Ang Contactica ay isang full-service na ahensiya ng digital marketing na may operasyon sa San Juan, Puerto Rico, at Medellín, Colombia. Bumubuo at naghahatid ang koponan nito ng mga solusyon sa marketing sa iba’t ibang kakayahang digital, habang sinusuportahan ang mga kliyente at kasosyo sa estratehiya at pagpapatupad. Binibigyang-diin ng kumpanya ang isang pamamaraang nakaugat sa kultura at pinagsasama ang magkakaibang koponan upang lumikha ng praktikal at epektibong mga kampanya para sa iba’t ibang audience at pangangailangan ng negosyo.
Executive Coordinator para sa CEO (Remote, Mexico)
Suportahan ang CEO ng Contactica sa personal na administrasyon, koordinasyon ng negosyo, paglalakbay, at mga usaping legal. Ang Contactica ay isang kompanya ng teknolohiya at pagkamalikhain na naglilingkod sa pagbabangko, insurance, at mga produktong pangkonsumo na nakapakete.
Paglalarawan
- Pangasiwaan ang personal na kalendaryo, mga appointment, paalala, at pang-araw-araw na iskedyul ng CEO
- Ayusin ang personal at pangnegosyong paglalakbay, kabilang ang mga flight, tutuluyan, transportasyon, at mga update sa itinerary
- Pamahalaan ang personal na administrasyon gaya ng mga bayarin, renewal, pagbili, dokumentasyon, at follow-up
- Makipag-ugnayan sa mga service provider, vendor, institusyong pinansyal, abogado, legal adviser, notaryo, at iba pang panlabas na organisasyon
- Asikasuhin ang mga reservation, regalo, social engagement, at personal na logistics
- Pamahalaan ang propesyonal na kalendaryo, mga pulong, commitment, at protektadong estratehikong oras ng CEO
- Ayusin ang mga panloob at panlabas na pulong, kabilang ang pag-iiskedyul, kumpirmasyon, paghahanda, at follow-up
- Subaybayan ang mga action item, deadline, commitment, nakabinbing desisyon, obligasyong kontraktuwal, petsa ng renewal, at iba pang mahahalagang petsa
- Gumawa ng executive summary, tala ng pulong, korespondensiya, dokumento, at mga materyal na administratibo
- Tumulong sa mga piling inisyatibang operasyon at negosyo na nangangailangan ng koordinasyon at pagpapatupad
- Magsilbing mapagkakatiwalaang tagapamagitan sa CEO, mga panloob na team, panlabas na partner, propesyonal na adviser, at legal counsel
- Magbigay ng administratibong tulong sa mga usaping legal at makipag-ugnayan sa dokumentasyon, mga lagda, notarization, certification, at kaugnay na pormalidad
- Panatilihin ang tumpak na rekord ng mga legal na dokumento at kumpidensiyal na impormasyon
- Magtakda ng mga priyoridad, i-escalate ang mahahalagang isyu, asahan ang mga problema, at lutasin ang mga agarang usapin
- Bumuo ng maaasahang sistema para sa organisasyon, follow-up, mga paalala, at pagpapatupad
- Akuin ang mga itinalagang responsibilidad at pagbutihin ang mga prosesong nagpapababa sa administratibong gawain ng CEO
Mga Kinakailangan
- Karanasan sa pagsuporta sa isang CEO, founder, senior executive, o iba pang mataas na antas na propesyonal bilang executive assistant, personal assistant, o executive coordinator
- Napatunayang kakayahang pamahalaan nang sabay ang mga personal at propesyonal na responsibilidad
- Napakahusay na organisasyon, pagpaplano, at pagsubaybay hanggang makumpleto
- Matibay na kaalaman sa mga prosesong administratibo at paghawak ng kumpidensiyal na dokumento
- Praktikal na pamilyaridad sa legal na terminolohiya, kontrata, at mga legal o regulasyong pamamaraan
- Kakayahang makipagtulungan nang epektibo sa mga abogado, propesyonal na adviser, vendor, at panlabas na organisasyon
- Napakahusay na komunikasyong pasulat at pasalita
- Malakas na atensyon sa detalye, mahusay na pagpapasya, at kakayahang maagang matukoy ang mga pangangailangan
- Diskresyon, pagiging mature, integridad, at pagiging maaasahan sa paghawak ng sensitibong usapin
- Kakayahang magtrabaho nang independiyente, lumutas ng problema, at mabilis na umangkop sa mabilis na nagbabagong kapaligiran
- Kasanayan sa paggamit ng digital calendar, spreadsheet, document management system, at mga tool sa komunikasyon
- Akademikong pag-aaral o propesyonal na pagsasanay sa Batas, Legal Studies, Business Administration, o kaugnay na disiplina
- Karanasan bilang Legal Assistant, Legal Administrative Coordinator, Executive Assistant sa legal na kapaligiran, o katulad na tungkulin
- Karanasan sa pamamahala ng kontrata, legal na rekord, dokumentasyon ng pagsunod, at koordinasyon sa external counsel
- Pamilyaridad sa mga pamamaraang administratibo ng korporasyon at personal na administrasyon
- Karanasan sa pagtulong sa mga senior executive sa mga internasyonal na usaping pangnegosyo o personal
- Mahusay na nakasulat at pasalitang Ingles at Espanyol
- Karanasan sa paghawak ng lubhang kumpidensiyal na impormasyong pinansyal, pangkorporasyon, o legal
Mga Benepisyo
- Pangunahing remote ang kaayusan sa trabaho
- Mabilis na kapaligiran na nakatuon sa makabagong gawain