Contactica یک آژانس بازاریابی دیجیتال تمام‌خدمات است که در سن‌خوان، پورتوریکو و مدلین، کلمبیا فعالیت می‌کند. تیم این شرکت در طیف گسترده‌ای از توانمندی‌های دیجیتال، راهکارهای بازاریابی را توسعه می‌دهد و ارائه می‌کند و با تمرکز بر راهبرد و اجرا از مشتریان و شرکای خود پشتیبانی می‌کند. این شرکت بر رویکردی مبتنی بر فرهنگ تأکید دارد و تیمی متنوع را گرد هم می‌آورد تا برای مخاطبان و نیازهای مختلف کسب‌وکار، کمپین‌هایی عملی و مؤثر ایجاد کند.
هماهنگ‌کننده اجرایی مدیرعامل (دورکاری، مکزیک)
در امور اداری شخصی، هماهنگی کسب‌وکار، سفر و مسائل حقوقی از مدیرعامل Contactica پشتیبانی کنید. Contactica یک شرکت فناوری و خلاقیت است که به بخش‌های بانکداری، بیمه و کالاهای بسته‌بندی‌شده مصرفی خدمات ارائه می‌دهد.
توضیحات
- تقویم شخصی، قرارها، یادآوری‌ها و برنامه روزانه مدیرعامل را نظارت کنید
- سفرهای شخصی و کاری، از جمله پرواز، اقامت، حمل‌ونقل و به‌روزرسانی برنامه سفر را هماهنگ کنید
- امور اداری شخصی مانند پرداخت‌ها، تمدیدها، خریدها، اسناد و پیگیری‌ها را مدیریت کنید
- با ارائه‌دهندگان خدمات، فروشندگان، مؤسسات مالی، وکلا، مشاوران حقوقی، دفاتر اسناد رسمی و دیگر سازمان‌های بیرونی هماهنگ کنید
- رزروها، هدایا، برنامه‌های اجتماعی و امور لجستیکی شخصی را مدیریت کنید
- تقویم حرفه‌ای، جلسات، تعهدات و زمان اختصاص‌یافته به امور راهبردی مدیرعامل را مدیریت کنید
- جلسات داخلی و خارجی، از جمله زمان‌بندی، تأیید، آماده‌سازی و پیگیری را سازمان‌دهی کنید
- موارد اقدام، مهلت‌ها، تعهدات، تصمیم‌های در انتظار، الزامات قراردادی، تاریخ‌های تمدید و دیگر تاریخ‌های مهم را پیگیری کنید
- خلاصه‌های مدیریتی، یادداشت‌های جلسه، مکاتبات، اسناد و مطالب اداری را تهیه کنید
- در برخی ابتکارهای عملیاتی و کسب‌وکاری که به هماهنگی و اجرا نیاز دارند، همکاری کنید
- به‌عنوان رابطی مورد اعتماد میان مدیرعامل، تیم‌های داخلی، شرکای بیرونی، مشاوران حرفه‌ای و مشاوران حقوقی فعالیت کنید
- در امور حقوقی پشتیبانی اداری ارائه دهید و اسناد، امضاها، محضری‌سازی، گواهی‌ها و تشریفات مرتبط را هماهنگ کنید
- سوابق دقیق اسناد حقوقی و اطلاعات محرمانه را نگهداری کنید
- اولویت‌ها را تعیین کنید، مسائل مهم را مطرح کنید، مشکلات را پیش‌بینی کنید و امور فوری را حل‌وفصل کنید
- سیستم‌های قابل اتکایی برای سازمان‌دهی، پیگیری، یادآوری و اجرا ایجاد کنید
- مسئولیت‌های محول‌شده را بر عهده بگیرید و فرایندهایی را بهبود دهید که بار اداری مدیرعامل را کاهش می‌دهند
شرایط لازم
- تجربه پشتیبانی از مدیرعامل، بنیان‌گذار، مدیر ارشد یا دیگر متخصصان رده‌بالا در نقش دستیار اجرایی، دستیار شخصی یا هماهنگ‌کننده اجرایی
- توانایی اثبات‌شده در مدیریت هم‌زمان مسئولیت‌های شخصی و حرفه‌ای
- مهارت برجسته در سازمان‌دهی، برنامه‌ریزی و پیگیری تا حصول نتیجه
- دانش مناسب از فرایندهای اداری و کار با اسناد محرمانه
- آشنایی عملی با اصطلاحات حقوقی، قراردادها و فرایندهای حقوقی یا مقرراتی
- توانایی همکاری مؤثر با وکلا، مشاوران حرفه‌ای، فروشندگان و سازمان‌های بیرونی
- مهارت عالی در ارتباطات نوشتاری و شفاهی
- توجه زیاد به جزئیات، قضاوت درست و توانایی پیش‌بینی نیازها
- حفظ محرمانگی، بلوغ، درستکاری و قابل‌اعتماد بودن در رسیدگی به امور حساس
- توانایی کار مستقل، حل مسئله و سازگاری سریع در محیطی پرشتاب
- تسلط بر تقویم‌های دیجیتال، صفحه‌گسترده‌ها، سامانه‌های مدیریت اسناد و ابزارهای ارتباطی
- تحصیل دانشگاهی یا آموزش حرفه‌ای در حقوق، مطالعات حقوقی، مدیریت بازرگانی یا رشته‌ای مرتبط
- تجربه به‌عنوان دستیار حقوقی، هماهنگ‌کننده اداری حقوقی، دستیار اجرایی در محیط حقوقی یا نقشی مشابه
- تجربه در مدیریت قراردادها، سوابق حقوقی، اسناد انطباق و هماهنگی با مشاوران حقوقی بیرونی
- آشنایی با فرایندهای اداری شرکتی و شخصی
- تجربه کمک به مدیران ارشد در امور بین‌المللی کسب‌وکار یا امور شخصی
- مهارت قوی نوشتاری و گفتاری در زبان‌های انگلیسی و اسپانیایی
- تجربه کار با اطلاعات بسیار محرمانه مالی، شرکتی یا حقوقی
مزایا
- ترتیب کاری عمدتاً دورکار
- محیطی پرشتاب با تمرکز بر کار نوآورانه