuspalveluihin kuuluvat muun muassa asiakaspalvelu, tietojen syöttäminen, graafinen suunnittelu, verkkokehitys ja ohjelmistokehitys, mikä tarjoaa yrityksille joustavaa tukea päivittäiseen toimintaan ja kasvuun. VirtualStaff365:n rekrytointiin liittyvä toimintaympäristö kattaa asiakaspalvelun, hallinnon, luovan työn ja teknisen toteutuksen B2B-henkilöstöpalvelumallissa.
Operatiivisen toiminnan ja asiakaskoordinoinnin asiantuntija – etätyö Filippiineiltä
Koordinoi asiakasviestintää, CRM-järjestelmän hallintaa, maksuja, tapahtumia ja jäsentukea hammaslääketieteen ja terveydenhuollon valmennuskonsultoinnissa. Auta pitämään päivittäinen toiminta järjestyksessä ja tue asiakaspalvelua sekä liiketoiminnan kasvua.
Kuvaus
- Vastaa asiakkaiden, jäsenten ja liidien WhatsApp-viesteihin neljän työtunnin kuluessa
- Tarkista yhteinen hallinnollinen sähköpostilaatikko ja ryhdy tarvittaviin toimiin, välitä viestit eteenpäin tai merkitse ongelmat huomioitaviksi
- Laadi ammattimaisia sähköposteja ja lähetä hyväksyttyjä WhatsApp-malleja tapahtumakutsuja ja muistutuksia varten
- Kirjaa yksityiskohtaiset muistiinpanot jokaisen asiakaspuhelun ja tapaamisen jälkeen
- Päivitä, merkitse, lisää ja ryhmittele yhteystietoja CRM-tietojen tarkkuuden varmistamiseksi
- Pidä myynti- ja asiakasputken tiedot ajan tasalla
- Hallinnoi jäsenten portaalikäyttöoikeuksia ja toimita yhteyshistoriaraportteja pyydettäessä
- Laadi liidien taustatiedot ennen myyntitapaamisia
- Luo maksulinkkejä, lähetä laskuja ja käsittele verokuitteja
- Lähetä maksumuistutuksia ja seuraa avoimia saldoja
- Täsmäytä viikoittaiset maksut CRM-tietojen kanssa ja selvitä poikkeamat
- Järjestä neljännesvuosittaiset luottokorttitiliotteet ja laadi viikoittaiset talousyhteenvedot
- Perehdytä uudet valmennusjäsenet tervetuloviestien, sopimusten seurannan, kyselylomakkeiden ja portaalin käyttöönoton avulla
- Aikatauluta henkilökohtaiset tapaamiset, lähetä muistutuksia ja jaa tapaamisten jälkeiset yhteenvedot Zoomin tai Fathomin kautta
- Kirjaa tapahtumailmoittautumiset ja osallistumiset Google Sheetsiin
- Jaa tapahtumaa edeltävät tiedot, tapahtumapaikan tiedot, todistukset, palautelomakkeet ja seurannan kiitosviestit
- Koordinoi sponsoritietoja ja valvo digitaalisten työkirjojen liitteitä
- Laadi toimittajalle päivittäiset videokuvasisällön ohjeistukset tekoälypohjaisten luonnostelutyökalujen tuella
- Aikatauluta sosiaalisen median sisältöä ja hallinnoi sisältökalenteria
- Muunna toistuvat vastuut selkeiksi, vaiheittaisiksi vakiotoimintaohjeiksi
- Toimita päivän päätteeksi raportit valmistuneista töistä, avoimista tehtävistä ja päätöksistä, jotka edellyttävät kannanottoa
Vaatimukset
- Vähintään kahden vuoden kokemus virtuaaliavustajana, hallinnollisissa tehtävissä tai asiakaskoordinoinnissa
- Erinomainen kirjallinen ja suullinen englannin taito sekä kyky tuottaa itsenäisesti selkeää, lämminhenkistä ja ammattimaista viestintää
- Käytännön CRM-kokemusta GoHighLevelista, Tekmatixista, HubSpotista tai vastaavasta alustasta
- Google Workspacen, kuten Gmailin, Driven, Sheetsin ja Formsin, edistynyt käyttötaito
- Generatiivisten tekoälytyökalujen, kuten Clauden tai ChatGPT:n, säännöllinen ammatillinen käyttö
- Erittäin järjestelmällinen ja yksityiskohtiin keskittyvä työskentelyote määräaikojen, maksujen ja luottamuksellisten tietojen hallinnassa
- Hyvä harkintakyky siinä, milloin toimia itsenäisesti ja milloin eskaloida asia
- Kokemusta tai ammatillinen tausta terveydenhuollon, kliinisen työn tai valmennuksen parissa
- Australian liiketoimintatapojen ja työelämäkulttuurin tuntemus
- Perustason kokemusta prosessien automatisoinnista esimerkiksi Zapierin kaltaisilla työkaluilla
- Suunnittelutyökalujen, kuten Canvan, tuntemus
Edut
- Pysyvä etätyöjärjestely
- Päivätyö, joka noudattaa Australian itäisen normaaliajan mukaisia työaikoja
- Kokoaikainen työsuhde
- Henkilöstölle tarkoitettu HMO-terveydenhuoltoturva
- Vuosiloma
- 13. kuukauden palkka
- Lakisääteiset etuudet