VirtualStaff365 ist ein in Melbourne ansässiges Unternehmen für virtuelle Personaldienstleistungen und HR-Technologie, das australischen Unternehmen Zugang zu Offshore-Unterstützung durch Teams auf den Philippinen und in Südafrika ermöglicht. Die Outsourcing-Dienstleistungen umfassen unter anderem Kundenservice, Dateneingabe, Grafikdesign, Webentwicklung und Softwareentwicklung und bieten Unternehmen flexible Unterstützung für das Tagesgeschäft und ihr Wachstum. Der Einstellungskontext von VirtualStaff365 erstreckt sich innerhalb eines B2B-Personalmodells auf Kundenbetreuung, Administration, kreative Tätigkeiten und technische Umsetzung.
Spezialist für Operations und Kundenkoordination – Remote auf den Philippinen
Koordinieren Sie die Kundenkommunikation, CRM-Verwaltung, Zahlungen, Veranstaltungen und Mitgliederbetreuung für eine Beratungsagentur für Zahnmedizin und Gesundheitswesen. Sorgen Sie für gut organisierte tägliche Abläufe und unterstützen Sie gleichzeitig den Kundenservice und das Unternehmenswachstum.
Beschreibung
- Beantwortung von Nachrichten von Kunden, Mitgliedern und Leads auf WhatsApp innerhalb von vier Geschäftsstunden
- Prüfung des gemeinsamen administrativen Postfachs sowie angemessene Bearbeitung, Weiterleitung oder Kennzeichnung von Nachrichten
- Verfassen professioneller E-Mails und Versenden genehmigter WhatsApp-Vorlagen für Veranstaltungseinladungen und Erinnerungen
- Erfassung detaillierter Notizen nach jedem Kundengespräch und jeder Sitzung
- Aktualisierung, Kennzeichnung, Anlage und Segmentierung von Kontakten zur Sicherstellung korrekter CRM-Daten
- Pflege aktueller Vertriebs- und Kundenpipeline-Datensätze
- Verwaltung des Zugangs zum Mitgliederportal und Erstellung von Berichten zur Kontakthistorie auf Anfrage
- Zusammenstellung von Lead-Briefings vor Verkaufsgesprächen
- Erstellung von Zahlungslinks, Ausstellung von Rechnungen und Bearbeitung von Steuerbelegen
- Versenden von Zahlungserinnerungen und Nachverfolgung offener Salden
- Abgleich der wöchentlichen Zahlungen mit den CRM-Daten und Ermittlung von Abweichungen
- Organisation vierteljährlicher Kreditkartenabrechnungen und Erstellung wöchentlicher Finanzübersichten
- Onboarding neuer Coaching-Mitglieder durch Willkommenskommunikation, Vertragsverfolgung, Fragebögen und Einrichtung des Portals
- Planung von Einzelterminen, Versenden von Erinnerungen und Verteilung von Zusammenfassungen nach den Sitzungen über Zoom oder Fathom
- Erfassung von Veranstaltungsanmeldungen und Teilnahmen in Google Sheets
- Weitergabe von Informationen vor der Veranstaltung, Veranstaltungsortdetails, Zertifikaten, Feedbackformularen und Dankesnachrichten zur Nachbereitung
- Koordination von Sponsoreninformationen und Überwachung der Einbindung digitaler Arbeitsmappen
- Erstellung täglicher Briefings zu Videoinhalten für den Editor mit Unterstützung von KI-gestützten Entwurfstools
- Planung von Social-Media-Inhalten und Verwaltung des Redaktionskalenders
- Umwandlung wiederkehrender Aufgaben in klare Schritt-für-Schritt-SOPs
- Erstellung von Tagesabschlussberichten mit erledigten Aufgaben, offenen Punkten und Entscheidungen, zu denen Input benötigt wird
Anforderungen
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung in virtueller Assistenz, Verwaltung oder Kundenkoordination
- Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse sowie die Fähigkeit, selbstständig klare, freundliche und professionelle Kommunikation zu erstellen
- Praktische CRM-Erfahrung mit GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot oder einer vergleichbaren Plattform
- Fortgeschrittene praktische Kenntnisse in Google Workspace, einschließlich Gmail, Drive, Sheets und Forms
- Regelmäßige berufliche Nutzung generativer KI-Tools wie Claude oder ChatGPT
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen und hohe Detailgenauigkeit bei der Verwaltung von Fristen, Zahlungen und vertraulichen Informationen
- Gutes Urteilsvermögen bei der Entscheidung, wann selbstständig gehandelt und wann ein Problem eskaliert werden sollte
- Erfahrung oder beruflicher Hintergrund im Gesundheitswesen, in klinischen Bereichen oder im Coaching
- Verständnis australischer Geschäftspraktiken und Arbeitskultur
- Grundkenntnisse in der Prozessautomatisierung mit Tools wie Zapier
- Vertrautheit mit Design-Tools wie Canva
Zusatzleistungen
- Dauerhafte Tätigkeit im Homeoffice
- Arbeitszeit im Tagdienst, ausgerichtet an den Geschäftszeiten der Australian Eastern Standard Time
- Vollzeitbeschäftigung
- HMO-Versicherung für Mitarbeitende
- Jahresurlaub
- 13. Monatsgehalt
- Gesetzlich vorgeschriebene Leistungen