Contactica هي وكالة تسويق رقمي متكاملة الخدمات، وتعمل في سان خوان، بورتوريكو، وميديلين، كولومبيا. يطوّر فريقها حلولًا تسويقية ويقدّمها عبر مجموعة متنوعة من القدرات الرقمية، مع دعم العملاء والشركاء في وضع الاستراتيجيات والتنفيذ. وتركّز الشركة على نهج يستند إلى الثقافة، وتجمع فريقًا متنوعًا لإنشاء حملات عملية وفعّالة لمختلف الجماهير واحتياجات الأعمال.
منسق تنفيذي للرئيس التنفيذي (عن بُعد، المكسيك)
دعم الرئيس التنفيذي لشركة Contactica في الإدارة الشخصية، والتنسيق التجاري، والسفر، والمسائل القانونية. Contactica شركة تكنولوجيا وإبداع تخدم قطاعات الخدمات المصرفية والتأمين والسلع الاستهلاكية المعبأة.
الوصف
- الإشراف على التقويم الشخصي للرئيس التنفيذي ومواعيده وتذكيراته وجدوله اليومي
- تنظيم رحلات السفر الشخصية ورحلات العمل، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة ووسائل النقل وتحديثات خطط الرحلات
- إدارة الشؤون الشخصية مثل المدفوعات والتجديدات والمشتريات والوثائق والمتابعة
- التنسيق مع مقدمي الخدمات والموردين والمؤسسات المالية والمحامين والمستشارين القانونيين وكتاب العدل والمنظمات الخارجية الأخرى
- التعامل مع الحجوزات والهدايا والارتباطات الاجتماعية واللوجستيات الشخصية
- إدارة التقويم المهني للرئيس التنفيذي والاجتماعات والالتزامات والوقت الاستراتيجي المحمي
- تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك الجدولة والتأكيدات والتحضير والمتابعة
- مراقبة بنود العمل والمواعيد النهائية والالتزامات والقرارات المعلقة والالتزامات التعاقدية وتواريخ التجديد والتواريخ الرئيسية الأخرى
- إعداد الملخصات التنفيذية وملاحظات الاجتماعات والمراسلات والوثائق والمواد الإدارية
- المساعدة في مبادرات تشغيلية وتجارية محددة تتطلب التنسيق والتنفيذ
- العمل كحلقة وصل موثوقة بين الرئيس التنفيذي والفرق الداخلية والشركاء الخارجيين والمستشارين المهنيين والمستشارين القانونيين
- تقديم المساعدة الإدارية في المسائل القانونية وتنسيق الوثائق والتوقيعات والتوثيقات والتصديقات والإجراءات الرسمية ذات الصلة
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة للوثائق القانونية والمعلومات السرية
- تحديد الأولويات وتصعيد المسائل المهمة واستباق المشكلات وحل الأمور العاجلة
- بناء أنظمة موثوقة للتنظيم والمتابعة والتذكيرات والتنفيذ
- تحمل مسؤولية المهام المسندة وتحسين العمليات التي تقلل العبء الإداري عن الرئيس التنفيذي
المتطلبات
- خبرة في دعم رئيس تنفيذي أو مؤسس أو مسؤول تنفيذي رفيع أو مهني رفيع المستوى آخر بصفة مساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو منسق تنفيذي
- القدرة المثبتة على إدارة المسؤوليات الشخصية والمهنية في الوقت نفسه
- مهارات استثنائية في التنظيم والتخطيط والمتابعة حتى الإنجاز
- معرفة جيدة بالإجراءات الإدارية والتعامل مع الوثائق السرية
- إلمام عملي بالمصطلحات القانونية والعقود والإجراءات القانونية أو التنظيمية
- القدرة على التعاون بفعالية مع المحامين والمستشارين المهنيين والموردين والمنظمات الخارجية
- مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي
- اهتمام قوي بالتفاصيل وحسن تقدير والقدرة على استباق الاحتياجات
- التحفظ والنضج والنزاهة والموثوقية عند التعامل مع المسائل الحساسة
- القدرة على العمل باستقلالية وحل المشكلات والتكيف بسرعة في بيئة سريعة الحركة
- إتقان استخدام التقويمات الرقمية وجداول البيانات وأنظمة إدارة الوثائق وأدوات التواصل
- دراسة أكاديمية أو تدريب مهني في القانون أو الدراسات القانونية أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة
- خبرة كمساعد قانوني أو منسق إداري قانوني أو مساعد تنفيذي في بيئة قانونية أو في دور مماثل
- خبرة في إدارة العقود والسجلات القانونية ووثائق الامتثال والتنسيق مع المستشارين القانونيين الخارجيين
- الإلمام بالإجراءات الإدارية للشركات والإجراءات الشخصية
- خبرة في مساعدة المسؤولين التنفيذيين رفيعي المستوى في المسائل التجارية أو الشخصية الدولية
- إجادة قوية للغتين الإنجليزية والإسبانية كتابة وتحدثًا
- خبرة في التعامل مع معلومات مالية أو مؤسسية أو قانونية شديدة السرية
المزايا
- ترتيب عمل عن بُعد في الغالب
- بيئة سريعة الحركة تركز على العمل المبتكر