Ang VirtualStaff365 ay isang kumpanyang nakabase sa Melbourne na nagbibigay ng virtual staffing at teknolohiya para sa human resources. Tinutulungan nito ang mga negosyo sa Australia na makakuha ng offshore support mula sa mga team sa Pilipinas at South Africa. Saklaw ng mga serbisyo nitong outsourcing ang customer service, data entry, graphic design, web development, at software development, kaya nakapagbibigay ito ng flexible na suporta para sa pang-araw-araw na operasyon at paglago ng negosyo. Kabilang sa hiring context ng VirtualStaff365 ang client service, administration, creative work, at technical delivery sa loob ng isang B2B staffing model.
Espesyalista sa Operasyon at Koordinasyon ng Kliyente - Remote mula sa Pilipinas
Makipag-ugnayan sa mga kliyente, mangasiwa ng CRM, magproseso ng bayad, tumulong sa mga event, at sumuporta sa mga miyembro para sa isang consultancy sa dental at healthcare coaching. Tumulong na panatilihing organisado ang pang-araw-araw na operasyon habang sinusuportahan ang serbisyo sa kliyente at paglago ng negosyo.
Paglalarawan
- Tumugon sa mga mensahe ng kliyente, miyembro, at lead sa WhatsApp sa loob ng apat na oras ng trabaho
- Suriin ang pinagsasaluhang administrative inbox at gumawa ng naaangkop na aksyon, mag-forward ng mga mensahe, o mag-flag ng mga isyu
- Maghanda ng propesyonal na email at magpadala ng mga aprubadong WhatsApp template para sa mga imbitasyon at paalala sa event
- Magtala ng detalyadong notes pagkatapos ng bawat tawag at session ng kliyente
- Mag-update, mag-tag, magdagdag, at mag-segment ng mga contact upang mapanatiling tumpak ang CRM data
- Panatilihing napapanahon ang mga tala ng sales at client pipeline
- Pamahalaan ang access sa member portal at magbigay ng contact history reports kapag hiniling
- Maghanda ng lead briefings bago ang mga sales session
- Gumawa ng payment links, mag-isyu ng invoices, at magproseso ng tax receipts
- Magpadala ng payment reminders at mag-follow up sa mga hindi pa nabayarang balanse
- I-reconcile ang lingguhang bayad sa CRM records at tukuyin ang mga pagkakaiba
- Ayusin ang quarterly credit card statements at gumawa ng lingguhang financial summaries
- I-onboard ang mga bagong coaching member sa pamamagitan ng welcome communications, contract tracking, questionnaires, at portal setup
- Mag-iskedyul ng one-on-one session, magpadala ng reminders, at mamahagi ng post-session summaries sa Zoom o Fathom
- Magtala ng event registrations at attendance sa Google Sheets
- Ibahagi ang pre-event information, venue details, certificates, feedback forms, at mga mensahe ng pasasalamat pagkatapos ng event
- I-coordinate ang sponsor information at pangasiwaan ang digital workbook inserts
- Maghanda ng daily video content briefs para sa editor gamit ang suporta ng AI drafting tools
- Mag-iskedyul ng social media content at pamahalaan ang content calendar
- Gawing malinaw at sunod-sunod na SOP ang mga paulit-ulit na responsibilidad
- Magbigay ng end-of-day reports tungkol sa natapos na trabaho, mga natitirang gawain, at mga desisyong nangangailangan ng input
Mga Kinakailangan
- Hindi bababa sa dalawang taong karanasan sa virtual assistance, administration, o client coordination
- Mahusay na nakasulat at pasalitang English, na may kakayahang malayang gumawa ng malinaw, magiliw, at propesyonal na komunikasyon
- Praktikal na karanasan sa CRM gaya ng GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot, o katulad na platform
- Advanced na kaalaman sa paggamit ng Google Workspace, kabilang ang Gmail, Drive, Sheets, at Forms
- Regular na propesyonal na paggamit ng generative AI tools gaya ng Claude o ChatGPT
- Napaka-organisado at maingat sa pamamahala ng mga deadline, bayad, at kumpidensiyal na impormasyon
- Mahusay na pagpapasya kung kailan kikilos nang mag-isa at kung kailan magpapasa ng isyu sa nakatataas
- Karanasan o propesyonal na background sa healthcare, clinical, o coaching settings
- Pag-unawa sa mga kasanayan sa negosyo at kultura sa lugar ng trabaho sa Australia
- Pangunahing karanasan sa process automation gamit ang mga tool gaya ng Zapier
- Pamilyar sa mga design tool gaya ng Canva
Mga Benepisyo
- Permanenteng work-from-home arrangement
- Day-shift schedule na nakaayon sa mga oras ng trabaho ayon sa Australian Eastern Standard Time
- Full-time na trabaho
- HMO coverage para lamang sa staff
- Taunang leave
- 13th-month pay
- Mga benepisyong ipinag-uutos ng pamahalaan