Contactica on täyden palvelun digitaalisen markkinoinnin toimisto, joka toimii San Juanissa Puerto Ricossa ja Medellínissä Kolumbiassa. Sen tiimi kehittää ja toteuttaa markkinointiratkaisuja monipuolisilla digitaalisen markkinoinnin osa-alueilla sekä tukee asiakkaita ja kumppaneita strategian ja toteutuksen suunnittelussa. Yritys korostaa kulttuurilähtöistä toimintatapaa ja kokoaa yhteen monimuotoisen tiimin, joka luo käytännöllisiä ja tehokkaita kampanjoita erilaisille kohderyhmille ja liiketoiminnan tarpeisiin.
Toimitusjohtajan johtokoordinaattori (etätyö, Meksiko)
Tuet Contactican toimitusjohtajaa henkilökohtaisessa hallinnossa, liiketoiminnan koordinoinnissa, matkoissa ja juridisissa asioissa. Contactica on teknologia- ja luovuusyritys, joka palvelee pankki-, vakuutus- ja kulutustavarateollisuutta.
Kuvaus
- Vastaat toimitusjohtajan henkilökohtaisesta kalenterista, tapaamisista, muistutuksista ja päivittäisestä aikataulusta
- Järjestät henkilökohtaiset ja työmatkat, mukaan lukien lennot, majoituksen, kuljetukset ja matkasuunnitelmien päivitykset
- Hoidat henkilökohtaista hallintoa, kuten maksuja, uusintoja, hankintoja, asiakirjoja ja seurantaa
- Koordinoit palveluntarjoajien, toimittajien, rahoituslaitosten, asianajajien, oikeudellisten neuvonantajien, notaarien ja muiden ulkopuolisten organisaatioiden kanssa
- Hoidat varaukset, lahjat, sosiaaliset tilaisuudet ja henkilökohtaiset järjestelyt
- Vastaat toimitusjohtajan ammatillisesta kalenterista, kokouksista, sitoumuksista ja strategiseen työhön varatusta ajasta
- Järjestät sisäiset ja ulkoiset kokoukset, mukaan lukien aikataulutuksen, vahvistukset, valmistelun ja seurannan
- Seuraat toimenpiteitä, määräaikoja, sitoumuksia, ratkaisemattomia päätöksiä, sopimusvelvoitteita, uusimispäiviä ja muita tärkeitä päivämääriä
- Laadit johdon tiivistelmiä, kokousmuistioita, kirjeenvaihtoa, asiakirjoja ja hallinnollisia materiaaleja
- Avustat valituissa operatiivisissa ja liiketoimintaa koskevissa hankkeissa, jotka edellyttävät koordinointia ja toteutusta
- Toimit luotettuna yhteyshenkilönä toimitusjohtajan, sisäisten tiimien, ulkoisten kumppaneiden, ammatillisten neuvonantajien ja oikeudellisten neuvonantajien välillä
- Avustat hallinnollisesti juridisissa asioissa ja koordinoit asiakirjoja, allekirjoituksia, notaaritoimituksia, vahvistuksia ja niihin liittyviä muodollisuuksia
- Pidät tarkkaa kirjaa juridisista asiakirjoista ja luottamuksellisista tiedoista
- Asetat tärkeysjärjestyksen, viet tärkeät asiat eteenpäin, ennakoit ongelmia ja ratkaiset kiireelliset tilanteet
- Rakennat luotettavat järjestelmät organisointia, seurantaa, muistutuksia ja toteutusta varten
- Vastaat sinulle osoitetuista tehtävistä ja kehität prosesseja, jotka vähentävät toimitusjohtajan hallinnollista työtaakkaa
Vaatimukset
- Kokemusta toimitusjohtajan, perustajan, ylimmän johdon edustajan tai muun korkean tason ammattilaisen tukemisesta johdon assistenttina, henkilökohtaisena assistenttina tai johtokoordinaattorina
- Osoitettu kyky hallita henkilökohtaisia ja ammatillisia tehtäviä samanaikaisesti
- Erinomaiset organisointi-, suunnittelu- ja seurantataidot
- Vankka hallinnollisten prosessien ja luottamuksellisten asiakirjojen käsittelyn tuntemus
- Työskentelytason tuntemus juridisesta terminologiasta, sopimuksista sekä oikeudellisista tai sääntelyyn liittyvistä menettelyistä
- Kyky tehdä tehokasta yhteistyötä asianajajien, ammatillisten neuvonantajien, toimittajien ja ulkoisten organisaatioiden kanssa
- Erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot
- Tarkkuus, hyvä harkintakyky ja kyky ennakoida tarpeita
- Hienotunteisuus, kypsyys, rehellisyys ja luotettavuus arkaluonteisten asioiden käsittelyssä
- Kyky työskennellä itsenäisesti, ratkaista ongelmia ja sopeutua nopeasti nopeasti muuttuvassa ympäristössä
- Digitaalisten kalentereiden, taulukkolaskentaohjelmien, asiakirjahallintajärjestelmien ja viestintätyökalujen hyvä hallinta
- Oikeustieteen, oikeudellisten opintojen, liiketalouden tai vastaavan alan opinnot tai ammatillinen koulutus
- Kokemusta Legal Assistant -tehtävästä, juridisesta hallintokoordinaattorista, oikeudellisessa ympäristössä toimivasta johdon assistentista tai vastaavasta tehtävästä
- Kokemusta sopimusten, juridisten rekisterien ja vaatimustenmukaisuusasiakirjojen hallinnasta sekä yhteistyöstä ulkoisten oikeudellisten neuvonantajien kanssa
- Yritysten ja henkilökohtaisen hallinnon menettelytapojen tuntemus
- Kokemusta ylimmän johdon avustamisesta kansainvälisissä liiketoiminta- tai henkilökohtaisissa asioissa
- Vahva kirjallinen ja suullinen englannin ja espanjan kielen taito
- Kokemusta erittäin luottamuksellisten talous-, yritys- tai juridisten tietojen käsittelystä
Edut
- Pääasiassa etänä tehtävä työ
- Nopeatempoinen ympäristö, jossa keskitytään innovatiiviseen työhön