Contactica er et fullservicebureau inden for digital markedsføring med aktiviteter i San Juan i Puerto Rico og Medellín i Colombia. Teamet udvikler og leverer marketingløsninger inden for en bred vifte af digitale kompetencer og hjælper kunder og partnere med strategi og eksekvering. Virksomheden lægger vægt på en kulturelt drevet tilgang og samler et mangfoldigt team for at skabe praktiske og effektive kampagner til forskellige målgrupper og forretningsbehov.
Executivekoordinator for CEO'en (fjernarbejde, Mexico)
Støt Contacticas CEO med personlig administration, virksomhedskoordinering, rejser og juridiske forhold. Contactica er en teknologi- og kreativ virksomhed, der betjener bank-, forsikrings- og forbrugsvaresektorerne.
Beskrivelse
- Varetage CEO'ens personlige kalender, aftaler, påmindelser og daglige program
- Planlægge private rejser og forretningsrejser, herunder fly, indkvartering, transport og opdateringer af rejseplaner
- Håndtere personlig administration såsom betalinger, fornyelser, indkøb, dokumentation og opfølgning
- Koordinere med serviceudbydere, leverandører, finansielle institutioner, advokater, juridiske rådgivere, notarer og andre eksterne organisationer
- Håndtere reservationer, gaver, sociale arrangementer og personlig logistik
- Håndtere CEO'ens professionelle kalender, møder, forpligtelser og beskyttet strategisk tid
- Organisere interne og eksterne møder, herunder planlægning, bekræftelser, forberedelse og opfølgning
- Overvåge handlingspunkter, deadlines, forpligtelser, afventende beslutninger, kontraktlige forpligtelser, fornyelsesdatoer og andre vigtige datoer
- Udarbejde ledelsesresuméer, mødereferater, korrespondance, dokumenter og administrativt materiale
- Bistå med udvalgte drifts- og forretningsinitiativer, der kræver koordinering og gennemførelse
- Være en betroet forbindelse mellem CEO'en, interne teams, eksterne partnere, professionelle rådgivere og juridiske rådgivere
- Yde administrativ bistand i juridiske forhold og koordinere dokumentation, underskrifter, notarbekræftelser, certificeringer og relaterede formaliteter
- Føre nøjagtige registre over juridiske dokumenter og fortrolige oplysninger
- Fastlægge prioriteter, eskalere vigtige problemer, forudse udfordringer og løse hastesager
- Opbygge pålidelige systemer til organisering, opfølgning, påmindelser og gennemførelse
- Have ansvar for tildelte opgaver og forbedre processer, der reducerer CEO'ens administrative arbejdsbyrde
Krav
- Erfaring med at støtte en CEO, grundlægger, seniorleder eller anden ledende fagperson som executive assistant, personlig assistent eller executivekoordinator
- Dokumenteret evne til at håndtere personlige og professionelle ansvarsområder samtidigt
- Fremragende organisatoriske evner, planlægning og opfølgning
- Solidt kendskab til administrative processer og håndtering af fortrolige dokumenter
- Praktisk kendskab til juridisk terminologi, kontrakter og juridiske eller regulatoriske procedurer
- Evne til at samarbejde effektivt med advokater, professionelle rådgivere, leverandører og eksterne organisationer
- Fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner
- Stor sans for detaljer, sund dømmekraft og evne til at forudse behov
- Diskretion, modenhed, integritet og pålidelighed ved håndtering af følsomme forhold
- Evne til at arbejde selvstændigt, løse problemer og hurtigt tilpasse sig i et miljø med højt tempo
- Fortrolighed med digitale kalendere, regneark, dokumenthåndteringssystemer og kommunikationsværktøjer
- Akademiske studier eller erhvervsuddannelse inden for jura, juridiske studier, virksomhedsadministration eller et beslægtet område
- Erfaring som juridisk assistent, juridisk administrativ koordinator, executive assistant i en juridisk sammenhæng eller i en sammenlignelig rolle
- Erfaring med håndtering af kontrakter, juridiske registre, compliance-dokumentation og koordinering med eksterne juridiske rådgivere
- Kendskab til virksomhedsrelaterede og personlige administrative procedurer
- Erfaring med at bistå ledende chefer med internationale forretningsmæssige eller personlige forhold
- Stærke skriftlige og mundtlige engelskkundskaber samt spanskkundskaber
- Erfaring med håndtering af meget fortrolige finansielle, virksomhedsrelaterede eller juridiske oplysninger
Fordele
- Arbejdet foregår primært på afstand
- Hurtigt arbejdsmiljø med fokus på innovativt arbejde