VirtualStaff365 on Melbourne'is tegutsev virtuaalse personaliteenuse ja personalijuhtimise tehnoloogia ettevõte, mis aitab Austraalia ettevõtetel kasutada Filipiinidel ja Lõuna-Aafrikas tegutsevate meeskondade pakutavat sisseostetud tuge. Selle allhanketeenused hõlmavad muu hulgas klienditeenindust, andmesisestust, graafilist disaini, veebiarendust ja tarkvaraarendust, pakkudes ettevõtetele paindlikku tuge igapäevatoiminguteks ja kasvuks. VirtualStaff365 tegevus värbamise valdkonnas hõlmab B2B-personaliteenuse mudelis klienditeenindust, haldust, loovtööd ja tehnilist teostust.
Operatsioonide ja kliendikoordineerimise spetsialist – kaugtöö Filipiinidelt
Koordineeri kliendisuhtlust, CRM-i haldust, makseid, üritusi ja liikmete tuge hambaravi- ja tervishoiuvaldkonna coachingu konsultatsiooniettevõttes. Aita hoida igapäevatöö korrastatuna ning toeta klienditeenindust ja ettevõtte kasvu.
Kirjeldus
- Vasta klientide, liikmete ja müügivihjete WhatsAppi sõnumitele nelja töötunni jooksul
- Vaata üle ühine halduse postkast ning tegutse asjakohaselt, edasta sõnumeid või märgi probleemid tähelepanu vajavaks
- Koosta professionaalseid e-kirju ja saada ürituste kutsete ning meeldetuletuste jaoks heakskiidetud WhatsAppi malle
- Salvesta pärast iga kliendikõnet ja -sessiooni üksikasjalikud märkmed
- Uuenda, märgista, lisa ja segmenteeri kontakte, et CRM-andmed oleksid täpsed
- Hoia müügi- ja kliendilehtri andmed ajakohasena
- Halda liikmete portaali juurdepääsu ning esita soovi korral kontaktajaloo aruandeid
- Koosta enne müügisessioone müügivihjete ülevaateid
- Loo makselinke, väljastada arveid ja töötle maksukviitungeid
- Saada maksemeeldetuletusi ja jälgi tasumata saldosid
- Võrdle nädalamakseid CRM-i andmetega ning tuvasta erinevused
- Korralda kvartali krediitkaardiväljavõtteid ja koosta iganädalasi finantsülevaateid
- Vii uued coaching'u liikmed sisse tervitussõnumite, lepingute jälgimise, küsimustike ja portaali seadistamise kaudu
- Planeeri üks-ühele sessioone, saada meeldetuletusi ning jaga pärast sessiooni koostatud kokkuvõtteid Zoomi või Fathomi kaudu
- Salvesta üritustele registreerumised ja osalemised Google Sheetsi
- Jaga ürituse-eelset infot, toimumiskoha üksikasju, sertifikaate, tagasisidevorme ja järeltegevuse tänusõnumeid
- Koordineeri sponsoriteavet ja jälgi digitaalsete töövihikute lisasid
- Koosta toimetajale iga päev video sisuülevaateid, kasutades AI-põhiste koostamistööriistade tuge
- Ajasta sotsiaalmeedia sisu ja halda sisukalendrit
- Muuda korduvad tööülesanded selgeteks samm-sammulisteks standardtööjuhenditeks
- Esita päeva lõpus aruanded tehtud tööst, pooleliolevatest ülesannetest ja sisendit vajavatest otsustest
Nõuded
- Vähemalt kaheaastane kogemus virtuaalassistendi, halduse või kliendikoordineerimise valdkonnas
- Väga hea inglise keele kirjalik ja suuline oskus ning võime koostada iseseisvalt selget, sooja ja professionaalset suhtlust
- Praktiline CRM-i kasutamise kogemus GoHighLeveli, Tekmatixi, HubSpoti või võrreldava platvormiga
- Google Workspace'i, sealhulgas Gmaili, Drive'i, Sheetsi ja Formsi, edasijõudnud kasutusoskus
- Generatiivse AI tööriistade, näiteks Claude'i või ChatGPT, regulaarne tööalane kasutamine
- Väga hea organiseeritus ja detailitäpsus tähtaegade, maksete ja konfidentsiaalse teabe haldamisel
- Hea otsustusvõime, millal tegutseda iseseisvalt ja millal probleem eskaleerida
- Kogemus või töökogemus tervishoiu-, kliinilises või coaching'u keskkonnas
- Austraalia äritavade ja töökultuuri mõistmine
- Algteadmised protsesside automatiseerimisest selliste tööriistadega nagu Zapier
- Disainitööriistade, näiteks Canva, tundmine
Hüved
- Püsiv kodust töötamise võimalus
- Päevane töögraafik, mis järgib Austraalia idaosa standardaja äriaega
- Täistööaeg
- Ainult töötajatele mõeldud HMO-ravikindlustus
- Põhipuhkus
- 13. kuu palk
- Seadusega ette nähtud hüvitised