VirtualStaff365 adalah perusahaan penyedia tenaga kerja virtual dan teknologi SDM yang berbasis di Melbourne. Perusahaan ini membantu bisnis Australia mendapatkan dukungan jarak jauh dari tim di Filipina dan Afrika Selatan. Layanan alih dayanya mencakup fungsi seperti layanan pelanggan, entri data, desain grafis, pengembangan web, dan pengembangan perangkat lunak, sehingga bisnis memperoleh dukungan fleksibel untuk operasional sehari-hari dan pertumbuhan. Lingkup perekrutan VirtualStaff365 mencakup layanan klien, administrasi, pekerjaan kreatif, dan pelaksanaan teknis dalam model penyediaan tenaga kerja B2B.
Spesialis Operasi dan Koordinasi Klien - Jarak Jauh dari Filipina
Mengoordinasikan komunikasi klien, administrasi CRM, pembayaran, acara, dan dukungan anggota untuk konsultan pelatihan kedokteran gigi dan layanan kesehatan. Membantu menjaga operasional harian tetap teratur sekaligus mendukung layanan klien dan pertumbuhan bisnis.
Deskripsi
- Menanggapi pesan klien, anggota, dan prospek di WhatsApp dalam waktu empat jam kerja
- Meninjau kotak masuk administrasi bersama dan mengambil tindakan yang sesuai, meneruskan pesan, atau menandai masalah
- Menyiapkan email profesional dan mengirim templat WhatsApp yang telah disetujui untuk undangan serta pengingat acara
- Mencatat detail setelah setiap panggilan dan sesi klien
- Memperbarui, memberi tag, menambahkan, dan mengelompokkan kontak agar data CRM tetap akurat
- Memelihara catatan penjualan dan pipeline klien yang terkini
- Mengelola akses portal anggota dan menyediakan laporan riwayat kontak saat diminta
- Menyusun ringkasan prospek sebelum sesi penjualan
- Membuat tautan pembayaran, menerbitkan faktur, dan memproses tanda terima pajak
- Mengirim pengingat pembayaran dan menindaklanjuti saldo yang belum dilunasi
- Mencocokkan pembayaran mingguan dengan catatan CRM dan mengidentifikasi perbedaan
- Mengatur laporan kartu kredit triwulanan dan membuat ringkasan keuangan mingguan
- Mendaftarkan anggota coaching baru melalui komunikasi sambutan, pelacakan kontrak, kuesioner, dan penyiapan portal
- Menjadwalkan sesi satu lawan satu, mengirim pengingat, dan membagikan ringkasan setelah sesi melalui Zoom atau Fathom
- Mencatat pendaftaran dan kehadiran acara di Google Sheets
- Membagikan informasi pr acara, detail tempat, sertifikat, formulir umpan balik, serta pesan terima kasih setelah acara
- Mengoordinasikan informasi sponsor dan mengawasi sisipan buku kerja digital
- Menyiapkan ringkasan konten video harian untuk editor dengan dukungan alat penyusunan berbasis AI
- Menjadwalkan konten media sosial dan mengelola kalender konten
- Mengubah tanggung jawab yang berulang menjadi SOP yang jelas dan bertahap
- Menyediakan laporan akhir hari yang mencakup pekerjaan selesai, tugas yang tertunda, dan keputusan yang memerlukan masukan
Persyaratan
- Setidaknya dua tahun pengalaman dalam bantuan virtual, administrasi, atau koordinasi klien
- Kemampuan bahasa Inggris tertulis dan lisan yang kuat, dengan kemampuan menghasilkan komunikasi yang jelas, ramah, dan profesional secara mandiri
- Pengalaman praktis menggunakan CRM seperti GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot, atau platform sejenis
- Pengetahuan kerja tingkat lanjut tentang Google Workspace, termasuk Gmail, Drive, Sheets, dan Forms
- Penggunaan profesional rutin alat AI generatif seperti Claude atau ChatGPT
- Sangat terorganisasi dan teliti dalam mengelola tenggat waktu, pembayaran, dan informasi rahasia
- Penilaian yang baik mengenai kapan harus bertindak mandiri dan kapan harus meneruskan masalah
- Pengalaman atau latar belakang profesional di bidang layanan kesehatan, klinis, atau coaching
- Memahami praktik bisnis dan budaya kerja Australia
- Pengalaman dasar dalam otomasi proses menggunakan alat seperti Zapier
- Familiar dengan alat desain seperti Canva
Tunjangan
- Pengaturan kerja permanen dari rumah
- Jadwal kerja shift siang yang mengikuti jam kerja bisnis Waktu Standar Australia Timur
- Pekerjaan penuh waktu
- Perlindungan HMO khusus staf
- Cuti tahunan
- Gaji bulan ke-13
- Tunjangan yang diwajibkan pemerintah