VirtualStaff365, merkezi Melbourne’de bulunan ve Avustralya’daki işletmelerin Filipinler ve Güney Afrika’daki ekiplerden uzaktan destek almasına yardımcı olan sanal personel ve İK teknolojileri şirketidir. Dış kaynak hizmetleri; müşteri hizmetleri, veri girişi, grafik tasarım, web geliştirme ve yazılım geliştirme gibi alanları kapsayarak işletmelere günlük operasyonları ve büyümeleri için esnek destek sunar. VirtualStaff365’in işe alım kapsamı, B2B personel hizmetleri modeli içinde müşteri hizmetleri, idari işler, yaratıcı çalışmalar ve teknik teslimat alanlarını içerir.
Operasyon ve Müşteri Koordinasyon Uzmanı - Filipinler'de Uzaktan
Diş hekimliği ve sağlık koçluğu danışmanlığında müşteri iletişimini, CRM yönetimini, ödemeleri, etkinlikleri ve üye desteğini koordine edin. Günlük operasyonların düzenli ilerlemesine katkı sağlarken müşteri hizmetlerini ve iş büyümesini destekleyin.
Açıklama
- Müşterilerden, üyelerden ve potansiyel müşterilerden gelen WhatsApp mesajlarını dört iş saati içinde yanıtlamak
- Paylaşılan idari gelen kutusunu incelemek ve uygun işlemi yapmak, mesajları yönlendirmek veya sorunları bildirmek
- Profesyonel e-postalar hazırlamak ve etkinlik davetleri ile hatırlatmaları için onaylı WhatsApp şablonlarını göndermek
- Her müşteri görüşmesi ve oturumundan sonra ayrıntılı notlar girmek
- CRM verilerinin doğruluğunu korumak için kişileri güncellemek, etiketlemek, eklemek ve segmentlere ayırmak
- Güncel satış ve müşteri süreç kayıtlarını tutmak
- Üye portalı erişimini yönetmek ve talep edildiğinde iletişim geçmişi raporları sağlamak
- Satış oturumlarından önce potansiyel müşteri brifingleri hazırlamak
- Ödeme bağlantıları oluşturmak, faturalar düzenlemek ve vergi makbuzlarını işlemek
- Ödeme hatırlatmaları göndermek ve vadesi geçmiş bakiyeler için takip yapmak
- Haftalık ödemeleri CRM kayıtlarıyla mutabık hale getirmek ve tutarsızlıkları belirlemek
- Üç aylık kredi kartı ekstrelerini düzenlemek ve haftalık finansal özetler hazırlamak
- Yeni koçluk üyelerini karşılama iletişimleri, sözleşme takibi, anketler ve portal kurulumu aracılığıyla işe başlatmak
- Bire bir oturumları planlamak, hatırlatmalar göndermek ve oturum sonrası özetleri Zoom veya Fathom üzerinden paylaşmak
- Etkinlik kayıtlarını ve katılım bilgilerini Google Sheets'e girmek
- Etkinlik öncesi bilgileri, mekan ayrıntılarını, sertifikaları, geri bildirim formlarını ve takip teşekkür mesajlarını paylaşmak
- Sponsor bilgilerini koordine etmek ve dijital çalışma kitabı eklerinin uygulanmasını denetlemek
- Yapay zekâ destekli taslak araçlarının yardımıyla editör için günlük video içerik brifingleri hazırlamak
- Sosyal medya içeriklerini planlamak ve içerik takvimini yönetmek
- Düzenli sorumlulukları açık, adım adım standart operasyon prosedürlerine dönüştürmek
- Günün sonunda tamamlanan işleri, bekleyen görevleri ve görüş gerektiren kararları içeren raporlar sunmak
Gereksinimler
- Sanal asistanlık, idari işler veya müşteri koordinasyonu alanında en az iki yıl deneyim
- Açık, samimi ve profesyonel iletişimleri bağımsız olarak hazırlayabilecek düzeyde güçlü yazılı ve sözlü İngilizce
- GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot veya benzer bir platformla pratik CRM deneyimi
- Gmail, Drive, Sheets ve Forms dahil Google Workspace konusunda ileri düzey çalışma bilgisi
- Claude veya ChatGPT gibi üretken yapay zekâ araçlarını düzenli olarak profesyonel amaçlarla kullanma
- Son tarihleri, ödemeleri ve gizli bilgileri yönetirken son derece düzenli ve ayrıntı odaklı olma
- Ne zaman bağımsız hareket edilmesi, ne zaman bir sorunun üst kademeye aktarılması gerektiği konusunda sağduyu
- Sağlık, klinik veya koçluk ortamlarında deneyim ya da profesyonel geçmiş
- Avustralya iş uygulamaları ve çalışma kültürü hakkında anlayış
- Zapier gibi araçlarla temel süreç otomasyonu deneyimi
- Canva gibi tasarım araçlarına aşinalık
Yan Haklar
- Kalıcı evden çalışma düzeni
- Avustralya Doğu Standart Saati çalışma saatleriyle uyumlu gündüz vardiyası
- Tam zamanlı istihdam
- Yalnızca personele sunulan HMO kapsamı
- Yıllık izin
- 13. maaş ödemesi
- Yasal olarak zorunlu yan haklar