VirtualStaff365 es una empresa de dotación de personal virtual y tecnología de recursos humanos con sede en Melbourne que ayuda a las empresas australianas a acceder a servicios de apoyo externalizados de equipos en Filipinas y Sudáfrica. Sus servicios de externalización abarcan funciones como atención al cliente, entrada de datos, diseño gráfico, desarrollo web y desarrollo de software, lo que proporciona a las empresas un apoyo flexible para sus operaciones diarias y su crecimiento. El contexto de contratación de VirtualStaff365 incluye atención al cliente, administración, trabajo creativo y prestación de servicios técnicos dentro de un modelo B2B de dotación de personal.
Especialista en Operaciones y Coordinación de Clientes - Filipinas, remoto
Coordina las comunicaciones con clientes, la administración del CRM, los pagos, los eventos y el soporte a miembros para una consultoría de coaching dental y sanitario. Ayuda a mantener organizadas las operaciones diarias mientras apoya el servicio al cliente y el crecimiento del negocio.
Descripción
- Responder a los mensajes de clientes, miembros y leads en WhatsApp en un plazo de cuatro horas laborables
- Revisar la bandeja de entrada administrativa compartida y tomar las medidas adecuadas, reenviar mensajes o señalar problemas
- Preparar correos electrónicos profesionales y enviar plantillas aprobadas de WhatsApp para invitaciones y recordatorios de eventos
- Registrar notas detalladas después de cada llamada y sesión con clientes
- Actualizar, etiquetar, añadir y segmentar contactos para mantener precisos los datos del CRM
- Mantener actualizados los registros del embudo de ventas y de clientes
- Administrar el acceso al portal de miembros y proporcionar informes del historial de contactos cuando se soliciten
- Preparar informes sobre los leads antes de las sesiones de ventas
- Crear enlaces de pago, emitir facturas y procesar recibos fiscales
- Enviar recordatorios de pago y hacer seguimiento de saldos pendientes
- Conciliar los pagos semanales con los registros del CRM e identificar discrepancias
- Organizar los extractos trimestrales de tarjetas de crédito y elaborar resúmenes financieros semanales
- Incorporar a nuevos miembros del programa de coaching mediante comunicaciones de bienvenida, seguimiento de contratos, cuestionarios y configuración del portal
- Programar sesiones individuales, enviar recordatorios y distribuir resúmenes posteriores a las sesiones mediante Zoom o Fathom
- Registrar las inscripciones y la asistencia a eventos en Google Sheets
- Compartir información previa al evento, detalles del lugar, certificados, formularios de opinión y mensajes de agradecimiento posteriores
- Coordinar la información de los patrocinadores y supervisar la inserción de materiales de trabajo digitales
- Preparar informes diarios sobre el contenido de vídeo para el editor con apoyo de herramientas de redacción basadas en IA
- Programar contenido para redes sociales y gestionar el calendario de contenidos
- Convertir las responsabilidades recurrentes en procedimientos operativos estándar claros y paso a paso
- Proporcionar informes al final del día sobre el trabajo completado, las tareas pendientes y las decisiones que requieren aportaciones
Requisitos
- Al menos dos años de experiencia en asistencia virtual, administración o coordinación de clientes
- Excelente nivel escrito y hablado de inglés, con capacidad para producir de forma independiente comunicaciones claras, cercanas y profesionales
- Experiencia práctica con CRM como GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot o una plataforma comparable
- Conocimientos avanzados de Google Workspace, incluidos Gmail, Drive, Sheets y Forms
- Uso profesional habitual de herramientas de IA generativa como Claude o ChatGPT
- Gran capacidad de organización y atención al detalle al gestionar plazos, pagos e información confidencial
- Buen criterio para saber cuándo actuar de forma independiente y cuándo escalar un problema
- Experiencia o trayectoria profesional en entornos sanitarios, clínicos o de coaching
- Comprensión de las prácticas empresariales y la cultura laboral de Australia
- Experiencia básica en automatización de procesos con herramientas como Zapier
- Familiaridad con herramientas de diseño como Canva
Beneficios
- Trabajo permanente desde casa
- Horario diurno alineado con el horario laboral de la hora estándar del este de Australia
- Empleo a tiempo completo
- Cobertura HMO exclusiva para el personal
- Vacaciones anuales
- Paga del decimotercer mes
- Prestaciones obligatorias por ley