Contactica je digitalna marketinška agencija s celovito ponudbo storitev, ki deluje v San Juanu v Portoriku in Medellínu v Kolumbiji. Njena ekipa razvija in izvaja trženjske rešitve na različnih področjih digitalnega marketinga ter podpira stranke in partnerje pri oblikovanju strategij in njihovem uresničevanju. Podjetje poudarja kulturno usmerjen pristop in združuje raznoliko ekipo za ustvarjanje praktičnih in učinkovitih kampanj za različne ciljne skupine in poslovne potrebe.
Izvršni koordinator direktorja (delo na daljavo, Mehika)
Podpora direktorju podjetja Contactica pri osebni administraciji, poslovnem usklajevanju, potovanjih in pravnih zadevah. Contactica je tehnološko in kreativno podjetje, ki deluje na področju bančništva, zavarovalništva in pakiranih potrošniških izdelkov.
Opis
- Skrb za osebni koledar direktorja, sestanke, opomnike in dnevni urnik
- Organizacija zasebnih in službenih potovanj, vključno z leti, nastanitvijo, prevozom in posodobitvami načrta poti
- Upravljanje osebne administracije, kot so plačila, podaljšanja, nakupi, dokumentacija in nadaljnje ukrepanje
- Usklajevanje s ponudniki storitev, dobavitelji, finančnimi institucijami, odvetniki, pravnimi svetovalci, notarji in drugimi zunanjimi organizacijami
- Urejanje rezervacij, daril, družabnih obveznosti in osebne logistike
- Upravljanje direktorjevega poklicnega koledarja, sestankov, obveznosti in zaščitenega strateškega časa
- Organizacija notranjih in zunanjih sestankov, vključno z razporejanjem, potrditvami, pripravo in nadaljnjim ukrepanjem
- Spremljanje nalog, rokov, obveznosti, čakajočih odločitev, pogodbenih obveznosti, datumov podaljšanj in drugih ključnih datumov
- Priprava izvršnih povzetkov, zapiskov s sestankov, korespondence, dokumentov in administrativnih gradiv
- Pomoč pri izbranih operativnih in poslovnih pobudah, ki zahtevajo usklajevanje in izvedbo
- Delovanje kot zaupanja vredna povezava med direktorjem, notranjimi ekipami, zunanjimi partnerji, strokovnimi svetovalci in pravnimi zastopniki
- Zagotavljanje administrativne pomoči pri pravnih zadevah ter usklajevanje dokumentacije, podpisov, notarskih overitev, potrdil in povezanih formalnosti
- Vodenje natančnih evidenc pravnih dokumentov in zaupnih informacij
- Določanje prednostnih nalog, opozarjanje na pomembne težave, predvidevanje problemov in reševanje nujnih zadev
- Vzpostavljanje zanesljivih sistemov za organizacijo, spremljanje, opomnike in izvedbo
- Prevzemanje odgovornosti za dodeljene naloge ter izboljševanje procesov, ki zmanjšujejo administrativno obremenitev direktorja
Zahteve
- Izkušnje s podporo direktorju, ustanovitelju, višjemu vodilnemu delavcu ali drugemu visokemu strokovnjaku kot izvršni asistent, osebni asistent ali izvršni koordinator
- Dokazana sposobnost hkratnega upravljanja osebnih in poklicnih odgovornosti
- Odlična organiziranost, načrtovanje in dosledno izpeljevanje nalog
- Dobro poznavanje administrativnih postopkov in ravnanja z zaupnimi dokumenti
- Delovno poznavanje pravne terminologije, pogodb ter pravnih ali regulativnih postopkov
- Sposobnost učinkovitega sodelovanja z odvetniki, strokovnimi svetovalci, dobavitelji in zunanjimi organizacijami
- Odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti
- Izrazit občutek za podrobnosti, dobra presoja in sposobnost predvidevanja potreb
- Diskretnost, zrelost, integriteta in zanesljivost pri obravnavi občutljivih zadev
- Sposobnost samostojnega dela, reševanja problemov in hitrega prilagajanja v hitro spreminjajočem se okolju
- Znanje uporabe digitalnih koledarjev, preglednic, sistemov za upravljanje dokumentov in komunikacijskih orodij
- Akademska izobrazba ali strokovno usposabljanje s področja prava, pravnih študij, poslovne administracije ali sorodne discipline
- Izkušnje kot pravni asistent, pravni administrativni koordinator, izvršni asistent v pravnem okolju ali na primerljivem delovnem mestu
- Izkušnje z upravljanjem pogodb, pravnih evidenc, dokumentacije o skladnosti in usklajevanjem z zunanjimi pravnimi svetovalci
- Poznavanje poslovnih in osebnih administrativnih postopkov
- Izkušnje pri pomoči višjim vodilnim delavcem pri mednarodnih poslovnih ali osebnih zadevah
- Odlično pisno in ustno znanje angleščine in španščine
- Izkušnje z obravnavo zelo zaupnih finančnih, poslovnih ali pravnih informacij
Ugodnosti
- Delo poteka pretežno na daljavo
- Hitro spreminjajoče se okolje, osredotočeno na inovativno delo