VirtualStaff365 är ett företag inom virtuell bemanning och HR-teknik baserat i Melbourne som hjälper australiska företag att få tillgång till offshore-support från team i Filippinerna och Sydafrika. Outsourcingtjänsterna omfattar bland annat kundservice, dataregistrering, grafisk design, webbutveckling och programvaruutveckling, vilket ger företag flexibelt stöd i den dagliga verksamheten och vid tillväxt. VirtualStaff365s rekryteringskontext omfattar kundservice, administration, kreativt arbete och teknisk leverans inom en B2B-modell för bemanning.
Specialist inom drift och kundsamordning – distansarbete från Filippinerna
Samordna kundkommunikation, CRM-administration, betalningar, evenemang och medlemsstöd för ett konsultföretag inom tandvård och hälsocoaching. Hjälp till att hålla den dagliga verksamheten organiserad och bidra till bättre kundservice och affärstillväxt.
Beskrivning
- Besvara meddelanden från kunder, medlemmar och leads på WhatsApp inom fyra arbetstimmar
- Gå igenom den gemensamma administrativa inkorgen och vidta lämpliga åtgärder, vidarebefordra meddelanden eller flagga problem
- Förbered professionella e-postmeddelanden och skicka godkända WhatsApp-mallar för evenemangsinbjudningar och påminnelser
- Dokumentera detaljerade anteckningar efter varje kundsamtal och session
- Uppdatera, tagga, lägga till och segmentera kontakter för att hålla CRM-datan korrekt
- Håll aktuella register över försäljning och kundpipeline
- Administrera åtkomst till medlemsportalen och ta fram rapporter över kontakthistorik vid behov
- Sammanställ leadunderlag inför säljsessioner
- Skapa betalningslänkar, utfärda fakturor och hantera skattekvitton
- Skicka betalningspåminnelser och följ upp utestående saldon
- Stäm av veckovisa betalningar mot CRM-uppgifterna och identifiera avvikelser
- Organisera kvartalsvisa kreditkortsutdrag och ta fram veckovisa ekonomiska sammanfattningar
- Introducera nya coachingmedlemmar genom välkomstkommunikation, avtalsuppföljning, frågeformulär och portalinställning
- Boka individuella sessioner, skicka påminnelser och distribuera sammanfattningar efter sessionerna via Zoom eller Fathom
- Registrera evenemangsanmälningar och närvaro i Google Sheets
- Dela information inför evenemang, lokaluppgifter, certifikat, feedbackformulär och uppföljande tackmeddelanden
- Samordna sponsorinformation och ha översikt över digitala arbetsbokstillägg
- Förbered dagliga videoinnehållsunderlag åt redaktören med stöd av AI-baserade verktyg för utkast
- Schemalägg innehåll i sociala medier och hantera innehållskalendern
- Omvandla återkommande arbetsuppgifter till tydliga SOP:er steg för steg
- Tillhandahåll rapporter vid arbetsdagens slut med genomfört arbete, kvarstående uppgifter och beslut som kräver återkoppling
Krav
- Minst två års erfarenhet av virtuell assistans, administration eller kundsamordning
- Mycket god skriftlig och muntlig engelska samt förmåga att självständigt formulera tydlig, varm och professionell kommunikation
- Praktisk erfarenhet av CRM-system som GoHighLevel, Tekmatix, HubSpot eller en jämförbar plattform
- Avancerade kunskaper i Google Workspace, inklusive Gmail, Drive, Sheets och Forms
- Regelbunden professionell användning av generativa AI-verktyg som Claude eller ChatGPT
- Mycket god organisationsförmåga och noggrannhet vid hantering av tidsfrister, betalningar och konfidentiell information
- Gott omdöme kring när du ska agera självständigt och när ett ärende ska eskaleras
- Erfarenhet av eller yrkesbakgrund inom vård, klinisk verksamhet eller coaching
- Förståelse för australiska affärsmetoder och arbetsplatskultur
- Grundläggande erfarenhet av processautomation med verktyg som Zapier
- Bekantskap med designverktyg som Canva
Förmåner
- Fast arbete hemifrån
- Arbetstid på dagtid anpassad efter australiska östkustens normala kontorstider
- Heltidsanställning
- HMO-försäkring för personal
- Årlig semesterledighet
- 13:e månadslön
- Lagstadgade förmåner