營運與客戶協調專員——菲律賓遠端工作
為一家牙科與醫療健康教練顧問公司協調客戶溝通、CRM 管理、付款、活動及會員支援。 協助維持日常營運井然有序，同時支援客戶服務與業務成長。
說明
- 在四個工作小時內回覆客戶、會員及潛在客戶在 WhatsApp 上傳送的訊息
- 查看共用行政收件匣並採取適當行動、轉寄訊息或標記問題
- 準備專業電子郵件，並傳送已核准的活動邀請及提醒 WhatsApp 範本訊息
- 在每次客戶通話及諮詢後記錄詳細筆記
- 更新、標記、新增及區隔聯絡人，確保 CRM 資料準確
- 維護最新的銷售及客戶管道記錄
- 管理會員入口網站存取權限，並在需要時提供聯絡人歷史報告
- 在銷售諮詢前整理潛在客戶簡報
- 建立付款連結、開立發票及處理稅務收據
- 傳送付款提醒並追蹤未結餘額
- 每週將付款與 CRM 記錄進行核對，並找出差異
- 整理季度信用卡帳單並製作每週財務摘要
- 透過歡迎溝通、合約追蹤、問卷及入口網站設定，為新教練會員辦理入會
- 安排一對一諮詢、傳送提醒，並透過 Zoom 或 Fathom 分發諮詢後摘要
- 在 Google Sheets 中記錄活動報名及出席情況
- 分享活動前資訊、場地詳情、證書、意見回饋表及後續感謝訊息
- 協調贊助商資訊並監督數位工作簿插頁
- 在 AI 草擬工具的支援下，為編輯準備每日影片內容簡報
- 安排社群媒體內容並管理內容行事曆
- 將重複性職責整理為清晰、分步驟的標準作業程序（SOP）
- 提供每日結束報告，涵蓋已完成工作、待處理任務，以及需要他人提供意見的決策
職位要求
- 至少兩年虛擬助理、行政或客戶協調經驗
- 具備出色的英語書面及口語能力，能夠獨立撰寫清晰、親切且專業的溝通內容
- 具備 GoHighLevel、Tekmatix、HubSpot 或同類平台的實際 CRM 使用經驗
- 熟練掌握 Google Workspace，包括 Gmail、Drive、Sheets 及 Forms
- 經常在工作中使用 Claude 或 ChatGPT 等生成式 AI 工具
- 管理截止日期、付款及機密資訊時高度有條理且注重細節
- 能夠判斷何時獨立處理以及何時升級問題
- 擁有醫療、臨床或教練產業經驗或相關職業背景
- 了解澳洲商業慣例及職場文化
- 具備使用 Zapier 等工具進行基礎流程自動化的經驗
- 熟悉 Canva 等設計工具
福利待遇
- 長期在家工作安排
- 按照澳洲東部標準時間工作時段安排的日班
- 全職聘用
- 僅員工可享有的 HMO 醫療保險
- 年假
- 第十三個月薪資
- 政府規定的福利