VirtualStaff365 est une entreprise de recrutement virtuel et de technologie des ressources humaines basée à Melbourne, qui aide les entreprises australiennes à accéder à un soutien externalisé fourni par des équipes aux Philippines et en Afrique du Sud. Ses services d’externalisation couvrent des fonctions telles que le service client, la saisie de données, la conception graphique, le développement web et le développement logiciel, offrant aux entreprises un soutien flexible pour leurs opérations quotidiennes et leur croissance. Le contexte de recrutement de VirtualStaff365 englobe le service client, l’administration, les activités créatives et la prestation technique dans le cadre d’un modèle B2B de recrutement.
Spécialiste des opérations et de la coordination clients - Philippines, télétravail
Coordonnez les communications avec les clients, l’administration du CRM, les paiements, les événements et l’assistance aux membres pour un cabinet de coaching dentaire et de santé. Contribuez à l’organisation des opérations quotidiennes tout en soutenant le service client et la croissance de l’activité.
Description
- Répondre aux messages des clients, des membres et des prospects sur WhatsApp dans un délai de quatre heures ouvrées
- Consulter la boîte de réception administrative partagée et prendre les mesures nécessaires, transférer les messages ou signaler les problèmes
- Préparer des e-mails professionnels et envoyer les modèles WhatsApp approuvés pour les invitations et rappels d’événements
- Prendre des notes détaillées après chaque appel et chaque séance avec un client
- Mettre à jour, étiqueter, ajouter et segmenter les contacts afin de maintenir l’exactitude des données du CRM
- Tenir à jour les dossiers du pipeline commercial et clients
- Administrer l’accès au portail des membres et fournir des rapports sur l’historique des contacts sur demande
- Préparer des briefings sur les prospects avant les séances commerciales
- Créer des liens de paiement, émettre des factures et traiter les reçus fiscaux
- Envoyer des rappels de paiement et assurer le suivi des soldes impayés
- Rapprocher les paiements hebdomadaires avec les données du CRM et identifier les écarts
- Organiser les relevés trimestriels de cartes bancaires et produire des synthèses financières hebdomadaires
- Intégrer les nouveaux membres du coaching au moyen de communications de bienvenue, du suivi des contrats, de questionnaires et de la configuration du portail
- Planifier les séances individuelles, envoyer des rappels et diffuser les synthèses après séance via Zoom ou Fathom
- Enregistrer les inscriptions et la présence aux événements dans Google Sheets
- Partager les informations préalables à l’événement, les détails du lieu, les certificats, les formulaires de retour et les messages de remerciement de suivi
- Coordonner les informations des sponsors et superviser l’insertion de contenus dans les cahiers d’exercices numériques
- Préparer chaque jour des briefings sur le contenu vidéo à destination du monteur avec l’aide d’outils de rédaction basés sur l’IA
- Planifier les contenus des réseaux sociaux et gérer le calendrier éditorial
- Transformer les responsabilités récurrentes en procédures opérationnelles standard claires et détaillées étape par étape
- Fournir des rapports de fin de journée présentant le travail effectué, les tâches restantes et les décisions nécessitant un avis
Exigences
- Au moins deux ans d’expérience dans l’assistance virtuelle, l’administration ou la coordination clients
- Très bonne maîtrise écrite et orale de l’anglais, avec la capacité de produire de manière autonome des communications claires, chaleureuses et professionnelles
- Expérience pratique d’un CRM tel que GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot ou une plateforme comparable
- Maîtrise avancée de Google Workspace, notamment Gmail, Drive, Sheets et Forms
- Utilisation professionnelle régulière d’outils d’IA générative tels que Claude ou ChatGPT
- Sens aigu de l’organisation et souci du détail dans la gestion des délais, des paiements et des informations confidentielles
- Bon jugement pour déterminer quand agir de manière autonome et quand faire remonter un problème
- Expérience ou parcours professionnel dans les domaines de la santé, du clinique ou du coaching
- Compréhension des pratiques commerciales et de la culture professionnelle australiennes
- Expérience de base en automatisation des processus avec des outils tels que Zapier
- Familiarité avec des outils de conception tels que Canva
Avantages
- Poste permanent en télétravail
- Horaires de journée alignés sur les heures ouvrées de l’heure normale de l’Est de l’Australie
- Emploi à temps plein
- Couverture HMO réservée au personnel
- Congés annuels
- Prime du treizième mois
- Avantages sociaux obligatoires