VirtualStaff365 هي شركة مقرها ملبورن متخصصة في التوظيف الافتراضي وتقنيات الموارد البشرية، وتساعد الشركات الأسترالية على الوصول إلى خدمات الدعم عن بُعد من فرق في الفلبين وجنوب أفريقيا. تشمل خدمات التعهيد التي تقدمها خدمة العملاء، وإدخال البيانات، والتصميم الجرافيكي، وتطوير الويب، وتطوير البرمجيات، مما يوفر للشركات دعماً مرناً لعملياتها اليومية ونموها. ويشمل نطاق التوظيف لدى VirtualStaff365 خدمة العملاء، والأعمال الإدارية، والعمل الإبداعي، والتنفيذ التقني ضمن نموذج توظيف بين الشركات.
أخصائي العمليات وتنسيق العملاء - الفلبين عن بُعد
تنسيق تواصل العملاء وإدارة نظام إدارة علاقات العملاء والمدفوعات والفعاليات ودعم الأعضاء لدى استشارات تدريبية في طب الأسنان والرعاية الصحية. المساعدة في تنظيم العمليات اليومية مع دعم خدمة العملاء ونمو الأعمال.
الوصف
- الرد على رسائل العملاء والأعضاء والعملاء المحتملين عبر واتساب خلال أربع ساعات عمل
- مراجعة صندوق البريد الإداري المشترك واتخاذ الإجراء المناسب أو إعادة توجيه الرسائل أو الإبلاغ عن المشكلات
- إعداد رسائل بريد إلكتروني مهنية وإرسال قوالب واتساب المعتمدة لدعوات الفعاليات والتذكيرات
- تسجيل ملاحظات مفصلة بعد كل مكالمة وجلسة مع عميل
- تحديث جهات الاتصال ووضع الوسوم وإضافتها وتقسيمها للحفاظ على دقة بيانات نظام إدارة علاقات العملاء
- الحفاظ على تحديث سجلات المبيعات ومسار العملاء
- إدارة صلاحيات الدخول إلى بوابة الأعضاء وتقديم تقارير سجل التواصل عند الطلب
- إعداد ملخصات العملاء المحتملين قبل جلسات المبيعات
- إنشاء روابط الدفع وإصدار الفواتير ومعالجة الإيصالات الضريبية
- إرسال تذكيرات الدفع ومتابعة الأرصدة المستحقة
- مطابقة المدفوعات الأسبوعية مع سجلات نظام إدارة علاقات العملاء وتحديد الفروقات
- تنظيم كشوفات بطاقات الائتمان الفصلية وإعداد ملخصات مالية أسبوعية
- تهيئة أعضاء التدريب الجدد من خلال رسائل الترحيب ومتابعة العقود والاستبيانات وإعداد البوابة
- جدولة الجلسات الفردية وإرسال التذكيرات وتوزيع ملخصات ما بعد الجلسات عبر زوم أو فاثوم
- تسجيل طلبات التسجيل في الفعاليات والحضور في جداول بيانات جوجل
- مشاركة معلومات ما قبل الفعالية وتفاصيل المكان والشهادات ونماذج الملاحظات ورسائل الشكر اللاحقة
- تنسيق معلومات الرعاة والإشراف على إدراجات كتيبات العمل الرقمية
- إعداد ملخصات يومية لمحتوى الفيديو للمحرر بدعم من أدوات الصياغة بالذكاء الاصطناعي
- جدولة محتوى وسائل التواصل الاجتماعي وإدارة تقويم المحتوى
- تحويل المسؤوليات المتكررة إلى إجراءات تشغيل قياسية واضحة خطوة بخطوة
- تقديم تقارير نهاية اليوم التي تغطي العمل المنجز والمهام العالقة والقرارات التي تتطلب إبداء الرأي
المتطلبات
- خبرة لا تقل عن سنتين في المساعدة الافتراضية أو الإدارة أو تنسيق العملاء
- إجادة قوية للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً، مع القدرة على إعداد مراسلات واضحة وودودة ومهنية بشكل مستقل
- خبرة عملية في أنظمة إدارة علاقات العملاء مثل GoHighLevel أو Tekmatix أو HubSpot أو منصة مماثلة
- معرفة متقدمة عملية بأدوات Google Workspace، بما في ذلك Gmail وDrive وSheets وForms
- استخدام مهني منتظم لأدوات الذكاء الاصطناعي التوليدي مثل Claude أو ChatGPT
- تنظيم عالٍ واهتمام بالتفاصيل عند إدارة المواعيد النهائية والمدفوعات والمعلومات السرية
- حسن تقدير لمتى يجب التصرف باستقلالية ومتى ينبغي تصعيد المشكلة
- خبرة أو خلفية مهنية في بيئات الرعاية الصحية أو السريرية أو التدريبية
- فهم لممارسات الأعمال وثقافة العمل في أستراليا
- خبرة أساسية في أتمتة العمليات باستخدام أدوات مثل Zapier
- الإلمام بأدوات التصميم مثل Canva
المزايا
- ترتيب عمل دائم من المنزل
- جدول عمل نهاري متوافق مع ساعات العمل بتوقيت شرق أستراليا القياسي
- توظيف بدوام كامل
- تغطية تأمين صحي مدارة للموظفين فقط
- إجازة سنوية
- راتب الشهر الثالث عشر
- مزايا تفرضها الحكومة