Contactica là một đại lý tiếp thị kỹ thuật số cung cấp đầy đủ dịch vụ, hoạt động tại San Juan, Puerto Rico và Medellín, Colombia. Đội ngũ của công ty phát triển và triển khai các giải pháp tiếp thị trên nhiều năng lực kỹ thuật số, hỗ trợ khách hàng và đối tác về cả chiến lược lẫn thực thi. Công ty đề cao cách tiếp cận dựa trên văn hóa và quy tụ một đội ngũ đa dạng để tạo ra các chiến dịch thiết thực, hiệu quả cho nhiều nhóm đối tượng và nhu cầu kinh doanh khác nhau.
Điều phối viên điều hành hỗ trợ Tổng giám đốc (Làm việc từ xa, Mexico)
Hỗ trợ Tổng giám đốc Contactica trong công việc hành chính cá nhân, điều phối kinh doanh, công tác và các vấn đề pháp lý. Contactica là công ty công nghệ và sáng tạo phục vụ lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm và hàng tiêu dùng đóng gói.
Mô tả
- Giám sát lịch cá nhân, các cuộc hẹn, lời nhắc và lịch trình hằng ngày của Tổng giám đốc
- Sắp xếp các chuyến đi cá nhân và công tác, bao gồm chuyến bay, chỗ ở, phương tiện di chuyển và cập nhật hành trình
- Quản lý công việc hành chính cá nhân như thanh toán, gia hạn, mua sắm, giấy tờ và theo dõi công việc
- Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ, đối tác, tổ chức tài chính, luật sư, cố vấn pháp lý, công chứng viên và các tổ chức bên ngoài khác
- Xử lý việc đặt chỗ, quà tặng, các hoạt động xã hội và công việc hậu cần cá nhân
- Quản lý lịch làm việc chuyên môn, cuộc họp, cam kết và thời gian chiến lược được bảo vệ của Tổng giám đốc
- Tổ chức các cuộc họp nội bộ và bên ngoài, bao gồm lên lịch, xác nhận, chuẩn bị và theo dõi sau cuộc họp
- Theo dõi các đầu việc, thời hạn, cam kết, quyết định đang chờ xử lý, nghĩa vụ hợp đồng, ngày gia hạn và các mốc thời gian quan trọng khác
- Soạn thảo bản tóm tắt điều hành, ghi chú cuộc họp, thư từ, tài liệu và các tài liệu hành chính
- Hỗ trợ một số sáng kiến vận hành và kinh doanh cần điều phối và triển khai
- Đóng vai trò đầu mối đáng tin cậy giữa Tổng giám đốc, các nhóm nội bộ, đối tác bên ngoài, cố vấn chuyên môn và cố vấn pháp lý
- Hỗ trợ hành chính cho các vấn đề pháp lý và điều phối giấy tờ, chữ ký, công chứng, chứng nhận và các thủ tục liên quan
- Lưu trữ chính xác hồ sơ tài liệu pháp lý và thông tin bảo mật
- Xác định ưu tiên, báo cáo các vấn đề quan trọng, dự đoán rủi ro và giải quyết các vấn đề khẩn cấp
- Xây dựng các hệ thống đáng tin cậy để tổ chức công việc, theo dõi, nhắc nhở và triển khai
- Chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được giao và cải thiện quy trình nhằm giảm khối lượng công việc hành chính của Tổng giám đốc
Yêu cầu
- Có kinh nghiệm hỗ trợ Tổng giám đốc, nhà sáng lập, lãnh đạo cấp cao hoặc chuyên gia cấp cao khác với vai trò trợ lý điều hành, trợ lý cá nhân hoặc điều phối viên điều hành
- Có khả năng đã được chứng minh trong việc đồng thời quản lý các trách nhiệm cá nhân và chuyên môn
- Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và theo sát công việc xuất sắc
- Có kiến thức vững về quy trình hành chính và xử lý tài liệu bảo mật
- Có hiểu biết thực tế về thuật ngữ pháp lý, hợp đồng và các thủ tục pháp lý hoặc quy định
- Có khả năng phối hợp hiệu quả với luật sư, cố vấn chuyên môn, nhà cung cấp và các tổ chức bên ngoài
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc
- Chú ý cao đến chi tiết, phán đoán tốt và khả năng dự đoán nhu cầu
- Thận trọng, chín chắn, chính trực và đáng tin cậy khi xử lý các vấn đề nhạy cảm
- Có khả năng làm việc độc lập, giải quyết vấn đề và thích ứng nhanh trong môi trường năng động
- Thành thạo lịch kỹ thuật số, bảng tính, hệ thống quản lý tài liệu và các công cụ giao tiếp
- Đã học hoặc được đào tạo chuyên môn về Luật, Nghiên cứu pháp lý, Quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan
- Có kinh nghiệm làm Trợ lý pháp lý, Điều phối viên hành chính pháp lý, Trợ lý điều hành trong môi trường pháp lý hoặc vai trò tương đương
- Có kinh nghiệm quản lý hợp đồng, hồ sơ pháp lý, tài liệu tuân thủ và phối hợp với luật sư bên ngoài
- Quen thuộc với các thủ tục hành chính doanh nghiệp và cá nhân
- Có kinh nghiệm hỗ trợ lãnh đạo cấp cao trong các vấn đề kinh doanh hoặc cá nhân quốc tế
- Tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha viết và nói tốt
- Có kinh nghiệm xử lý thông tin tài chính, doanh nghiệp hoặc pháp lý có tính bảo mật cao
Phúc lợi
- Mô hình làm việc chủ yếu từ xa
- Môi trường năng động, tập trung vào công việc đổi mới