VirtualStaff365 is een in Melbourne gevestigd bedrijf voor virtuele personeelsoplossingen en HR-technologie dat Australische bedrijven toegang biedt tot offshore ondersteuning door teams in de Filipijnen en Zuid-Afrika. De outsourcingdiensten omvatten onder meer klantenservice, gegevensinvoer, grafisch ontwerp, webontwikkeling en softwareontwikkeling, waardoor bedrijven flexibel worden ondersteund bij hun dagelijkse activiteiten en groei. De wervingscontext van VirtualStaff365 omvat klantondersteuning, administratie, creatief werk en technische uitvoering binnen een B2B-personeelsmodel.
Specialist Operations en Klantcoördinatie – Op afstand vanuit de Filipijnen
Coördineer klantcommunicatie, CRM-beheer, betalingen, evenementen en ledenondersteuning voor een adviesbureau voor tandheelkunde en gezondheidszorg. Help de dagelijkse activiteiten georganiseerd te houden en ondersteun tegelijkertijd de klantenservice en bedrijfsgroei.
Beschrijving
- Berichten van klanten, leden en leads op WhatsApp binnen vier werkuren beantwoorden
- De gedeelde administratieve inbox controleren en berichten passend afhandelen, doorsturen of markeren
- Professionele e-mails opstellen en goedgekeurde WhatsApp-sjablonen versturen voor uitnodigingen en herinneringen voor evenementen
- Gedetailleerde notities vastleggen na elk klantgesprek en elke sessie
- Contacten bijwerken, labelen, toevoegen en segmenteren om CRM-gegevens accuraat te houden
- Actuele verkoop- en klantpijplijngegevens bijhouden
- Toegang tot het ledenportaal beheren en op verzoek rapporten over contactgeschiedenis aanleveren
- Leadbriefings samenstellen vóór verkoopsessies
- Betalingslinks aanmaken, facturen uitgeven en belastingbewijzen verwerken
- Betalingsherinneringen versturen en openstaande bedragen opvolgen
- Wekelijkse betalingen afstemmen met CRM-gegevens en afwijkingen identificeren
- Driemaandelijkse creditcardafschriften organiseren en wekelijkse financiële overzichten opstellen
- Nieuwe coachingleden onboarden via welkomstcommunicatie, contractopvolging, vragenlijsten en portaalinrichting
- Eén-op-éénsessies plannen, herinneringen versturen en samenvattingen na de sessie verspreiden via Zoom of Fathom
- Registraties en aanwezigheid bij evenementen vastleggen in Google Sheets
- Informatie voorafgaand aan evenementen, locatiegegevens, certificaten, feedbackformulieren en bedankberichten na afloop delen
- Sponsorinformatie coördineren en toezien op digitale werkboekkoppelingen
- Dagelijkse briefings over videocontent voor de editor opstellen met ondersteuning van AI-tools voor conceptteksten
- Socialmediacontent inplannen en de contentkalender beheren
- Terugkerende verantwoordelijkheden omzetten in duidelijke SOP's met stapsgewijze instructies
- Einde-dagrapporten opstellen met afgerond werk, openstaande taken en beslissingen waarvoor input nodig is
Vereisten
- Minimaal twee jaar ervaring in virtuele assistentie, administratie of klantcoördinatie
- Sterke schriftelijke en mondelinge beheersing van het Engels, met het vermogen om zelfstandig duidelijke, warme en professionele communicatie op te stellen
- Praktische CRM-ervaring met GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot of een vergelijkbaar platform
- Gevorderde praktische kennis van Google Workspace, waaronder Gmail, Drive, Sheets en Forms
- Regelmatig professioneel gebruik van generatieve AI-tools zoals Claude of ChatGPT
- Zeer georganiseerd en nauwkeurig bij het beheren van deadlines, betalingen en vertrouwelijke informatie
- Goed beoordelingsvermogen om te bepalen wanneer zelfstandig handelen gepast is en wanneer een kwestie moet worden geëscaleerd
- Ervaring of professionele achtergrond in de gezondheidszorg, een klinische omgeving of coaching
- Inzicht in Australische bedrijfspraktijken en werkcultuur
- Basiservaring met procesautomatiseringstools zoals Zapier
- Vertrouwdheid met designtools zoals Canva
Voordelen
- Permanente thuiswerkregeling
- Dagdienst afgestemd op de kantooruren volgens Australian Eastern Standard Time
- Fulltime dienstverband
- HMO-dekking voor medewerkers
- Jaarlijks verlof
- 13e maand
- Wettelijk verplichte arbeidsvoorwaarden