Contactica je fullservisová agentura digitálního marketingu působící v San Juanu v Portoriku a v Medellínu v Kolumbii. Její tým vyvíjí a realizuje marketingová řešení v různých oblastech digitálního marketingu a podporuje klienty i partnery při tvorbě strategie a její realizaci. Společnost klade důraz na přístup vycházející z kulturního kontextu a sdružuje různorodý tým, který vytváří praktické a účinné kampaně pro různé cílové skupiny a obchodní potřeby.
Výkonný koordinátor generálního ředitele (práce na dálku, Mexiko)
Podpora generálního ředitele společnosti Contactica v oblasti osobní administrativy, koordinace podnikání, cestování a právních záležitostí. Contactica je technologická a kreativní společnost působící v bankovnictví, pojišťovnictví a segmentu rychloobrátkového spotřebního zboží.
Popis
- Spravovat osobní kalendář generálního ředitele, schůzky, připomínky a každodenní rozvrh
- Organizovat soukromé i služební cesty včetně letů, ubytování, dopravy a aktualizací itineráře
- Řídit osobní administrativu, například platby, prodlužování platnosti, nákupy, dokumentaci a následné úkoly
- Koordinovat spolupráci s poskytovateli služeb, dodavateli, finančními institucemi, advokáty, právními poradci, notáři a dalšími externími organizacemi
- Zajišťovat rezervace, dárky, společenské aktivity a osobní logistiku
- Spravovat profesní kalendář generálního ředitele, schůzky, závazky a vyhrazený čas na strategické úkoly
- Organizovat interní i externí schůzky včetně plánování, potvrzování, přípravy a následného vyřízení
- Sledovat úkoly, termíny, závazky, nevyřešená rozhodnutí, smluvní povinnosti, data prodloužení a další klíčová data
- Připravovat shrnutí pro vedení, zápisy ze schůzek, korespondenci, dokumenty a administrativní materiály
- Pomáhat s vybranými provozními a obchodními iniciativami, které vyžadují koordinaci a realizaci
- Působit jako důvěryhodné spojení mezi generálním ředitelem, interními týmy, externími partnery, odbornými poradci a právními zástupci
- Poskytovat administrativní podporu v právních záležitostech a koordinovat dokumentaci, podpisy, notářská ověření, certifikace a související formality
- Vést přesnou evidenci právních dokumentů a důvěrných informací
- Stanovovat priority, eskalovat důležité otázky, předvídat problémy a řešit naléhavé záležitosti
- Vytvářet spolehlivé systémy organizace, následného vyřízení, připomínek a realizace
- Přebírat odpovědnost za svěřené úkoly a zlepšovat procesy, které snižují administrativní zátěž generálního ředitele
Požadavky
- Zkušenost s podporou generálního ředitele, zakladatele, člena vrcholového vedení nebo jiného vysoce postaveného odborníka na pozici výkonného asistenta, osobního asistenta nebo výkonného koordinátora
- Prokázaná schopnost současně řídit osobní i profesní povinnosti
- Vynikající organizační schopnosti, plánování a důsledné dotahování úkolů
- Dobrá znalost administrativních procesů a práce s důvěrnými dokumenty
- Praktická znalost právní terminologie, smluv a právních či regulačních postupů
- Schopnost efektivně spolupracovat s advokáty, odbornými poradci, dodavateli a externími organizacemi
- Výborné písemné a ústní komunikační schopnosti
- Velká pozornost věnovaná detailům, dobrý úsudek a schopnost předvídat potřeby
- Diskrétnost, vyspělost, integrita a spolehlivost při práci s citlivými záležitostmi
- Schopnost pracovat samostatně, řešit problémy a rychle se přizpůsobit dynamickému prostředí
- Znalost digitálních kalendářů, tabulkových procesorů, systémů pro správu dokumentů a komunikačních nástrojů
- Akademické vzdělání nebo odborná příprava v oboru práva, právních studií, podnikové administrativy nebo příbuzném oboru
- Zkušenost na pozici právního asistenta, koordinátora právní administrativy, výkonného asistenta v právním prostředí nebo v obdobné roli
- Zkušenost se správou smluv, právních záznamů, dokumentace shody a koordinací spolupráce s externími právními poradci
- Znalost firemních a osobních administrativních postupů
- Zkušenost s podporou vrcholových vedoucích pracovníků při mezinárodních obchodních nebo osobních záležitostech
- Velmi dobrá písemná i ústní znalost angličtiny a španělštiny
- Zkušenost s nakládáním s vysoce důvěrnými finančními, firemními nebo právními informacemi
Benefity
- Převážně práce na dálku
- Dynamické prostředí zaměřené na inovativní práci