VirtualStaff365 je společnost z Melbourne zaměřená na virtuální personální služby a HR technologie. Pomáhá australským firmám získat vzdálenou podporu od týmů na Filipínách a v Jihoafrické republice. Její outsourcingové služby zahrnují například zákaznický servis, zadávání dat, grafický design, webový vývoj a vývoj softwaru, díky čemuž firmy získávají flexibilní podporu pro každodenní provoz i růst. V rámci B2B modelu personálních služeb se VirtualStaff365 věnuje zákaznickému servisu, administrativě, kreativní práci a technické realizaci.
Specialista provozu a koordinace klientů — práce na dálku na Filipínách
Koordinujte komunikaci s klienty, správu CRM, platby, akce a podporu členů v poradenské společnosti zaměřené na stomatologii a zdravotnictví. Pomáhejte udržovat každodenní provoz v pořádku a zároveň podporujte péči o klienty a růst firmy.
Popis
- Odpovídat na zprávy klientů, členů a potenciálních klientů v aplikaci WhatsApp do čtyř pracovních hodin
- Kontrolovat sdílenou administrativní schránku a přijímat příslušná opatření, přeposílat zprávy nebo označovat problémy
- Připravovat profesionální e-maily a odesílat schválené šablony WhatsApp s pozvánkami na akce a připomínkami
- Zapisovat podrobné poznámky po každém hovoru a sezení s klientem
- Aktualizovat, označovat, přidávat a segmentovat kontakty s cílem udržovat přesnost údajů v CRM
- Udržovat aktuální záznamy o prodeji a klientském prodejním procesu
- Spravovat přístup do členského portálu a na vyžádání poskytovat přehledy historie kontaktů
- Připravovat podklady o potenciálních klientech před prodejními sezeními
- Vytvářet platební odkazy, vystavovat faktury a zpracovávat daňové doklady
- Odesílat připomínky k platbám a sledovat neuhrazené zůstatky
- Týdně párovat platby se záznamy v CRM a identifikovat nesrovnalosti
- Organizovat čtvrtletní výpisy z kreditních karet a vytvářet týdenní finanční přehledy
- Začleňovat nové členy koučovacího programu prostřednictvím uvítací komunikace, sledování smluv, dotazníků a nastavení portálu
- Plánovat individuální sezení, rozesílat připomínky a distribuovat shrnutí po sezení prostřednictvím Zoomu nebo Fathomu
- Zaznamenávat registrace na akce a účast v Google Sheets
- Sdílet informace před akcí, údaje o místě konání, certifikáty, formuláře zpětné vazby a následné děkovné zprávy
- Koordinovat informace o sponzorech a dohlížet na vložky do digitálních pracovních sešitů
- Připravovat každodenní podklady k videoobsahu pro editora s podporou nástrojů AI pro tvorbu návrhů
- Plánovat obsah na sociálních sítích a spravovat obsahový kalendář
- Převádět opakující se povinnosti do jasných standardních pracovních postupů krok za krokem
- Poskytovat na konci pracovního dne reporty o dokončené práci, nevyřízených úkolech a rozhodnutích vyžadujících vyjádření
Požadavky
- Nejméně dva roky zkušeností s virtuální asistencí, administrativou nebo koordinací klientů
- Silná písemná i mluvená angličtina a schopnost samostatně vytvářet jasnou, vstřícnou a profesionální komunikaci
- Praktické zkušenosti s CRM, například GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot nebo srovnatelnou platformou
- Pokročilá znalost Google Workspace včetně Gmailu, Disku, Tabulek a Formulářů
- Pravidelné profesionální používání generativních nástrojů AI, jako jsou Claude nebo ChatGPT
- Vysoká míra organizovanosti a smysl pro detail při práci s termíny, platbami a důvěrnými informacemi
- Dobrý úsudek při rozhodování, kdy jednat samostatně a kdy problém eskalovat
- Zkušenosti nebo profesní zázemí ve zdravotnictví, klinickém prostředí nebo koučování
- Porozumění australským obchodním zvyklostem a pracovní kultuře
- Základní zkušenosti s automatizací procesů pomocí nástrojů, jako je Zapier
- Znalost designových nástrojů, jako je Canva
Benefity
- Trvalá práce z domova
- Denní směna sladěná s pracovní dobou podle australského východního standardního času
- Práce na plný úvazek
- HMO zdravotní pojištění pouze pro zaměstnance
- Dovolená
- Třináctý plat
- Zákonem stanovené benefity