VirtualStaff365 یک شرکت فعال در حوزه تأمین نیروی مجازی و فناوری منابع انسانی است که در ملبورن مستقر است و به کسب‌وکارهای استرالیایی کمک می‌کند از تیم‌های مستقر در فیلیپین و آفریقای جنوبی پشتیبانی برون‌سپاری دریافت کنند. خدمات برون‌سپاری این شرکت حوزه‌هایی مانند خدمات مشتری، ورود داده، طراحی گرافیک، توسعه وب و توسعه نرم‌افزار را دربرمی‌گیرد و پشتیبانی انعطاف‌پذیری برای عملیات روزمره و رشد کسب‌وکارها فراهم می‌کند. حوزه استخدام VirtualStaff365 در چارچوب مدل تأمین نیروی B2B، خدمات مشتری، امور اداری، فعالیت‌های خلاقانه و اجرای فنی را پوشش می‌دهد.
متخصص عملیات و هماهنگی مشتری - کار از راه دور در فیلیپین
ارتباط با مشتری، مدیریت CRM، پرداخت‌ها، رویدادها و پشتیبانی اعضا را برای یک مجموعه مشاوره‌ای کوچینگ دندان‌پزشکی و مراقبت‌های سلامت هماهنگ کنید. به منظم ماندن عملیات روزانه و پشتیبانی از خدمات مشتری و رشد کسب‌وکار کمک کنید.
توضیحات
- ظرف چهار ساعت کاری به پیام‌های مشتریان، اعضا و سرنخ‌ها در واتساپ پاسخ دهید
- صندوق ورودی اداری مشترک را بررسی کنید، اقدام مناسب انجام دهید، پیام‌ها را ارجاع دهید یا مشکلات را علامت‌گذاری کنید
- ایمیل‌های حرفه‌ای آماده کنید و الگوهای تأییدشده واتساپ را برای دعوت‌نامه‌ها و یادآوری‌های رویداد ارسال کنید
- پس از هر تماس و جلسه با مشتری، یادداشت‌های دقیق ثبت کنید
- برای دقیق ماندن داده‌های CRM، مخاطبان را به‌روزرسانی، برچسب‌گذاری، اضافه و بخش‌بندی کنید
- سوابق فعلی فروش و قیف مشتریان را به‌روز نگه دارید
- دسترسی به پورتال اعضا را مدیریت کنید و در صورت درخواست، گزارش‌های سابقه تماس را ارائه دهید
- پیش از جلسات فروش، خلاصه اطلاعات سرنخ‌ها را آماده کنید
- لینک‌های پرداخت ایجاد کنید، فاکتور صادر کنید و رسیدهای مالیاتی را پردازش کنید
- یادآوری‌های پرداخت ارسال کنید و درباره مانده‌حساب‌های پرداخت‌نشده پیگیری کنید
- پرداخت‌های هفتگی را با سوابق CRM تطبیق دهید و مغایرت‌ها را شناسایی کنید
- صورت‌حساب‌های فصلی کارت اعتباری را سازمان‌دهی کنید و خلاصه‌های مالی هفتگی تهیه کنید
- اعضای جدید کوچینگ را از طریق پیام‌های خوشامدگویی، پیگیری قرارداد، پرسش‌نامه‌ها و راه‌اندازی پورتال وارد فرایند کنید
- جلسات یک‌به‌یک را برنامه‌ریزی کنید، یادآوری بفرستید و خلاصه‌های پس از جلسه را از طریق Zoom یا Fathom توزیع کنید
- ثبت‌نام و حضور در رویدادها را در Google Sheets ثبت کنید
- اطلاعات پیش از رویداد، جزئیات محل برگزاری، گواهی‌نامه‌ها، فرم‌های بازخورد و پیام‌های تشکر پس از رویداد را به اشتراک بگذارید
- اطلاعات حامیان مالی را هماهنگ کنید و بر درج مطالب در ورک‌بوک دیجیتال نظارت داشته باشید
- با پشتیبانی ابزارهای هوش مصنوعی برای تهیه پیش‌نویس، بریف روزانه محتوای ویدئویی را برای ویراستار آماده کنید
- محتوای شبکه‌های اجتماعی را زمان‌بندی کنید و تقویم محتوا را مدیریت کنید
- مسئولیت‌های تکرارشونده را به SOPهای روشن و گام‌به‌گام تبدیل کنید
- گزارش پایان روز ارائه دهید که کارهای انجام‌شده، وظایف باقی‌مانده و تصمیم‌های نیازمند دریافت نظر را پوشش دهد
شرایط لازم
- حداقل دو سال تجربه در دستیار مجازی، امور اداری یا هماهنگی مشتری
- تسلط قوی به زبان انگلیسی نوشتاری و گفتاری، با توانایی تولید مستقل ارتباطات روشن، صمیمی و حرفه‌ای
- تجربه عملی CRM با GoHighLevel، Tekmatix، HubSpot یا پلتفرمی مشابه
- دانش پیشرفته و کاربردی Google Workspace، شامل Gmail، Drive، Sheets و Forms
- استفاده حرفه‌ای و منظم از ابزارهای هوش مصنوعی مولد مانند Claude یا ChatGPT
- توانایی سازمان‌دهی بالا و دقت زیاد در مدیریت مهلت‌ها، پرداخت‌ها و اطلاعات محرمانه
- قضاوت مناسب درباره زمان اقدام مستقل و زمان ارجاع یک مسئله
- تجربه یا پیشینه حرفه‌ای در محیط‌های مراقبت سلامت، بالینی یا کوچینگ
- آشنایی با شیوه‌های کسب‌وکار و فرهنگ محیط کار استرالیا
- تجربه مقدماتی در خودکارسازی فرایند با ابزارهایی مانند Zapier
- آشنایی با ابزارهای طراحی مانند Canva
مزایا
- امکان دائمی کار از خانه
- برنامه کاری شیفت روز مطابق ساعات کاری منطقه زمانی استاندارد شرق استرالیا
- استخدام تمام‌وقت
- پوشش HMO ویژه کارکنان
- مرخصی سالانه
- حقوق ماه سیزدهم
- مزایای الزامی دولتی