CEO付きエグゼクティブコーディネーター（リモート、メキシコ）
ContacticaのCEOを支援し、個人事務、業務調整、出張、法務関連の業務を担当します。 Contacticaは、銀行、保険、消費財業界にサービスを提供するテクノロジーとクリエイティビティの会社です。
仕事内容
- CEOの個人カレンダー、予定、リマインダー、日々のスケジュールを管理する
- フライト、宿泊、交通、旅程の更新を含む個人および業務出張を手配する
- 支払い、更新、購入、書類、フォローアップなどの個人事務を管理する
- サービス提供会社、ベンダー、金融機関、弁護士、法律顧問、公証人、その他の外部組織と調整する
- 予約、贈答、社交予定、個人的な手配を管理する
- CEOの業務カレンダー、会議、約束事項、戦略的に確保された時間を管理する
- 日程調整、確認、準備、フォローアップを含む社内外の会議を手配する
- アクションアイテム、期限、約束事項、未決定事項、契約上の義務、更新日、その他の重要な日付を管理する
- 経営サマリー、会議メモ、通信文書、各種書類、事務資料を作成する
- 調整と実行を必要とする特定の業務・ビジネス施策を支援する
- CEO、社内チーム、外部パートナー、専門アドバイザー、法律顧問の間の信頼できる連絡役を務める
- 法務関連業務を事務面から支援し、書類、署名、公証、認証、その他の関連手続きを調整する
- 法的文書と機密情報を正確に記録・管理する
- 優先順位を設定し、重要事項をエスカレーションし、問題を予測して緊急事項を解決する
- 整理、フォローアップ、リマインダー、実行のための信頼性の高い仕組みを構築する
- 担当業務に責任を持ち、CEOの事務負担を軽減するプロセスを改善する
応募要件
- CEO、創業者、上級管理職、その他の上級専門職をエグゼクティブアシスタント、パーソナルアシスタント、エグゼクティブコーディネーターなどとして支援した経験
- 個人的な業務と職務上の責任を同時に管理できる実証済みの能力
- 優れた整理力、計画力、最後までやり遂げる力
- 事務処理と機密文書の取り扱いに関する確かな知識
- 法律用語、契約、法的または規制上の手続きに関する実務的な知識
- 弁護士、専門アドバイザー、ベンダー、外部組織と効果的に協働できる能力
- 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力
- 高い注意力、健全な判断力、ニーズを予測する能力
- 機密性の高い事項を扱う際の慎重さ、成熟さ、誠実さ、信頼性
- 自律的に働き、問題を解決し、変化の速い環境に迅速に適応できる能力
- デジタルカレンダー、スプレッドシート、文書管理システム、コミュニケーションツールの操作能力
- 法学、法律学、経営管理、または関連分野の学習経験または専門 training
- リーガルアシスタント、法務事務コーディネーター、法務分野のエグゼクティブアシスタント、または同等の職務経験
- 契約、法的記録、コンプライアンス文書の管理、および外部法律顧問との調整経験
- 法人および個人に関する事務手続きの知識
- 上級管理職の国際的な業務または個人的な案件を支援した経験
- 英語とスペイン語の優れた文章力および会話力
- 高度に機密性の高い財務、企業、または法務情報を扱った経験
福利厚生
- 主にリモートで勤務する形態
- 革新的な仕事に注力するスピード感のある環境