Η VirtualStaff365 είναι εταιρεία εικονικής στελέχωσης και τεχνολογίας ανθρώπινου δυναμικού με έδρα τη Μελβούρνη, η οποία βοηθά αυστραλιανές επιχειρήσεις να αποκτήσουν πρόσβαση σε υποστήριξη από ομάδες στις Φιλιππίνες και τη Νότια Αφρική. Οι υπηρεσίες outsourcing που προσφέρει καλύπτουν τομείς όπως η εξυπηρέτηση πελατών, η καταχώριση δεδομένων, ο γραφιστικός σχεδιασμός, η ανάπτυξη ιστοτόπων και η ανάπτυξη λογισμικού, παρέχοντας στις επιχειρήσεις ευέλικτη υποστήριξη για την καθημερινή λειτουργία και την ανάπτυξή τους. Το πλαίσιο στελέχωσης της VirtualStaff365 περιλαμβάνει την εξυπηρέτηση πελατών, τη διοικητική υποστήριξη, τη δημιουργική εργασία και την τεχνική υλοποίηση στο πλαίσιο ενός μοντέλου στελέχωσης μεταξύ επιχειρήσεων.
Ειδικός Επιχειρησιακού Συντονισμού και Συντονισμού Πελατών - Εργασία εξ αποστάσεως στις Φιλιππίνες
Συντονισμός της επικοινωνίας με πελάτες, της διαχείρισης CRM, των πληρωμών, των εκδηλώσεων και της υποστήριξης μελών για συμβουλευτική εταιρεία coaching στον οδοντιατρικό και υγειονομικό τομέα. Συμβολή στην οργάνωση της καθημερινής λειτουργίας, με υποστήριξη της εξυπηρέτησης πελατών και της ανάπτυξης της επιχείρησης.
Περιγραφή
- Απάντηση σε μηνύματα πελατών, μελών και υποψήφιων πελατών στο WhatsApp εντός τεσσάρων εργάσιμων ωρών
- Έλεγχος του κοινόχρηστου διοικητικού γραμματοκιβωτίου και ανάληψη της κατάλληλης ενέργειας, προώθηση μηνυμάτων ή επισήμανση ζητημάτων
- Προετοιμασία επαγγελματικών email και αποστολή εγκεκριμένων προτύπων WhatsApp για προσκλήσεις και υπενθυμίσεις εκδηλώσεων
- Καταγραφή λεπτομερών σημειώσεων μετά από κάθε κλήση και συνεδρία πελάτη
- Ενημέρωση, προσθήκη ετικετών, προσθήκη και τμηματοποίηση επαφών για τη διατήρηση ακριβών δεδομένων CRM
- Διατήρηση ενημερωμένων αρχείων πωλήσεων και αγωγού πελατών
- Διαχείριση της πρόσβασης στην πύλη μελών και παροχή αναφορών ιστορικού επικοινωνίας όταν ζητείται
- Σύνταξη ενημερώσεων για υποψήφιους πελάτες πριν από τις συνεδρίες πωλήσεων
- Δημιουργία συνδέσμων πληρωμής, έκδοση τιμολογίων και επεξεργασία φορολογικών αποδείξεων
- Αποστολή υπενθυμίσεων πληρωμής και παρακολούθηση ανεξόφλητων υπολοίπων
- Συμφωνία εβδομαδιαίων πληρωμών με τα αρχεία CRM και εντοπισμός αποκλίσεων
- Οργάνωση τριμηνιαίων καταστάσεων πιστωτικών καρτών και σύνταξη εβδομαδιαίων οικονομικών περιλήψεων
- Ένταξη νέων μελών coaching μέσω μηνυμάτων καλωσορίσματος, παρακολούθησης συμβάσεων, ερωτηματολογίων και ρύθμισης της πύλης
- Προγραμματισμός ατομικών συνεδριών, αποστολή υπενθυμίσεων και διανομή περιλήψεων μετά τη συνεδρία μέσω Zoom ή Fathom
- Καταγραφή εγγραφών και παρουσιών σε εκδηλώσεις στο Google Sheets
- Κοινοποίηση πληροφοριών πριν από την εκδήλωση, στοιχείων χώρου, πιστοποιητικών, φορμών αξιολόγησης και επακόλουθων ευχαριστήριων μηνυμάτων
- Συντονισμός πληροφοριών χορηγών και επίβλεψη της ένθεσης ψηφιακών βιβλίων εργασίας
- Προετοιμασία καθημερινών ενημερώσεων περιεχομένου βίντεο για τον επιμελητή, με υποστήριξη εργαλείων σύνταξης τεχνητής νοημοσύνης
- Προγραμματισμός περιεχομένου στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και διαχείριση του ημερολογίου περιεχομένου
- Μετατροπή επαναλαμβανόμενων αρμοδιοτήτων σε σαφείς, βήμα προς βήμα πρότυπες διαδικασίες λειτουργίας
- Παροχή αναφορών στο τέλος της ημέρας που καλύπτουν την ολοκληρωμένη εργασία, τις εκκρεμείς εργασίες και τις αποφάσεις που απαιτούν εισήγηση
Απαιτήσεις
- Τουλάχιστον δύο χρόνια εμπειρίας σε εικονική βοηθητική υποστήριξη, διοίκηση ή συντονισμό πελατών
- Άριστη γραπτή και προφορική γνώση αγγλικών, με δυνατότητα ανεξάρτητης παραγωγής σαφούς, θερμής και επαγγελματικής επικοινωνίας
- Πρακτική εμπειρία σε CRM όπως GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot ή αντίστοιχη πλατφόρμα
- Προχωρημένη πρακτική γνώση του Google Workspace, συμπεριλαμβανομένων των Gmail, Drive, Sheets και Forms
- Τακτική επαγγελματική χρήση εργαλείων παραγωγικής τεχνητής νοημοσύνης όπως Claude ή ChatGPT
- Ιδιαίτερα οργανωτικός χαρακτήρας και προσοχή στη λεπτομέρεια κατά τη διαχείριση προθεσμιών, πληρωμών και εμπιστευτικών πληροφοριών
- Καλή κρίση σχετικά με το πότε απαιτείται αυτόνομη δράση και πότε πρέπει να κλιμακώνεται ένα ζήτημα
- Εμπειρία ή επαγγελματικό υπόβαθρο σε περιβάλλοντα υγείας, κλινικής πρακτικής ή coaching
- Κατανόηση των επιχειρηματικών πρακτικών και της εργασιακής κουλτούρας της Αυστραλίας
- Βασική εμπειρία αυτοματοποίησης διαδικασιών με εργαλεία όπως το Zapier
- Εξοικείωση με εργαλεία σχεδιασμού όπως το Canva
Παροχές
- Μόνιμη εργασία από το σπίτι
- Ωράριο ημερήσιας βάρδιας ευθυγραμμισμένο με το επιχειρηματικό ωράριο της Ανατολικής Ώρας Αυστραλίας
- Εργασία πλήρους απασχόλησης
- Κάλυψη HMO μόνο για το προσωπικό
- Ετήσια άδεια
- 13ος μισθός
- Παροχές που προβλέπονται από την κυβέρνηση