VirtualStaff365 е базирана в Мелбърн компания за виртуален персонал и HR технологии, която помага на австралийския бизнес да получи достъп до външна подкрепа от екипи във Филипините и Южна Африка. Услугите ѝ за аутсорсинг обхващат дейности като обслужване на клиенти, въвеждане на данни, графичен дизайн, уеб разработка и разработка на софтуер, като осигуряват на бизнеса гъвкава подкрепа за ежедневните операции и растежа. Контекстът на наемане във VirtualStaff365 включва обслужване на клиенти, администрация, творческа работа и техническо изпълнение в рамките на B2B модел за предоставяне на персонал.
Специалист по операции и координация на клиенти – дистанционна работа от Филипините
Координирайте комуникацията с клиенти, администрирането на CRM, плащанията, събитията и поддръжката на членове за консултантска компания в областта на денталния и здравния коучинг. Помагайте за организирането на ежедневните операции, като същевременно подкрепяте обслужването на клиентите и развитието на бизнеса.
Описание
- Отговаряте на съобщения от клиенти, членове и потенциални клиенти в WhatsApp в рамките на четири работни часа
- Преглеждате споделената административна входяща поща и предприемате подходящи действия, препращате съобщения или сигнализирате за проблеми
- Подготвяте професионални имейли и изпращате одобрени шаблони в WhatsApp за покани и напомняния за събития
- Записвате подробни бележки след всеки разговор и сесия с клиент
- Актуализирате, маркирате, добавяте и сегментирате контакти, за да поддържате точността на данните в CRM
- Поддържате актуални записи за продажбите и клиентската фуния
- Администрирате достъпа до портала за членове и предоставяте справки за историята на контактите при поискване
- Подготвяте справки за потенциални клиенти преди търговски сесии
- Създавате връзки за плащане, издавате фактури и обработвате данъчни разписки
- Изпращате напомняния за плащане и проследявате непогасени салда
- Сверявате седмичните плащания със записите в CRM и установявате несъответствия
- Организирате тримесечни извлечения по кредитни карти и изготвяте седмични финансови обобщения
- Въвеждате нови членове в коучинг програмата чрез приветствена комуникация, проследяване на договори, въпросници и настройване на портала
- Планирате индивидуални сесии, изпращате напомняния и разпространявате обобщения след сесиите чрез Zoom или Fathom
- Записвате регистрациите и присъствието на събития в Google Sheets
- Споделяте информация преди събитията, данни за мястото, сертификати, формуляри за обратна връзка и последващи благодарствени съобщения
- Координирате информацията за спонсорите и следите за добавянето на дигитални работни тетрадки
- Подготвяте ежедневни задания за видео съдържание за редактора с помощта на инструменти с изкуствен интелект за създаване на чернови
- Планирате съдържание за социалните медии и управлявате календара на съдържанието
- Превръщате повтарящите се отговорности в ясни стандартни оперативни процедури стъпка по стъпка
- Предоставяте отчети в края на деня за свършената работа, оставащите задачи и решенията, които изискват становище
Изисквания
- Най-малко две години опит във виртуална асистенция, администрация или координация на клиенти
- Отлични писмени и говорими умения по английски език и способност самостоятелно да създавате ясна, приветлива и професионална комуникация
- Практически опит с CRM платформи като GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot или сравнима платформа
- Напреднали работни познания по Google Workspace, включително Gmail, Drive, Sheets и Forms
- Редовно професионално използване на генеративни инструменти с изкуствен интелект като Claude или ChatGPT
- Отлична организираност и внимание към детайлите при управление на срокове, плащания и поверителна информация
- Добра преценка кога да действате самостоятелно и кога да ескалирате даден проблем
- Опит или професионален опит в здравна, клинична или коучинг среда
- Познаване на австралийските бизнес практики и работната култура
- Основен опит с автоматизация на процеси чрез инструменти като Zapier
- Познаване на дизайнерски инструменти като Canva
Придобивки
- Постоянна работа от дома
- Дневна смяна, съобразена с работното време по австралийското източно стандартно време
- Пълна заетост
- HMO покритие за служители
- Годишен отпуск
- 13-та заплата
- Законово установени придобивки