オペレーション・顧客調整スペシャリスト（フィリピン在宅勤務）
歯科・ヘルスケアコーチングのコンサルティング会社で、顧客との連絡、CRM管理、支払い、イベント、会員サポートを調整します。 日々の業務を整理して円滑に進めながら、顧客サービスと事業成長を支援します。
仕事内容
- 4営業時間以内に WhatsApp で届く顧客、会員、見込み顧客からのメッセージに返信する
- 共有の管理用受信トレイを確認し、適切に対応する、メッセージを転送する、または問題を報告する
- 専門的なメールを作成し、承認済みのイベント招待・リマインダー用 WhatsApp テンプレートを送信する
- 各顧客との通話・セッション後に詳細なメモを記録する
- CRMデータの正確性を保つため、連絡先を更新、タグ付け、追加、セグメント分けする
- 最新の営業および顧客パイプライン記録を維持する
- 会員ポータルへのアクセスを管理し、依頼に応じて連絡履歴レポートを提供する
- 営業セッション前に見込み顧客向けブリーフィングをまとめる
- 支払いリンクを作成し、請求書を発行し、税務領収書を処理する
- 支払いリマインダーを送信し、未払い残高をフォローアップする
- 毎週の支払いをCRM記録と照合し、不一致を特定する
- 四半期ごとのクレジットカード明細を整理し、週次の財務サマリーを作成する
- ウェルカム連絡、契約管理、アンケート、ポータル設定を通じて新しいコーチング会員を受け入れる
- 1対1セッションを予約し、リマインダーを送信し、ZoomまたはFathomでセッション後のサマリーを配布する
- Google Sheetsでイベント登録と出席状況を記録する
- イベント前の情報、会場の詳細、証明書、フィードバックフォーム、フォローアップのお礼メッセージを共有する
- スポンサー情報を調整し、デジタルワークブックへの掲載物を管理する
- AI下書きツールの支援を受け、編集者向けに毎日の動画コンテンツ概要を作成する
- ソーシャルメディアのコンテンツを予約し、コンテンツカレンダーを管理する
- 定期的な業務を明確で段階的なSOPにまとめる
- 完了した業務、未完了のタスク、判断を仰ぐ必要のある事項を含む日次終了報告を提出する
応募要件
- バーチャルアシスタント、事務、または顧客調整の経験が2年以上あること
- 明確で温かみのある専門的なコミュニケーションを自律して作成できる、優れた英語の読み書き・会話力
- GoHighLevel、Tekmatix、HubSpot、または同等のプラットフォームを使った実務的なCRM経験
- Gmail、Drive、Sheets、Formsを含むGoogle Workspaceの高度な業務知識
- ClaudeやChatGPTなどの生成AIツールを日常的に業務で使用していること
- 締切、支払い、機密情報を管理する際に、非常に整理されていて細部に注意を払えること
- 自分で対応すべき場合と問題をエスカレーションすべき場合を適切に判断できること
- 医療、臨床、またはコーチング分野での経験または職務上の経歴
- オーストラリアのビジネス慣行と職場文化への理解
- Zapierなどのツールを使った基本的な業務自動化の経験
- Canvaなどのデザインツールに familiar であること
福利厚生
- 長期的な在宅勤務制度
- オーストラリア東部標準時の営業時間に合わせた日勤スケジュール
- フルタイム雇用
- 従業員限定のHMO医療保険
- 年次休暇
- 13か月目給与
- 政府が定める福利厚生