VirtualStaff365 — компания из Мельбурна, специализирующаяся на виртуальном подборе персонала и HR-технологиях. Она помогает австралийским компаниям получать удалённую поддержку от команд на Филиппинах и в Южной Африке. Услуги аутсорсинга охватывают такие направления, как обслуживание клиентов, ввод данных, графический дизайн, веб-разработка и разработка программного обеспечения, обеспечивая бизнес гибкой поддержкой для повседневной работы и развития. В рамках B2B-модели подбора персонала VirtualStaff365 работает с задачами в сфере обслуживания клиентов, администрирования, творческих проектов и технической реализации.
Специалист по операционной деятельности и координации клиентов — удалённая работа на Филиппинах
Координируйте коммуникации с клиентами, администрирование CRM, платежи, мероприятия и поддержку участников в консалтинговой компании в сфере стоматологии и здравоохранения. Помогайте поддерживать порядок в ежедневных операциях, одновременно содействуя обслуживанию клиентов и развитию бизнеса.
Описание
- Отвечать на сообщения клиентов, участников и потенциальных клиентов в WhatsApp в течение четырёх рабочих часов
- Проверять общую административную почту и принимать необходимые меры, пересылать сообщения или отмечать проблемы
- Готовить профессиональные электронные письма и отправлять утверждённые шаблоны WhatsApp с приглашениями на мероприятия и напоминаниями
- Вести подробные записи после каждого звонка и сеанса с клиентом
- Обновлять, помечать, добавлять и сегментировать контакты, поддерживая точность данных CRM
- Поддерживать актуальность данных о продажах и воронке клиентов
- Администрировать доступ к порталу участников и по запросу предоставлять отчёты об истории контактов
- Готовить сводки по потенциальным клиентам перед сессиями продаж
- Создавать платёжные ссылки, выставлять счета и обрабатывать налоговые квитанции
- Отправлять напоминания об оплате и связываться с клиентами по просроченным балансам
- Еженедельно сверять платежи с записями CRM и выявлять расхождения
- Систематизировать квартальные выписки по кредитным картам и готовить еженедельные финансовые сводки
- Проводить адаптацию новых участников коучинга с помощью приветственных сообщений, отслеживания договоров, анкет и настройки портала
- Планировать индивидуальные сессии, отправлять напоминания и распространять итоговые материалы после сессий через Zoom или Fathom
- Вносить данные о регистрации на мероприятия и посещаемости в Google Sheets
- Предоставлять информацию перед мероприятием, сведения о месте проведения, сертификаты, формы обратной связи и последующие благодарственные сообщения
- Координировать информацию о спонсорах и контролировать размещение вставок в цифровых рабочих тетрадях
- Готовить ежедневные брифинги по видеоконтенту для редактора с поддержкой инструментов ИИ для подготовки черновиков
- Планировать публикации в социальных сетях и вести контент-календарь
- Преобразовывать регулярно выполняемые обязанности в понятные пошаговые стандартные операционные процедуры
- Предоставлять отчёты в конце рабочего дня о выполненной работе, незавершённых задачах и решениях, требующих согласования
Требования
- Не менее двух лет опыта в сфере виртуального ассистирования, администрирования или координации клиентов
- Уверенное владение письменным и устным английским языком, способность самостоятельно составлять ясные, доброжелательные и профессиональные сообщения
- Практический опыт работы с CRM, включая GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot или сопоставимую платформу
- Продвинутые навыки работы с Google Workspace, включая Gmail, Drive, Sheets и Forms
- Регулярное профессиональное использование генеративных инструментов ИИ, таких как Claude или ChatGPT
- Высокая организованность и внимательность к деталям при работе со сроками, платежами и конфиденциальной информацией
- Умение определять, когда действовать самостоятельно, а когда передавать вопрос на более высокий уровень
- Опыт работы или профессиональная подготовка в сфере здравоохранения, клинической деятельности или коучинга
- Понимание методов ведения бизнеса и рабочей культуры Австралии
- Базовый опыт автоматизации процессов с помощью таких инструментов, как Zapier
- Знакомство с инструментами дизайна, такими как Canva
Преимущества
- Постоянная работа из дома
- Дневной график, согласованный с рабочими часами по австралийскому восточному стандартному времени
- Полная занятость
- Медицинское страхование HMO только для сотрудников
- Ежегодный отпуск
- Тринадцатая зарплата
- Льготы, предусмотренные законодательством