VirtualStaff365 là một công ty công nghệ về nhân sự và cung ứng nhân sự từ xa có trụ sở tại Melbourne, giúp các doanh nghiệp Úc tiếp cận đội ngũ hỗ trợ ở nước ngoài tại Philippines và Nam Phi. Dịch vụ thuê ngoài của công ty bao gồm các lĩnh vực như chăm sóc khách hàng, nhập dữ liệu, thiết kế đồ họa, phát triển web và phát triển phần mềm, mang đến cho doanh nghiệp nguồn hỗ trợ linh hoạt cho hoạt động hằng ngày và quá trình tăng trưởng. Hoạt động tuyển dụng của VirtualStaff365 bao quát các vị trí trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, hành chính, sáng tạo và triển khai kỹ thuật theo mô hình cung ứng nhân sự B2B.
Chuyên viên Điều phối Vận hành và Khách hàng - Làm việc từ xa tại Philippines
Điều phối liên lạc với khách hàng, quản trị CRM, thanh toán, sự kiện và hỗ trợ thành viên cho một đơn vị tư vấn đào tạo nha khoa và chăm sóc sức khỏe. Góp phần tổ chức hoạt động hằng ngày đồng thời hỗ trợ dịch vụ khách hàng và tăng trưởng kinh doanh.
Mô tả
- Phản hồi tin nhắn của khách hàng, thành viên và khách hàng tiềm năng trên WhatsApp trong vòng bốn giờ làm việc
- Kiểm tra hộp thư quản trị dùng chung và thực hiện hành động phù hợp, chuyển tiếp tin nhắn hoặc đánh dấu các vấn đề cần xử lý
- Soạn email chuyên nghiệp và gửi các mẫu WhatsApp đã được phê duyệt để mời và nhắc nhở về sự kiện
- Ghi chú chi tiết sau mỗi cuộc gọi và buổi làm việc với khách hàng
- Cập nhật, gắn thẻ, thêm và phân khúc liên hệ để đảm bảo dữ liệu CRM chính xác
- Duy trì thông tin hiện tại về doanh số và quy trình khách hàng
- Quản trị quyền truy cập cổng thông tin thành viên và cung cấp báo cáo lịch sử liên hệ khi được yêu cầu
- Tổng hợp thông tin tóm tắt về khách hàng tiềm năng trước các buổi bán hàng
- Tạo liên kết thanh toán, phát hành hóa đơn và xử lý biên lai thuế
- Gửi lời nhắc thanh toán và theo dõi các khoản còn tồn đọng
- Đối soát các khoản thanh toán hằng tuần với hồ sơ CRM và xác định điểm chênh lệch
- Sắp xếp sao kê thẻ tín dụng hằng quý và lập báo cáo tài chính hằng tuần
- Tiếp nhận thành viên mới của chương trình coaching thông qua thư chào mừng, theo dõi hợp đồng, bảng câu hỏi và thiết lập cổng thông tin
- Lên lịch các buổi làm việc một-kèm-một, gửi lời nhắc và phân phối bản tóm tắt sau buổi làm việc qua Zoom hoặc Fathom
- Ghi nhận đăng ký và điểm danh sự kiện trong Google Sheets
- Chia sẻ thông tin trước sự kiện, thông tin địa điểm, chứng nhận, biểu mẫu phản hồi và tin nhắn cảm ơn sau sự kiện
- Điều phối thông tin nhà tài trợ và giám sát việc chèn nội dung vào workbook kỹ thuật số
- Chuẩn bị bản tóm tắt nội dung video hằng ngày cho biên tập viên với sự hỗ trợ của các công cụ soạn thảo AI
- Lên lịch nội dung mạng xã hội và quản lý lịch nội dung
- Chuyển các công việc định kỳ thành quy trình vận hành chuẩn rõ ràng theo từng bước
- Cung cấp báo cáo cuối ngày về công việc đã hoàn thành, nhiệm vụ còn tồn đọng và các quyết định cần xin ý kiến
Yêu cầu
- Có ít nhất hai năm kinh nghiệm trong lĩnh vực trợ lý ảo, hành chính hoặc điều phối khách hàng
- Kỹ năng tiếng Anh viết và nói tốt, có khả năng tự mình soạn thảo nội dung giao tiếp rõ ràng, thân thiện và chuyên nghiệp
- Có kinh nghiệm thực tế với CRM như GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot hoặc nền tảng tương đương
- Có kiến thức làm việc nâng cao về Google Workspace, bao gồm Gmail, Drive, Sheets và Forms
- Thường xuyên sử dụng các công cụ AI tạo sinh chuyên nghiệp như Claude hoặc ChatGPT
- Có khả năng tổ chức tốt và chú ý đến chi tiết khi quản lý thời hạn, thanh toán và thông tin bảo mật
- Có phán đoán tốt về thời điểm nên tự xử lý và thời điểm cần báo cáo vấn đề
- Có kinh nghiệm hoặc nền tảng chuyên môn trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, lâm sàng hoặc coaching
- Hiểu biết về thông lệ kinh doanh và văn hóa nơi làm việc của Úc
- Có kinh nghiệm cơ bản về tự động hóa quy trình với các công cụ như Zapier
- Quen thuộc với các công cụ thiết kế như Canva
Phúc lợi
- Hình thức làm việc lâu dài tại nhà
- Lịch làm việc ca ngày phù hợp với giờ làm việc theo Giờ chuẩn miền Đông Úc
- Việc làm toàn thời gian
- Bảo hiểm HMO dành riêng cho nhân viên
- Nghỉ phép hằng năm
- Lương tháng thứ 13
- Các phúc lợi theo quy định của chính phủ