VirtualStaff365 er en virksomhed inden for virtuel bemanding og HR-teknologi med base i Melbourne, som hjælper australske virksomheder med at få adgang til offshore-support fra teams i Filippinerne og Sydafrika. Outsourcingtjenesterne omfatter blandt andet kundeservice, dataindtastning, grafisk design, webudvikling og softwareudvikling, så virksomheder får fleksibel støtte til den daglige drift og vækst. VirtualStaff365s rekrutteringskontekst spænder over kundeservice, administration, kreativt arbejde og teknisk levering inden for en B2B-bemandingsmodel.
Specialist i drift og kundekoordinering – fjernarbejde fra Filippinerne
Koordiner kundekommunikation, CRM-administration, betalinger, arrangementer og medlemsstøtte for en konsulentvirksomhed inden for tandpleje og sundhedscoaching. Hjælp med at holde den daglige drift organiseret og understøt kundeservice og forretningsvækst.
Beskrivelse
- Besvar beskeder fra kunder, medlemmer og leads på WhatsApp inden for fire arbejdstimer
- Gennemgå den fælles administrative indbakke, og tag passende handling, videresend beskeder eller markér problemer
- Forbered professionelle e-mails, og send godkendte WhatsApp-skabeloner til invitationer og påmindelser om arrangementer
- Notér detaljerede oplysninger efter hver kundesamtale og session
- Opdatér, mærk, tilføj og segmentér kontakter for at holde CRM-data korrekte
- Vedligehold aktuelle salgs- og kundepipelineoplysninger
- Administrér adgang til medlemsportalen, og udarbejd rapporter over kontakthistorik efter behov
- Udarbejd leadbriefinger før salgssessioner
- Opret betalingslinks, udsted fakturaer, og behandl skattebilag
- Send betalingspåmindelser, og følg op på udestående beløb
- Afstem ugentlige betalinger med CRM-oplysningerne, og identificér afvigelser
- Organisér kvartalsvise kreditkortudtog, og udarbejd ugentlige økonomiske oversigter
- Onboard nye coachingmedlemmer gennem velkomstkommunikation, kontraktopfølgning, spørgeskemaer og opsætning af portalen
- Planlæg individuelle sessioner, send påmindelser, og distribuer opsummeringer efter sessioner via Zoom eller Fathom
- Registrér tilmeldinger til arrangementer og deltagelse i Google Sheets
- Del information før arrangementer, oplysninger om lokaler, certifikater, feedbackformularer og opfølgende takkemeldinger
- Koordiner sponsoroplysninger, og hold overblik over digitale indstik til arbejdsbøger
- Udarbejd daglige briefinger om videoindhold til redaktøren med støtte fra AI-værktøjer til udkast
- Planlæg indhold til sociale medier, og administrér indholdskalenderen
- Omdan tilbagevendende arbejdsopgaver til klare SOP'er trin for trin
- Udarbejd rapporter ved arbejdsdagens slutning om udført arbejde, udestående opgaver og beslutninger, der kræver input
Krav
- Mindst to års erfaring med virtuel assistance, administration eller kundekoordinering
- Stærke skriftlige og mundtlige engelskkundskaber samt evne til selvstændigt at formulere klar, varm og professionel kommunikation
- Praktisk CRM-erfaring med GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot eller en tilsvarende platform
- Avanceret arbejdskendskab til Google Workspace, herunder Gmail, Drive, Sheets og Forms
- Regelmæssig professionel brug af generative AI-værktøjer som Claude eller ChatGPT
- Meget struktureret og detaljeorienteret ved håndtering af deadlines, betalinger og fortrolige oplysninger
- God dømmekraft i forhold til, hvornår du skal handle selvstændigt, og hvornår et problem skal eskaleres
- Erfaring fra eller professionel baggrund inden for sundhed, klinisk arbejde eller coaching
- Forståelse for australsk forretningspraksis og arbejdskultur
- Grundlæggende erfaring med procesautomatisering ved hjælp af værktøjer som Zapier
- Kendskab til designværktøjer som Canva
Fordele
- Fast hjemmearbejdsordning
- Arbejdstid på daghold tilpasset australsk østkysttid i normal arbejdstid
- Fuldtidsansættelse
- HMO-dækning for medarbejdere
- Årlig ferie
- 13. månedsløn
- Lovpligtige personalegoder