VirtualStaff365 er et selskap innen virtuell bemanning og HR-teknologi med base i Melbourne, som hjelper australske virksomheter med å få tilgang til offshore-støtte fra team på Filippinene og i Sør-Afrika. Outsourcingtjenestene omfatter blant annet kundeservice, dataregistrering, grafisk design, webutvikling og programvareutvikling, slik at virksomheter får fleksibel støtte til den daglige driften og videre vekst. VirtualStaff365s rekrutteringskontekst omfatter kundeservice, administrasjon, kreativt arbeid og teknisk levering innen en B2B-modell for bemanning.
Spesialist innen drift og kundekoordinering – fjernarbeid fra Filippinene
Koordiner kundekommunikasjon, CRM-administrasjon, betalinger, arrangementer og medlemsstøtte for et konsulentselskap innen tannhelse og helsecoaching. Bidra til å holde den daglige driften organisert og støtte kundeservice og forretningsvekst.
Beskrivelse
- Svar på meldinger fra kunder, medlemmer og leads på WhatsApp innen fire arbeidstimer
- Gå gjennom den felles administrative innboksen og iverksett riktige tiltak, videresend meldinger eller merk problemer
- Forbered profesjonelle e-poster og send godkjente WhatsApp-maler for invitasjoner og påminnelser om arrangementer
- Skriv detaljerte notater etter hver kundesamtale og økt
- Oppdater, merk, legg til og segmenter kontakter for å holde CRM-dataene korrekte
- Vedlikehold oppdaterte salgs- og kundepipelineoppføringer
- Administrer tilgang til medlemsportalen og lag rapporter over kontakthistorikk ved behov
- Utarbeid leadbriefinger før salgssamtaler
- Opprett betalingslenker, utsted fakturaer og behandle skattebilag
- Send betalingspåminnelser og følg opp utestående beløp
- Avstem ukentlige betalinger mot CRM-oppføringene og identifiser avvik
- Organiser kvartalsvise kredittkortutskrifter og utarbeid ukentlige økonomiske sammendrag
- Onboard nye coachingmedlemmer gjennom velkomstkommunikasjon, kontraktsoppfølging, spørreskjemaer og oppsett av portal
- Planlegg individuelle økter, send påminnelser og distribuer sammendrag etter øktene via Zoom eller Fathom
- Registrer påmeldinger til arrangementer og deltakelse i Google Sheets
- Del informasjon før arrangementer, informasjon om lokaler, sertifikater, tilbakemeldingsskjemaer og oppfølgende takkemeldinger
- Koordiner sponsorinformasjon og ha oversikt over digitale innstikk i arbeidsbøker
- Utarbeid daglige briefinger om videoinnhold til redaktøren med støtte fra AI-verktøy for utkast
- Planlegg innhold i sosiale medier og administrer innholdskalenderen
- Gjør gjentakende arbeidsoppgaver om til tydelige SOP-er trinn for trinn
- Lag rapporter ved slutten av arbeidsdagen med utført arbeid, utestående oppgaver og beslutninger som krever innspill
Krav
- Minst to års erfaring med virtuell assistanse, administrasjon eller kundekoordinering
- Gode skriftlige og muntlige engelskkunnskaper, med evne til selvstendig å utforme tydelig, varm og profesjonell kommunikasjon
- Praktisk CRM-erfaring med GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot eller en tilsvarende plattform
- Avansert arbeidskunnskap i Google Workspace, inkludert Gmail, Drive, Sheets og Forms
- Regelmessig profesjonell bruk av generative AI-verktøy som Claude eller ChatGPT
- Svært organisert og detaljorientert ved håndtering av tidsfrister, betalinger og konfidensiell informasjon
- God dømmekraft når det gjelder når du skal handle selvstendig og når en sak skal eskaleres
- Erfaring fra eller profesjonell bakgrunn innen helse, klinisk arbeid eller coaching
- Forståelse av australsk forretningspraksis og arbeidskultur
- Grunnleggende erfaring med prosessautomatisering ved hjelp av verktøy som Zapier
- Kjennskap til designverktøy som Canva
Fordeler
- Fast hjemmekontorordning
- Arbeid på dagtid tilpasset australsk østkysttid i vanlig arbeidstid
- Heltidsstilling
- HMO-dekning for ansatte
- Årlig ferie
- 13. månedslønn
- Lovpålagte ytelser