VirtualStaff365 היא חברת גיוס וירטואלי וטכנולוגיות משאבי אנוש שבסיסה במלבורן, המסייעת לעסקים באוסטרליה לקבל תמיכה מרחוק מצוותים בפיליפינים ובדרום אפריקה. שירותי מיקור החוץ שלה כוללים תחומים כגון שירות לקוחות, הזנת נתונים, עיצוב גרפי, פיתוח אתרים ופיתוח תוכנה, ומעניקים לעסקים תמיכה גמישה לפעילות היומיומית ולצמיחה. תחומי הגיוס של VirtualStaff365 כוללים שירות לקוחות, אדמיניסטרציה, עבודה יצירתית ואספקה טכנולוגית במסגרת מודל גיוס לעסקים.
מומחה תפעול ותיאום לקוחות - הפיליפינים בעבודה מרחוק
תיאום תקשורת עם לקוחות, ניהול CRM, תשלומים, אירועים ותמיכה בחברים עבור חברת ייעוץ לאימון בתחום רפואת השיניים והבריאות. סיוע בשמירה על סדר בתפעול היומיומי תוך תמיכה בשירות הלקוחות ובצמיחת העסק.
תיאור
- מענה להודעות של לקוחות, חברים ולידים ב-WhatsApp בתוך ארבע שעות עבודה
- בדיקת תיבת הדואר האדמיניסטרטיבית המשותפת, נקיטת פעולה מתאימה, העברת הודעות או סימון בעיות
- הכנת הודעות דוא״ל מקצועיות ושליחת תבניות WhatsApp מאושרות להזמנות לאירועים ולתזכורות
- תיעוד הערות מפורטות לאחר כל שיחת לקוח ומפגש
- עדכון, תיוג, הוספה ופילוח של אנשי קשר כדי לשמור על דיוק נתוני ה-CRM
- שמירה על עדכניות רשומות המכירות וצינור הלקוחות
- ניהול הגישה לפורטל החברים והפקת דוחות היסטוריית קשר לפי דרישה
- הכנת תדריכי לידים לפני מפגשי מכירות
- יצירת קישורי תשלום, הפקת חשבוניות ועיבוד קבלות מס
- שליחת תזכורות תשלום ומעקב אחר יתרות שטרם שולמו
- התאמת תשלומים שבועיים לרשומות ה-CRM וזיהוי פערים
- ארגון דפי פירוט רבעוניים של כרטיסי אשראי והפקת סיכומים פיננסיים שבועיים
- קליטת חברי אימון חדשים באמצעות הודעות קבלת פנים, מעקב אחר חוזים, שאלונים והקמת פורטל
- קביעת מפגשים אישיים, שליחת תזכורות והפצת סיכומי מפגשים באמצעות Zoom או Fathom
- תיעוד הרשמות לאירועים ונוכחות ב-Google Sheets
- שיתוף מידע לקראת האירוע, פרטי המקום, תעודות, טפסי משוב והודעות תודה לאחר האירוע
- תיאום מידע על נותני החסות ופיקוח על שילוב חוברות עבודה דיגיטליות
- הכנת תדריכי תוכן יומיים בווידאו לעורך בסיוע כלי ניסוח מבוססי בינה מלאכותית
- תזמון תוכן לרשתות החברתיות וניהול לוח התוכן
- הפיכת תחומי אחריות חוזרים לנהלי עבודה ברורים ומפורטים שלב אחר שלב
- הגשת דוחות סוף יום הכוללים עבודה שהושלמה, משימות פתוחות והחלטות הדורשות קבלת החלטה
דרישות
- לפחות שנתיים ניסיון בסיוע וירטואלי, אדמיניסטרציה או תיאום לקוחות
- אנגלית כתובה ומדוברת ברמה גבוהה, עם יכולת להפיק באופן עצמאי תקשורת ברורה, חמה ומקצועית
- ניסיון מעשי ב-CRM כגון GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot או פלטפורמה דומה
- שליטה מעשית מתקדמת ב-Google Workspace, כולל Gmail, Drive, Sheets ו-Forms
- שימוש מקצועי קבוע בכלי בינה מלאכותית יוצרת כגון Claude או ChatGPT
- ארגון ברמה גבוהה ותשומת לב לפרטים בניהול מועדי יעד, תשלומים ומידע חסוי
- שיקול דעת טוב לגבי מתי לפעול באופן עצמאי ומתי להסלים בעיה
- ניסיון או רקע מקצועי בסביבות בריאות, קליניות או אימון
- הבנה של שיטות עסקיות ותרבות מקום העבודה באוסטרליה
- ניסיון בסיסי באוטומציית תהליכים באמצעות כלים כגון Zapier
- היכרות עם כלי עיצוב כגון Canva
הטבות
- עבודה קבועה מהבית
- משמרת יום המתואמת לשעות העבודה העסקיות לפי שעון מזרח אוסטרליה הסטנדרטי
- העסקה במשרה מלאה
- כיסוי HMO לעובדים בלבד
- חופשה שנתית
- משכורת חודש 13
- הטבות המחויבות על פי חוק