VirtualStaff365 to firma z siedzibą w Melbourne, działająca w obszarze wirtualnego staffing’u i technologii HR. Pomaga australijskim firmom uzyskać zdalne wsparcie zespołów z Filipin i Republiki Południowej Afryki. Jej usługi outsourcingowe obejmują między innymi obsługę klienta, wprowadzanie danych, projektowanie graficzne, tworzenie stron internetowych i rozwój oprogramowania, zapewniając firmom elastyczne wsparcie w codziennej działalności i rozwoju. W ramach modelu B2B w zakresie staffing’u VirtualStaff365 realizuje zadania związane z obsługą klienta, administracją, pracą kreatywną i dostarczaniem rozwiązań technicznych.
Specjalista ds. operacji i koordynacji klientów — praca zdalna na Filipinach
Koordynuj komunikację z klientami, administrację CRM, płatności, wydarzenia i wsparcie członków w firmie konsultingowej z branży stomatologii i ochrony zdrowia. Pomagaj organizować codzienne operacje, wspierając obsługę klientów i rozwój firmy.
Opis
- Odpowiadać na wiadomości klientów, członków i potencjalnych klientów w WhatsApp w ciągu czterech godzin roboczych
- Przeglądać wspólną skrzynkę administracyjną i podejmować odpowiednie działania, przekazywać wiadomości lub oznaczać problemy
- Przygotowywać profesjonalne wiadomości e-mail i wysyłać zatwierdzone szablony WhatsApp z zaproszeniami na wydarzenia i przypomnieniami
- Sporządzać szczegółowe notatki po każdej rozmowie i sesji z klientem
- Aktualizować, oznaczać, dodawać i segmentować kontakty, aby utrzymać poprawność danych CRM
- Dbać o aktualność danych dotyczących sprzedaży i lejka klientów
- Administrować dostępem do portalu członków i na żądanie przygotowywać raporty historii kontaktów
- Przygotowywać briefy dotyczące potencjalnych klientów przed sesjami sprzedażowymi
- Tworzyć linki do płatności, wystawiać faktury i przetwarzać pokwitowania podatkowe
- Wysyłać przypomnienia o płatnościach i monitorować zaległe salda
- Co tydzień uzgadniać płatności z zapisami w CRM i identyfikować rozbieżności
- Porządkować kwartalne wyciągi z kart kredytowych i przygotowywać cotygodniowe podsumowania finansowe
- Wdrażać nowych członków coachingu za pomocą wiadomości powitalnych, monitorowania umów, kwestionariuszy i konfiguracji portalu
- Planować sesje indywidualne, wysyłać przypomnienia i udostępniać podsumowania po sesjach za pośrednictwem Zoom lub Fathom
- Rejestrować zapisy na wydarzenia i frekwencję w Google Sheets
- Udostępniać informacje przed wydarzeniami, szczegóły dotyczące miejsca, certyfikaty, formularze opinii i późniejsze wiadomości z podziękowaniami
- Koordynować informacje o sponsorach i nadzorować wstawki do cyfrowych zeszytów ćwiczeń
- Przygotowywać codzienne briefy dotyczące treści wideo dla montażysty przy wsparciu narzędzi AI do tworzenia wersji roboczych
- Planować publikacje w mediach społecznościowych i zarządzać kalendarzem treści
- Przekształcać cykliczne obowiązki w przejrzyste procedury operacyjne krok po kroku
- Przygotowywać raporty na koniec dnia obejmujące wykonaną pracę, zadania do wykonania i decyzje wymagające konsultacji
Wymagania
- Co najmniej dwa lata doświadczenia w wirtualnej asyście, administracji lub koordynacji klientów
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz umiejętność samodzielnego tworzenia jasnej, życzliwej i profesjonalnej komunikacji
- Praktyczne doświadczenie z CRM, w tym GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot lub porównywalną platformą
- Zaawansowana znajomość Google Workspace, w tym Gmaila, Dysku, Arkuszy i Formularzy Google
- Regularne, profesjonalne korzystanie z narzędzi generatywnej AI, takich jak Claude lub ChatGPT
- Bardzo dobra organizacja pracy i dbałość o szczegóły podczas zarządzania terminami, płatnościami i poufnymi informacjami
- Umiejętność oceny, kiedy działać samodzielnie, a kiedy eskalować problem
- Doświadczenie lub wykształcenie zawodowe w ochronie zdrowia, środowisku klinicznym lub coachingu
- Znajomość australijskich praktyk biznesowych i kultury pracy
- Podstawowe doświadczenie w automatyzacji procesów za pomocą narzędzi takich jak Zapier
- Znajomość narzędzi projektowych, takich jak Canva
Benefity
- Stała praca z domu
- Praca na dziennej zmianie zgodnej z godzinami pracy według australijskiego czasu wschodniego standardowego
- Praca na pełny etat
- Ubezpieczenie HMO wyłącznie dla pracowników
- Urlop wypoczynkowy
- Wynagrodzenie za trzynasty miesiąc
- Świadczenia wymagane przepisami prawa