VirtualStaff365 je tvrtka za virtualno zapošljavanje i HR tehnologiju sa sjedištem u Melbourneu koja australskim poduzećima pomaže pristupiti podršci iz inozemstva putem timova na Filipinima i u Južnoj Africi. Njezine usluge outsourcinga obuhvaćaju područja poput korisničke podrške, unosa podataka, grafičkog dizajna, razvoja web-stranica i razvoja softvera, čime poduzećima pružaju fleksibilnu podršku za svakodnevno poslovanje i rast. Kontekst zapošljavanja u tvrtki VirtualStaff365 obuhvaća rad s klijentima, administraciju, kreativni rad i tehničku isporuku u okviru B2B modela zapošljavanja.
Specijalist za operacije i koordinaciju klijenata – rad na daljinu s Filipina
Koordinirat ćete komunikaciju s klijentima, administraciju CRM-a, plaćanja, događanja i podršku članovima za savjetodavnu tvrtku za dentalni i zdravstveni coaching. Pomoći ćete održavati svakodnevno poslovanje organiziranim te podržavati uslugu klijentima i rast poslovanja.
Opis
- Odgovarati na poruke klijenata, članova i potencijalnih klijenata na WhatsAppu u roku od četiri radna sata
- Pregledavati zajednički administrativni pretinac i poduzimati odgovarajuće radnje, prosljeđivati poruke ili označavati probleme
- Pripremati profesionalne e-poruke i slati odobrene WhatsApp predloške za pozive i podsjetnike za događanja
- Bilježiti detaljne napomene nakon svakog poziva i sesije s klijentom
- Ažurirati, označavati, dodavati i segmentirati kontakte kako bi podaci u CRM-u bili točni
- Održavati ažurne zapise o prodaji i prodajnom toku klijenata
- Upravljati pristupom članskom portalu i na zahtjev pružati izvješća o povijesti kontakata
- Pripremati sažetke o potencijalnim klijentima prije prodajnih sesija
- Izrađivati poveznice za plaćanje, izdavati račune i obrađivati porezne potvrde
- Slati podsjetnike za plaćanje i pratiti nepodmirena dugovanja
- Tjedno usklađivati uplate sa zapisima u CRM-u i prepoznavati odstupanja
- Organizirati tromjesečne izvode kreditnih kartica i izrađivati tjedne financijske sažetke
- Uvoditi nove coaching članove kroz uvodnu komunikaciju, praćenje ugovora, upitnike i postavljanje portala
- Zakazivati individualne sesije, slati podsjetnike i distribuirati sažetke nakon sesija putem Zooma ili Fathoma
- Evidentirati prijave i prisutnost na događanjima u Google tablicama
- Dijeliti informacije prije događanja, podatke o lokaciji, certifikate, obrasce za povratne informacije i naknadne poruke zahvale
- Koordinirati informacije o sponzorima i nadzirati umetanje digitalnih radnih bilježnica
- Pripremati svakodnevne sažetke video sadržaja za montažera uz podršku alata umjetne inteligencije za izradu nacrta
- Zakazivati sadržaj na društvenim mrežama i upravljati kalendarom sadržaja
- Pretvarati ponavljajuće odgovornosti u jasne standardne operativne postupke korak po korak
- Pružati izvješća na kraju dana o dovršenom radu, neriješenim zadacima i odlukama za koje je potreban doprinos
Zahtjevi
- Najmanje dvije godine iskustva u virtualnoj asistenciji, administraciji ili koordinaciji klijenata
- Izvrsno pisano i govorno znanje engleskog jezika, uz sposobnost samostalnog stvaranja jasne, srdačne i profesionalne komunikacije
- Praktično iskustvo s CRM-om kao što su GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot ili usporediva platforma
- Napredno radno poznavanje Google Workspacea, uključujući Gmail, Drive, Sheets i Forms
- Redovito profesionalno korištenje generativnih alata umjetne inteligencije kao što su Claude ili ChatGPT
- Izrazita organiziranost i usmjerenost na detalje pri upravljanju rokovima, plaćanjima i povjerljivim informacijama
- Dobra prosudba o tome kada djelovati samostalno, a kada eskalirati problem
- Iskustvo ili profesionalna pozadina u zdravstvenom, kliničkom ili coaching okruženju
- Razumijevanje australskih poslovnih praksi i radne kulture
- Osnovno iskustvo u automatizaciji procesa pomoću alata kao što je Zapier
- Poznavanje dizajnerskih alata kao što je Canva
Pogodnosti
- Stalni rad od kuće
- Rad u dnevnoj smjeni usklađenoj s radnim vremenom prema australskom istočnom standardnom vremenu
- Puno radno vrijeme
- HMO pokriće za zaposlenike
- Godišnji odmor
- 13. plaća
- Zakonom propisana prava