A VirtualStaff365 egy melbourne-i székhelyű virtuális munkaerő-közvetítő és HR-technológiai vállalat, amely segít az ausztrál vállalkozásoknak a Fülöp-szigeteken és Dél-Afrikában működő csapatok távoli támogatásának igénybevételében. Kiszervezési szolgáltatásai többek között az ügyfélszolgálatot, az adatbevitelt, a grafikai tervezést, a webfejlesztést és a szoftverfejlesztést foglalják magukban, így rugalmas támogatást nyújtanak a mindennapi működéshez és a növekedéshez. A VirtualStaff365 toborzási területei a B2B munkaerő-szolgáltatási modellen belül az ügyfélkezelést, az adminisztrációt, a kreatív munkát és a technikai feladatok teljesítését ölelik fel.
Operációs és ügyfélkoordinációs szakértő - Távmunka a Fülöp-szigeteken
Koordinálja az ügyfélkommunikációt, a CRM-adminisztrációt, a fizetéseket, a rendezvényeket és a tagok támogatását egy fogászati és egészségügyi coaching tanácsadó cégnél. Segít rendszerezetten tartani a napi működést, miközben támogatja az ügyfélkiszolgálást és az üzleti növekedést.
Leírás
- A WhatsAppon érkező ügyfél-, tag- és érdeklődői üzenetek megválaszolása négy munkaórán belül
- A közös adminisztratív postafiók áttekintése, a megfelelő intézkedés megtétele, az üzenetek továbbítása vagy a problémák jelzése
- Professzionális e-mailek előkészítése, valamint jóváhagyott WhatsApp-sablonok küldése rendezvénymeghívókhoz és emlékeztetőkhöz
- Részletes jegyzetek készítése minden ügyfélhívás és foglalkozás után
- A CRM-adatok pontosságának megőrzése érdekében a kapcsolatok frissítése, címkézése, hozzáadása és szegmentálása
- A naprakész értékesítési és ügyfélfolyamat-nyilvántartások vezetése
- A tagi portálhoz való hozzáférés kezelése, valamint kapcsolattörténeti jelentések biztosítása kérésre
- Érdeklődői tájékoztatók összeállítása az értékesítési alkalmak előtt
- Fizetési linkek létrehozása, számlák kiállítása és adónyugták feldolgozása
- Fizetési emlékeztetők küldése és a fennálló tartozások nyomon követése
- A heti fizetések egyeztetése a CRM-nyilvántartásokkal, valamint az eltérések azonosítása
- A negyedéves hitelkártya-kivonatok rendszerezése és heti pénzügyi összesítők készítése
- Az új coachingtagok bevezetése üdvözlő kommunikációval, szerződéskövetéssel, kérdőívekkel és a portál beállításával
- Az egyéni foglalkozások ütemezése, emlékeztetők küldése, valamint az alkalmak utáni összefoglalók megosztása Zoomon vagy Fathomon keresztül
- A rendezvényregisztrációk és a részvételi adatok rögzítése a Google Sheetsben
- A rendezvény előtti információk, helyszínadatok, tanúsítványok, visszajelző űrlapok és utólagos köszönőüzenetek megosztása
- A szponzori információk koordinálása és a digitális munkafüzet-betétek felügyelete
- Napi videótartalmi tájékoztatók készítése a szerkesztő számára AI-alapú szövegezési eszközök támogatásával
- A közösségi média tartalmainak ütemezése és a tartalomnaptár kezelése
- A visszatérő feladatok világos, lépésről lépésre követhető standard működési eljárásokká alakítása
- Nap végi jelentések készítése az elvégzett munkáról, a függőben lévő feladatokról és a döntést igénylő kérdésekről
Követelmények
- Legalább két év tapasztalat virtuális asszisztensi, adminisztratív vagy ügyfélkoordinációs munkakörben
- Erős írásbeli és szóbeli angol nyelvtudás, valamint világos, barátságos és professzionális kommunikációk önálló elkészítésének képessége
- Gyakorlati CRM-tapasztalat a GoHighLevel, a Tekmatix, a HubSpot vagy hasonló platform használatában
- A Google Workspace, ezen belül a Gmail, a Drive, a Sheets és a Forms haladó szintű ismerete
- A generatív AI-eszközök, például a Claude vagy a ChatGPT rendszeres professzionális használata
- Rendkívüli szervezettség és részletorientáltság határidők, fizetések és bizalmas információk kezelésekor
- Jó ítélőképesség annak megállapításához, mikor kell önállóan cselekedni, és mikor kell jelezni egy problémát
- Egészségügyi, klinikai vagy coachingkörnyezetben szerzett tapasztalat vagy szakmai háttér
- Az ausztrál üzleti gyakorlat és munkahelyi kultúra ismerete
- Alapvető folyamatautomatizálási tapasztalat olyan eszközökkel, mint a Zapier
- A Canvához hasonló tervezőeszközök ismerete
Juttatások
- Állandó otthoni munkavégzés
- Az ausztrál keleti standard idő szerinti munkaidőhöz igazodó nappali műszak
- Teljes munkaidős foglalkoztatás
- Kizárólag a munkatársak számára biztosított HMO-fedezet
- Éves szabadság
- 13. havi fizetés
- Jogszabályban előírt juttatások