Contactica on täisteenuseid pakkuv digiturundusagentuur, mis tegutseb Puerto Ricos San Juanis ja Colombias Medellínis. Selle meeskond arendab ja ellu viib turunduslahendusi eri digivaldkondades, toetades kliente ja partnereid nii strateegia kujundamisel kui ka teostamisel. Ettevõte rõhutab kultuurist lähtuvat lähenemist ning koondab mitmekesise meeskonna, et luua erinevatele sihtrühmadele ja ärivajadustele praktilisi ning tõhusaid kampaaniaid.
Tegevjuhi juhtkoordinaator (kaugtöö, Mehhiko)
Toetad Contactica tegevjuhti isiklikus asjaajamises, äritegevuse koordineerimisel, reiside korraldamisel ja juriidilistes küsimustes. Contactica on tehnoloogia- ja loovusettevõte, mis teenindab pangandus-, kindlustus- ja pakendatud tarbekaupade sektorit.
Kirjeldus
- Haldad tegevjuhi isiklikku kalendrit, kohtumisi, meeldetuletusi ja päevakava
- Korraldad isiklikke ja tööreise, sealhulgas lende, majutust, transporti ja reisikava uuendusi
- Korraldad isiklikku asjaajamist, näiteks makseid, pikendamisi, oste, dokumente ja järeltegevusi
- Teed koostööd teenusepakkujate, tarnijate, finantsasutuste, advokaatide, õigusnõustajate, notarite ja teiste väliste organisatsioonidega
- Korraldad broneeringuid, kingitusi, seltskondlikke üritusi ja isiklikku logistikat
- Haldad tegevjuhi tööalast kalendrit, koosolekuid, kohustusi ja strateegiliseks tööks kaitstud aega
- Korraldad sise- ja väliskoosolekuid, sealhulgas ajakava, kinnitused, ettevalmistuse ja järeltegevused
- Jälgid tegevusi, tähtaegu, kohustusi, langetamata otsuseid, lepingulisi kohustusi, pikendamiskuupäevi ja muid olulisi kuupäevi
- Koostad juhtkonna kokkuvõtteid, koosolekumärkmeid, kirjavahetust, dokumente ja haldusmaterjale
- Abistad valitud tegevus- ja ärialgatusi, mis nõuavad koordineerimist ja elluviimist
- Oled usaldusväärne ühenduslüli tegevjuhi, sisevõistkondade, välispartnerite, kutseliste nõustajate ja õigusnõustajate vahel
- Abistad halduslikult juriidilistes küsimustes ning koordineerid dokumente, allkirju, notariaalseid toiminguid, kinnitusi ja seotud formaalsusi
- Peid täpset arvestust juriidiliste dokumentide ja konfidentsiaalse teabe üle
- Sead prioriteete, eskaleerid olulisi küsimusi, ennetad probleeme ja lahendad kiireloomulisi olukordi
- Lood usaldusväärsed süsteemid korraldamiseks, järeltegevusteks, meeldetuletusteks ja elluviimiseks
- Vastutad sulle määratud ülesannete eest ja täiustad protsesse, mis vähendavad tegevjuhi halduskoormust
Nõuded
- Kogemus tegevjuhi, asutaja, tippjuhi või muu kõrgetasemelise spetsialisti toetamisel juhiabi, isikliku assistendi või juhtkoordinaatorina
- Tõendatud võime hallata samaaegselt isiklikke ja tööalaseid kohustusi
- Suurepärased organiseerimis-, planeerimis- ja järeltegevuste oskused
- Head teadmised haldusprotsessidest ja konfidentsiaalsete dokumentide käsitlemisest
- Töötasemel teadmised juriidilisest terminoloogiast, lepingutest ning õigus- või regulatiivsetest menetlustest
- Võime teha tõhusat koostööd advokaatide, kutseliste nõustajate, tarnijate ja väliste organisatsioonidega
- Suurepärane kirjalik ja suuline suhtlusoskus
- Tugev tähelepanu detailidele, hea otsustusvõime ja võime vajadusi ette näha
- Diskreetsus, küpsus, ausus ja usaldusväärsus tundlike küsimuste käsitlemisel
- Võime töötada iseseisvalt, lahendada probleeme ja kohaneda kiiresti kiirelt muutuvas keskkonnas
- Digikalendrite, tabelarvutuse, dokumendihaldussüsteemide ja suhtlusvahendite hea kasutusoskus
- Õiguse, õigusõppe, ärijuhtimise või seotud valdkonna akadeemilised õpingud või erialane väljaõpe
- Kogemus juriidilise assistendi, juriidilise halduskoordinaatori, õiguskeskkonnas tegutseva juhiabi või võrreldaval ametikohal
- Kogemus lepingute, juriidiliste registrite ja vastavusdokumentide haldamisel ning koostöös väliste õigusnõustajatega
- Ettevõtete ja isikliku asjaajamise protseduuride tundmine
- Kogemus tippjuhtide abistamisel rahvusvahelistes äri- või isiklikes küsimustes
- Tugev inglise ja hispaania keele kirjalik ning suuline oskus
- Kogemus väga konfidentsiaalse finants-, ettevõtte- või juriidilise teabe käsitlemisel
Hüved
- Peamiselt kaugtöö võimalus
- Kiire tempoga keskkond, mis keskendub uuenduslikule tööle