Contactica est une agence de marketing numérique offrant un service complet, avec des activités à San Juan, à Porto Rico, et à Medellín, en Colombie. Son équipe conçoit et met en œuvre des solutions marketing couvrant diverses compétences numériques, en accompagnant ses clients et partenaires dans leur stratégie et leur exécution. L’entreprise privilégie une approche axée sur la culture et réunit une équipe diversifiée afin de créer des campagnes pratiques et efficaces pour différents publics et besoins commerciaux.
Coordinateur exécutif du CEO (Télétravail, Mexique)
Soutenir le CEO de Contactica dans l’administration personnelle, la coordination des activités, les déplacements et les questions juridiques. Contactica est une entreprise de technologie et de créativité au service des secteurs bancaire, de l’assurance et des biens de consommation emballés.
Description
- Superviser le calendrier personnel, les rendez-vous, les rappels et l’emploi du temps quotidien du CEO
- Organiser les déplacements personnels et professionnels, notamment les vols, l’hébergement, le transport et les mises à jour de l’itinéraire
- Gérer l’administration personnelle, notamment les paiements, les renouvellements, les achats, la documentation et le suivi
- Coordonner les échanges avec les prestataires de services, les fournisseurs, les établissements financiers, les avocats, les conseillers juridiques, les notaires et d’autres organisations externes
- Gérer les réservations, les cadeaux, les engagements sociaux et la logistique personnelle
- Gérer le calendrier professionnel, les réunions, les engagements et le temps stratégique protégé du CEO
- Organiser les réunions internes et externes, notamment la planification, les confirmations, la préparation et le suivi
- Suivre les actions à mener, les échéances, les engagements, les décisions en attente, les obligations contractuelles, les dates de renouvellement et les autres dates clés
- Rédiger des synthèses exécutives, des comptes rendus de réunions, de la correspondance, des documents et des supports administratifs
- Contribuer à certaines initiatives opérationnelles et commerciales nécessitant coordination et exécution
- Servir d’interlocuteur de confiance entre le CEO, les équipes internes, les partenaires externes, les conseillers professionnels et les conseils juridiques
- Fournir une assistance administrative dans les affaires juridiques et coordonner la documentation, les signatures, les certifications notariales et autres formalités connexes
- Tenir des registres précis des documents juridiques et des informations confidentielles
- Définir les priorités, faire remonter les sujets importants, anticiper les problèmes et résoudre les questions urgentes
- Mettre en place des systèmes fiables d’organisation, de suivi, de rappels et d’exécution
- Assumer les responsabilités confiées et améliorer les processus afin de réduire la charge administrative du CEO
Exigences
- Expérience auprès d’un CEO, d’un fondateur, d’un cadre dirigeant ou d’un autre professionnel de haut niveau en tant qu’assistant exécutif, assistant personnel ou coordinateur exécutif
- Capacité démontrée à gérer simultanément des responsabilités personnelles et professionnelles
- Excellentes capacités d’organisation, de planification et de suivi
- Solide connaissance des processus administratifs et de la gestion de documents confidentiels
- Bonne familiarité avec la terminologie juridique, les contrats et les procédures juridiques ou réglementaires
- Capacité à collaborer efficacement avec des avocats, des conseillers professionnels, des fournisseurs et des organisations externes
- Excellente communication écrite et orale
- Grande attention aux détails, bon jugement et capacité à anticiper les besoins
- Discrétion, maturité, intégrité et fiabilité dans le traitement de sujets sensibles
- Capacité à travailler de manière autonome, à résoudre les problèmes et à s’adapter rapidement dans un environnement dynamique
- Maîtrise des calendriers numériques, des feuilles de calcul, des systèmes de gestion documentaire et des outils de communication
- Études universitaires ou formation professionnelle en droit, études juridiques, administration des entreprises ou discipline connexe
- Expérience en tant qu’assistant juridique, coordinateur administratif juridique, assistant exécutif dans un environnement juridique ou dans un poste comparable
- Expérience dans la gestion de contrats, de dossiers juridiques, de documents de conformité et dans la coordination avec des conseils externes
- Familiarité avec les procédures administratives d’entreprise et personnelles
- Expérience de l’assistance à des cadres dirigeants pour des questions professionnelles ou personnelles internationales
- Excellente maîtrise écrite et orale de l’anglais et de l’espagnol
- Expérience dans la gestion d’informations financières, d’entreprise ou juridiques hautement confidentielles
Avantages
- Mode de travail principalement à distance
- Environnement dynamique axé sur un travail innovant