VirtualStaff365 je spoločnosť so sídlom v Melbourne, ktorá poskytuje virtuálne personálne a HR technologické riešenia a pomáha austrálskym firmám získať prístup k podpore zo zahraničia prostredníctvom tímov na Filipínach a v Južnej Afrike. Jej outsourcingové služby zahŕňajú oblasti ako zákaznícky servis, zadávanie údajov, grafický dizajn, vývoj webových stránok a vývoj softvéru, vďaka čomu môžu firmy využívať flexibilnú podporu pre každodennú prevádzku a rast. Náborová činnosť spoločnosti VirtualStaff365 zahŕňa služby pre klientov, administratívu, kreatívnu prácu a technickú realizáciu v rámci B2B personálneho modelu.
Špecialista na prevádzku a koordináciu klientov – práca na diaľku z Filipín
Koordinujte komunikáciu s klientmi, správu CRM, platby, podujatia a podporu členov pre poradenskú spoločnosť v oblasti zubného lekárstva a zdravotníckeho koučingu. Pomáhajte udržiavať každodennú prevádzku organizovanú a zároveň podporujte služby klientom a rast podnikania.
Popis
- Odpovedať na správy klientov, členov a potenciálnych klientov v aplikácii WhatsApp do štyroch pracovných hodín
- Kontrolovať zdieľanú administratívnu schránku a prijímať vhodné opatrenia, preposielať správy alebo označovať problémy
- Pripravovať profesionálne e-maily a odosielať schválené šablóny WhatsApp s pozvánkami a pripomienkami na podujatia
- Zaznamenávať podrobné poznámky po každom hovore a stretnutí s klientom
- Aktualizovať, označovať, pridávať a segmentovať kontakty s cieľom udržať presnosť údajov v CRM
- Udržiavať aktuálne záznamy o predaji a klientskej pipeline
- Spravovať prístup do členského portálu a na požiadanie poskytovať prehľady histórie kontaktov
- Pripravovať prehľady o potenciálnych klientoch pred obchodnými stretnutiami
- Vytvárať platobné odkazy, vystavovať faktúry a spracúvať daňové doklady
- Odosielať pripomienky k platbám a sledovať neuhradené zostatky
- Týždenne porovnávať platby so záznamami v CRM a identifikovať nezrovnalosti
- Usporiadavať štvrťročné výpisy z kreditných kariet a pripravovať týždenné finančné súhrny
- Zabezpečovať nástup nových členov koučingu prostredníctvom uvítacej komunikácie, sledovania zmlúv, dotazníkov a nastavenia portálu
- Plánovať individuálne stretnutia, odosielať pripomienky a distribuovať zhrnutia po stretnutiach prostredníctvom Zoomu alebo Fathom
- Zaznamenávať registrácie na podujatia a účasť v Google Sheets
- Zdieľať informácie pred podujatím, údaje o mieste konania, certifikáty, formuláre spätnej väzby a následné poďakovania
- Koordinovať informácie o sponzoroch a dohliadať na vloženie digitálnych pracovných zošitov
- Pripravovať každodenné zadania k videoobsahu pre editora s podporou nástrojov AI na tvorbu návrhov
- Plánovať obsah na sociálne médiá a spravovať kalendár obsahu
- Premieňať opakujúce sa povinnosti na jasné postupy SOP krok za krokom
- Poskytovať správy na konci pracovného dňa o dokončenej práci, otvorených úlohách a rozhodnutiach vyžadujúcich vstup
Požiadavky
- Aspoň dva roky skúseností s virtuálnou asistenciou, administratívou alebo koordináciou klientov
- Výborná písaná a hovorená angličtina so schopnosťou samostatne vytvárať jasnú, srdečnú a profesionálnu komunikáciu
- Praktické skúsenosti s CRM, napríklad GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot alebo porovnateľnou platformou
- Pokročilá pracovná znalosť Google Workspace vrátane Gmailu, Disku, Tabuliek a Formulárov
- Pravidelné profesionálne používanie generatívnych nástrojov AI, ako sú Claude alebo ChatGPT
- Vysoká miera organizovanosti a zmysel pre detail pri riadení termínov, platieb a dôverných informácií
- Správny úsudok pri rozhodovaní, kedy konať samostatne a kedy problém eskalovať
- Skúsenosti alebo profesionálne zázemie v zdravotníckom, klinickom alebo koučingovom prostredí
- Znalosť austrálskych obchodných postupov a pracovnej kultúry
- Základné skúsenosti s automatizáciou procesov pomocou nástrojov, ako je Zapier
- Znalosť dizajnových nástrojov, ako je Canva
Benefity
- Trvalá práca z domu
- Denná pracovná zmena zosúladená s pracovnými hodinami podľa austrálskeho východného štandardného času
- Práca na plný úväzok
- HMO poistenie pre zamestnancov
- Dovolenka
- 13. plat
- Zákonom stanovené benefity