VirtualStaff365 เป็นบริษัทเทคโนโลยีด้านการจัดหาบุคลากรเสมือนและทรัพยากรบุคคลที่ตั้งอยู่ในเมลเบิร์น โดยช่วยให้ธุรกิจในออสเตรเลียเข้าถึงทีมสนับสนุนในต่างประเทศจากฟิลิปปินส์และแอฟริกาใต้ บริการเอาต์ซอร์สของบริษัทครอบคลุมงานต่าง ๆ เช่น บริการลูกค้า การป้อนข้อมูล การออกแบบกราฟิก การพัฒนาเว็บไซต์ และการพัฒนาซอฟต์แวร์ ช่วยให้ธุรกิจได้รับการสนับสนุนที่ยืดหยุ่นสำหรับการดำเนินงานประจำวันและการเติบโต กรอบงานจัดหาบุคลากรของ VirtualStaff365 ครอบคลุมงานบริการลูกค้า งานธุรการ งานสร้างสรรค์ และการส่งมอบงานด้านเทคนิคภายใต้โมเดลการจัดหาบุคลากรแบบ B2B
ผู้เชี่ยวชาญด้านการดำเนินงานและการประสานงานลูกค้า - ทำงานทางไกลจากฟิลิปปินส์
ประสานงานการสื่อสารกับลูกค้า ดูแล CRM จัดการการชำระเงิน กิจกรรม และสนับสนุนสมาชิกให้กับที่ปรึกษาด้านการโค้ชธุรกิจทันตกรรมและสุขภาพ ช่วยจัดระเบียบการดำเนินงานประจำวัน พร้อมสนับสนุนการบริการลูกค้าและการเติบโตของธุรกิจ
รายละเอียด
- ตอบข้อความจากลูกค้า สมาชิก และผู้มุ่งหวังผ่าน WhatsApp ภายในสี่ชั่วโมงทำการ
- ตรวจสอบกล่องจดหมายฝ่ายธุรการที่ใช้ร่วมกัน และดำเนินการที่เหมาะสม ส่งต่อข้อความ หรือแจ้งประเด็นที่ต้องติดตาม
- จัดเตรียมอีเมลอย่างมืออาชีพและส่งเทมเพลต WhatsApp ที่ได้รับอนุมัติสำหรับคำเชิญและการแจ้งเตือนกิจกรรม
- บันทึกรายละเอียดหลังการโทรและการพูดคุยกับลูกค้าแต่ละครั้ง
- อัปเดต ติดแท็ก เพิ่ม และแบ่งกลุ่มผู้ติดต่อเพื่อให้ข้อมูล CRM ถูกต้อง
- ดูแลข้อมูลยอดขายและกระบวนการลูกค้าให้เป็นปัจจุบัน
- ดูแลสิทธิ์การเข้าถึงพอร์ทัลสมาชิก และจัดทำรายงานประวัติการติดต่อเมื่อได้รับการร้องขอ
- จัดทำสรุปข้อมูลผู้มุ่งหวังก่อนการประชุมฝ่ายขาย
- สร้างลิงก์ชำระเงิน ออกใบแจ้งหนี้ และดำเนินการใบเสร็จรับเงินภาษี
- ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินและติดตามยอดคงค้าง
- กระทบยอดการชำระเงินรายสัปดาห์กับข้อมูลใน CRM และตรวจสอบความคลาดเคลื่อน
- จัดระเบียบรายการเดินบัญชีบัตรเครดิตรายไตรมาสและจัดทำสรุปทางการเงินรายสัปดาห์
- เริ่มต้นดูแลสมาชิกโค้ชใหม่ผ่านการสื่อสารต้อนรับ การติดตามสัญญา แบบสอบถาม และการตั้งค่าพอร์ทัล
- จัดตารางเซสชันแบบตัวต่อตัว ส่งการแจ้งเตือน และแจกจ่ายสรุปหลังเซสชันผ่าน Zoom หรือ Fathom
- บันทึกการลงทะเบียนและการเข้าร่วมกิจกรรมใน Google Sheets
- แชร์ข้อมูลก่อนกิจกรรม รายละเอียดสถานที่ ใบประกาศ แบบฟอร์มความคิดเห็น และข้อความขอบคุณหลังการติดตาม
- ประสานงานข้อมูลผู้สนับสนุนและดูแลการแทรกเนื้อหาในเวิร์กบุ๊กดิจิทัล
- จัดทำสรุปเนื้อหาวิดีโอประจำวันให้บรรณาธิการ โดยมีเครื่องมือช่วยร่างด้วย AI สนับสนุน
- จัดตารางเนื้อหาบนโซเชียลมีเดียและดูแลปฏิทินเนื้อหา
- แปลงงานที่ต้องทำเป็นประจำให้เป็น SOP ที่ชัดเจนและมีขั้นตอน
- จัดทำรายงานสิ้นวันซึ่งครอบคลุมงานที่เสร็จแล้ว งานค้าง และการตัดสินใจที่ต้องขอความเห็น
คุณสมบัติ
- มีประสบการณ์อย่างน้อยสองปีด้านผู้ช่วยเสมือน งานธุรการ หรือการประสานงานลูกค้า
- มีทักษะภาษาอังกฤษทั้งการเขียนและการพูดดี สามารถจัดทำการสื่อสารที่ชัดเจน อบอุ่น และเป็นมืออาชีพได้ด้วยตนเอง
- มีประสบการณ์ใช้งาน CRM เช่น GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot หรือแพลตฟอร์มที่เทียบเท่า
- มีความรู้ระดับสูงในการใช้งาน Google Workspace รวมถึง Gmail, Drive, Sheets และ Forms
- ใช้เครื่องมือ AI เชิงสร้างสรรค์ระดับมืออาชีพ เช่น Claude หรือ ChatGPT เป็นประจำ
- มีทักษะการจัดระเบียบดีและใส่ใจรายละเอียดเมื่อต้องจัดการกำหนดเวลา การชำระเงิน และข้อมูลลับ
- มีวิจารณญาณที่ดีในการตัดสินใจว่าเมื่อใดควรดำเนินการด้วยตนเองและเมื่อใดควรยกระดับประเด็น
- มีประสบการณ์หรือพื้นฐานทางวิชาชีพในงานด้านสุขภาพ งานคลินิก หรือการโค้ช
- มีความเข้าใจแนวทางการทำธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานของออสเตรเลีย
- มีประสบการณ์พื้นฐานด้านการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการด้วยเครื่องมือ เช่น Zapier
- คุ้นเคยกับเครื่องมือออกแบบ เช่น Canva
สวัสดิการ
- ทำงานจากบ้านเป็นการถาวร
- ตารางทำงานกะกลางวันตามเวลาทำการของออสเตรเลียนอีสเทิร์นสแตนดาร์ดไทม์
- การจ้างงานเต็มเวลา
- ความคุ้มครอง HMO สำหรับพนักงานเท่านั้น
- วันลาพักร้อนประจำปี
- เงินเดือนเดือนที่ 13
- สวัสดิการตามที่รัฐบาลกำหนด