Contactica — агентство цифрового маркетинга полного цикла, работающее в Сан-Хуане, Пуэрто-Рико, и Медельине, Колумбия. Команда разрабатывает и реализует маркетинговые решения в различных направлениях цифрового маркетинга, помогая клиентам и партнёрам в разработке стратегии и её воплощении. Компания делает акцент на подходе, основанном на культурных особенностях, и объединяет разнообразную команду для создания практичных и эффективных кампаний для разных аудиторий и бизнес-задач.
Исполнительный координатор генерального директора (удалённо, Мексика)
Поддержка генерального директора Contactica в вопросах личного администрирования, координации бизнеса, поездок и юридических дел. Contactica — технологическая и креативная компания, работающая в сфере банковских услуг, страхования и товаров повседневного спроса.
Описание
- Вести личный календарь генерального директора, записи, напоминания и ежедневное расписание
- Организовывать личные и деловые поездки, включая перелёты, проживание, транспорт и обновление маршрутов
- Вести личные административные дела, включая платежи, продления, покупки, документы и последующее сопровождение
- Координировать взаимодействие с поставщиками услуг, подрядчиками, финансовыми учреждениями, адвокатами, юридическими консультантами, нотариусами и другими внешними организациями
- Организовывать бронирования, подарки, общественные мероприятия и личные вопросы
- Вести рабочий календарь генерального директора, встречи, обязательства и защищённое время для стратегических задач
- Организовывать внутренние и внешние встречи, включая планирование, подтверждение, подготовку и последующее сопровождение
- Отслеживать задачи, сроки, обязательства, ожидающие решения, договорные обязательства, даты продления и другие ключевые даты
- Готовить резюме для руководства, протоколы встреч, корреспонденцию, документы и административные материалы
- Помогать в отдельных операционных и бизнес-инициативах, требующих координации и реализации
- Выступать надёжным связующим звеном между генеральным директором, внутренними командами, внешними партнёрами, профессиональными консультантами и юридическими советниками
- Оказывать административную поддержку по юридическим вопросам и координировать подготовку документов, подписание, нотариальное заверение, сертификацию и связанные формальности
- Вести точный учёт юридических документов и конфиденциальной информации
- Расставлять приоритеты, выносить важные вопросы на более высокий уровень, предвидеть проблемы и решать срочные вопросы
- Создавать надёжные системы организации, контроля исполнения, напоминаний и выполнения задач
- Отвечать за порученные обязанности и совершенствовать процессы, снижающие административную нагрузку на генерального директора
Требования
- Опыт поддержки генерального директора, основателя, руководителя высшего звена или другого высокопоставленного специалиста в должности исполнительного ассистента, персонального ассистента или исполнительного координатора
- Подтверждённая способность одновременно управлять личными и профессиональными обязанностями
- Отличные навыки организации, планирования и доведения задач до конца
- Хорошее знание административных процессов и работы с конфиденциальными документами
- Практическое знакомство с юридической терминологией, договорами и юридическими или нормативными процедурами
- Умение эффективно взаимодействовать с адвокатами, профессиональными консультантами, поставщиками и внешними организациями
- Отличные навыки письменной и устной коммуникации
- Внимательность к деталям, здравое суждение и способность предвидеть потребности
- Тактичность, зрелость, честность и надёжность при работе с чувствительными вопросами
- Способность работать самостоятельно, решать проблемы и быстро адаптироваться в динамичной среде
- Уверенное владение цифровыми календарями, электронными таблицами, системами управления документами и инструментами коммуникации
- Образование или профессиональная подготовка в области права, юридических исследований, делового администрирования или смежной дисциплины
- Опыт работы юридическим ассистентом, координатором юридического администрирования, исполнительным ассистентом в юридической сфере или на сопоставимой должности
- Опыт ведения договоров, юридических записей, документов по соблюдению требований и координации работы с внешними юристами
- Знание корпоративных и личных административных процедур
- Опыт помощи руководителям высшего звена в международных деловых или личных вопросах
- Уверенное письменное и устное владение английским и испанским языками
- Опыт работы с чрезвычайно конфиденциальной финансовой, корпоративной или юридической информацией
Преимущества
- Преимущественно удалённый формат работы
- Динамичная среда, ориентированная на инновационные проекты