VirtualStaff365 è un’azienda con sede a Melbourne specializzata nella fornitura di personale virtuale e nella tecnologia per le risorse umane, che aiuta le imprese australiane ad accedere al supporto offshore di team nelle Filippine e in Sudafrica. I suoi servizi di outsourcing comprendono funzioni come assistenza clienti, inserimento dati, progettazione grafica, sviluppo web e sviluppo software, offrendo alle aziende un supporto flessibile per le operazioni quotidiane e la crescita. Il contesto di assunzione di VirtualStaff365 comprende assistenza clienti, amministrazione, attività creative e fornitura tecnica nell’ambito di un modello B2B di fornitura di personale.
Specialista delle operazioni e del coordinamento clienti - Filippine, da remoto
Coordina le comunicazioni con i clienti, l’amministrazione del CRM, i pagamenti, gli eventi e il supporto ai membri per una società di coaching odontoiatrico e sanitario. Contribuisci a mantenere organizzate le operazioni quotidiane, sostenendo al contempo il servizio clienti e la crescita dell’attività.
Descrizione
- Rispondere ai messaggi di clienti, membri e lead su WhatsApp entro quattro ore lavorative
- Esaminare la casella di posta amministrativa condivisa e intraprendere le azioni appropriate, inoltrare i messaggi o segnalare i problemi
- Preparare e-mail professionali e inviare modelli WhatsApp approvati per gli inviti e i promemoria degli eventi
- Registrare note dettagliate dopo ogni chiamata e sessione con i clienti
- Aggiornare, etichettare, aggiungere e segmentare i contatti per mantenere accurati i dati del CRM
- Mantenere aggiornati i record della pipeline di vendita e dei clienti
- Amministrare l’accesso al portale dei membri e fornire report sulla cronologia dei contatti quando richiesto
- Preparare briefing sui lead prima delle sessioni di vendita
- Creare link di pagamento, emettere fatture ed elaborare ricevute fiscali
- Inviare promemoria di pagamento e seguire i saldi insoluti
- Riconciliare i pagamenti settimanali con i record del CRM e individuare le discrepanze
- Organizzare gli estratti trimestrali delle carte di credito e preparare riepiloghi finanziari settimanali
- Accogliere i nuovi membri del coaching tramite comunicazioni di benvenuto, monitoraggio dei contratti, questionari e configurazione del portale
- Programmare sessioni individuali, inviare promemoria e distribuire riepiloghi post-sessione tramite Zoom o Fathom
- Registrare le iscrizioni e le presenze agli eventi in Google Sheets
- Condividere informazioni preliminari sull’evento, dettagli della sede, certificati, moduli di feedback e messaggi di ringraziamento successivi
- Coordinare le informazioni sugli sponsor e supervisionare l’inserimento di contenuti nei workbook digitali
- Preparare briefing quotidiani sui contenuti video per il montatore con il supporto di strumenti di scrittura basati sull’IA
- Programmare i contenuti per i social media e gestire il calendario dei contenuti
- Trasformare le responsabilità ricorrenti in procedure operative standard chiare e dettagliate passo dopo passo
- Fornire report di fine giornata sul lavoro completato, sulle attività in sospeso e sulle decisioni che richiedono indicazioni
Requisiti
- Almeno due anni di esperienza nell’assistenza virtuale, nell’amministrazione o nel coordinamento dei clienti
- Ottima conoscenza scritta e parlata dell’inglese, con capacità di produrre autonomamente comunicazioni chiare, cordiali e professionali
- Esperienza pratica con CRM come GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot o una piattaforma comparabile
- Conoscenza avanzata di Google Workspace, inclusi Gmail, Drive, Sheets e Forms
- Uso professionale regolare di strumenti di IA generativa come Claude o ChatGPT
- Grande organizzazione e attenzione ai dettagli nella gestione di scadenze, pagamenti e informazioni riservate
- Buon senso nel capire quando agire autonomamente e quando segnalare un problema
- Esperienza o background professionale in contesti sanitari, clinici o di coaching
- Conoscenza delle pratiche aziendali e della cultura professionale australiane
- Esperienza di base nell’automazione dei processi con strumenti come Zapier
- Familiarità con strumenti di design come Canva
Benefit
- Lavoro permanente da remoto
- Orario diurno in linea con l’orario lavorativo dell’Australian Eastern Standard Time
- Impiego a tempo pieno
- Copertura HMO riservata al personale
- Ferie annuali
- Retribuzione del tredicesimo mese
- Benefit previsti dalla legge