VirtualStaff365 — мельбурнська компанія, що спеціалізується на віртуальному підборі персоналу та HR-технологіях. Вона допомагає австралійським компаніям отримувати віддалену підтримку від команд на Філіппінах і в Південній Африці. Аутсорсингові послуги охоплюють такі напрямки, як обслуговування клієнтів, введення даних, графічний дизайн, веброзробка та розроблення програмного забезпечення, забезпечуючи бізнес гнучкою підтримкою для щоденних операцій і розвитку. У межах B2B-моделі підбору персоналу VirtualStaff365 працює із завданнями у сфері клієнтського обслуговування, адміністрування, творчої роботи та технічної реалізації.
Фахівець з операційної діяльності та координації клієнтів — віддалена робота на Філіппінах
Координуйте комунікацію з клієнтами, адміністрування CRM, платежі, заходи та підтримку учасників у консалтинговій компанії у сфері стоматології та охорони здоров’я. Допомагайте впорядковувати щоденні операції, підтримуючи обслуговування клієнтів і розвиток бізнесу.
Опис
- Відповідати на повідомлення клієнтів, учасників і потенційних клієнтів у WhatsApp протягом чотирьох робочих годин
- Перевіряти спільну адміністративну поштову скриньку, вживати належних заходів, пересилати повідомлення або позначати проблеми
- Готувати професійні електронні листи та надсилати затверджені шаблони WhatsApp із запрошеннями на заходи й нагадуваннями
- Вести докладні нотатки після кожного дзвінка та сеансу з клієнтом
- Оновлювати, позначати, додавати й сегментувати контакти, підтримуючи точність даних CRM
- Підтримувати актуальність даних про продажі та клієнтську воронку
- Адмініструвати доступ до порталу учасників і на запит надавати звіти з історією контактів
- Готувати брифінги щодо потенційних клієнтів перед сесіями продажів
- Створювати платіжні посилання, виставляти рахунки та обробляти податкові квитанції
- Надсилати нагадування про оплату та супроводжувати прострочені платежі
- Щотижня звіряти платежі із записами CRM і виявляти розбіжності
- Упорядковувати щоквартальні виписки з кредитних карток і готувати щотижневі фінансові підсумки
- Здійснювати адаптацію нових учасників коучингу за допомогою вітальних повідомлень, відстеження договорів, анкет і налаштування порталу
- Планувати індивідуальні сесії, надсилати нагадування та поширювати підсумки після сесій через Zoom або Fathom
- Вносити дані про реєстрацію на заходи та відвідування в Google Sheets
- Надавати інформацію перед заходами, відомості про місце проведення, сертифікати, форми зворотного зв’язку та подальші подячні повідомлення
- Координувати інформацію про спонсорів і контролювати вставки до цифрових робочих зошитів
- Готувати щоденні брифінги щодо відеоконтенту для редактора за підтримки інструментів ШІ для створення чернеток
- Планувати публікації в соціальних мережах і вести контент-календар
- Перетворювати регулярні обов’язки на зрозумілі покрокові стандартні операційні процедури
- Надавати звіти наприкінці робочого дня про виконану роботу, невиконані завдання та рішення, які потребують узгодження
Вимоги
- Щонайменше два роки досвіду у віртуальному асистуванні, адмініструванні або координації клієнтів
- Вільне письмове й усне володіння англійською мовою та здатність самостійно створювати зрозумілі, доброзичливі й професійні комунікації
- Практичний досвід роботи з CRM, зокрема GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot або порівнянною платформою
- Високий рівень володіння Google Workspace, зокрема Gmail, Drive, Sheets і Forms
- Регулярне професійне використання генеративних інструментів ШІ, таких як Claude або ChatGPT
- Висока організованість і уважність до деталей під час роботи зі строками, платежами та конфіденційною інформацією
- Здатність визначати, коли діяти самостійно, а коли передавати питання на вищий рівень
- Досвід роботи або професійна підготовка у сфері охорони здоров’я, клінічній діяльності чи коучингу
- Розуміння австралійських ділових практик і робочої культури
- Базовий досвід автоматизації процесів за допомогою таких інструментів, як Zapier
- Знайомство з інструментами дизайну, такими як Canva
Переваги
- Постійна робота з дому
- Денний графік, узгоджений із робочими годинами за австралійським східним стандартним часом
- Повна зайнятість
- Медичне страхування HMO лише для працівників
- Щорічна відпустка
- Тринадцята зарплата
- Пільги, передбачені законодавством