A VirtualStaff365 é uma empresa de staffing virtual e tecnologia de recursos humanos sediada em Melbourne que ajuda empresas australianas a acessar suporte offshore de equipes nas Filipinas e na África do Sul. Seus serviços de terceirização abrangem funções como atendimento ao cliente, entrada de dados, design gráfico, desenvolvimento web e desenvolvimento de software, oferecendo às empresas suporte flexível para as operações do dia a dia e o crescimento. O contexto de contratação da VirtualStaff365 inclui atendimento ao cliente, administração, trabalho criativo e entrega técnica dentro de um modelo B2B de staffing.
Especialista em Operações e Coordenação de Clientes - Filipinas, remoto
Coordene a comunicação com clientes, a administração do CRM, os pagamentos, os eventos e o suporte aos membros de uma consultoria de coaching odontológico e de saúde. Ajude a manter as operações diárias organizadas enquanto apoia o atendimento ao cliente e o crescimento do negócio.
Descrição
- Responder às mensagens de clientes, membros e leads no WhatsApp em até quatro horas úteis
- Revisar a caixa de entrada administrativa compartilhada e tomar as medidas adequadas, encaminhar mensagens ou sinalizar problemas
- Preparar e-mails profissionais e enviar modelos aprovados de WhatsApp para convites e lembretes de eventos
- Registrar notas detalhadas após cada ligação e sessão com clientes
- Atualizar, etiquetar, adicionar e segmentar contatos para manter os dados do CRM precisos
- Manter atualizados os registros do funil de vendas e de clientes
- Administrar o acesso ao portal de membros e fornecer relatórios do histórico de contatos quando solicitado
- Preparar briefings de leads antes das sessões de vendas
- Criar links de pagamento, emitir faturas e processar recibos fiscais
- Enviar lembretes de pagamento e acompanhar saldos pendentes
- Conciliar os pagamentos semanais com os registros do CRM e identificar divergências
- Organizar os extratos trimestrais de cartão de crédito e produzir resumos financeiros semanais
- Integrar novos membros do coaching por meio de comunicações de boas-vindas, acompanhamento de contratos, questionários e configuração do portal
- Agendar sessões individuais, enviar lembretes e distribuir resumos pós-sessão pelo Zoom ou Fathom
- Registrar inscrições e presença em eventos no Google Sheets
- Compartilhar informações pré-evento, detalhes do local, certificados, formulários de feedback e mensagens de agradecimento pós-evento
- Coordenar informações de patrocinadores e supervisionar a inserção de materiais de trabalho digitais
- Preparar briefings diários de conteúdo em vídeo para o editor com o apoio de ferramentas de redação por IA
- Agendar conteúdo para redes sociais e gerenciar o calendário de conteúdo
- Transformar responsabilidades recorrentes em POPs claros e passo a passo
- Fornecer relatórios no fim do dia sobre o trabalho concluído, as tarefas pendentes e as decisões que precisam de orientação
Requisitos
- Pelo menos dois anos de experiência em assistência virtual, administração ou coordenação de clientes
- Excelente domínio escrito e falado do inglês, com capacidade de produzir de forma independente comunicações claras, acolhedoras e profissionais
- Experiência prática com CRM, como GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot ou plataforma semelhante
- Conhecimento avançado do Google Workspace, incluindo Gmail, Drive, Sheets e Forms
- Uso profissional frequente de ferramentas de IA generativa, como Claude ou ChatGPT
- Altamente organizado e atento aos detalhes ao gerenciar prazos, pagamentos e informações confidenciais
- Bom discernimento para saber quando agir de forma independente e quando encaminhar um problema
- Experiência ou formação profissional em ambientes de saúde, clínicos ou de coaching
- Compreensão das práticas empresariais e da cultura de trabalho australiana
- Experiência básica em automação de processos com ferramentas como Zapier
- Familiaridade com ferramentas de design, como Canva
Benefícios
- Trabalho permanente em regime remoto
- Jornada diurna alinhada ao horário comercial do Horário Padrão do Leste da Austrália
- Emprego em período integral
- Cobertura HMO exclusiva para funcionários
- Férias anuais
- 13º salário
- Benefícios exigidos por lei