Contactica е дигитална маркетингова агенция, предлагаща цялостни услуги, с дейност в Сан Хуан, Пуерто Рико, и Меделин, Колумбия. Екипът ѝ разработва и реализира маркетингови решения в различни области на дигиталния маркетинг, като подкрепя клиентите и партньорите си при изграждането и изпълнението на стратегии. Компанията поставя акцент върху културно ориентиран подход и обединява разнообразен екип, за да създава практични и ефективни кампании за различни аудитории и бизнес потребности.
Изпълнителен координатор на главния изпълнителен директор (дистанционна работа, Мексико)
Подпомагане на главния изпълнителен директор на Contactica в личната администрация, бизнес координацията, пътуванията и правните въпроси. Contactica е технологична и творческа компания, обслужваща банковия, застрахователния сектор и индустрията за пакетирани потребителски стоки.
Описание
- Надзор на личния календар, срещите, напомнянията и дневния график на главния изпълнителен директор
- Организиране на лични и служебни пътувания, включително полети, настаняване, транспорт и актуализации на маршрута
- Управление на лична администрация като плащания, подновявания, покупки, документация и последващи действия
- Координиране с доставчици на услуги, контрагенти, финансови институции, адвокати, правни консултанти, нотариуси и други външни организации
- Обработване на резервации, подаръци, социални ангажименти и лична логистика
- Управление на професионалния календар на главния изпълнителен директор, срещите, ангажиментите и запазеното стратегическо време
- Организиране на вътрешни и външни срещи, включително насрочване, потвърждения, подготовка и последващи действия
- Проследяване на задачи, срокове, ангажименти, нерешени въпроси, договорни задължения, дати за подновяване и други ключови дати
- Изготвяне на резюмета за ръководството, бележки от срещи, кореспонденция, документи и административни материали
- Съдействие при избрани оперативни и бизнес инициативи, изискващи координация и изпълнение
- Изпълняване на ролята на доверено лице за връзка между главния изпълнителен директор, вътрешните екипи, външните партньори, професионалните консултанти и правните съветници
- Оказване на административна помощ по правни въпроси и координиране на документация, подписи, нотариални заверки, сертифициране и свързани формалности
- Поддържане на точни записи на правни документи и поверителна информация
- Определяне на приоритети, ескалиране на важни проблеми, предвиждане на затруднения и разрешаване на спешни въпроси
- Изграждане на надеждни системи за организация, проследяване, напомняния и изпълнение
- Поемане на отговорност за възложените задачи и подобряване на процесите, които намаляват административното натоварване на главния изпълнителен директор
Изисквания
- Опит в подпомагането на главен изпълнителен директор, основател, висш ръководител или друг високопоставен професионалист като изпълнителен асистент, личен асистент или изпълнителен координатор
- Доказана способност за едновременно управление на лични и професионални отговорности
- Отлична организация, планиране и последователност при изпълнението
- Солидни познания по административни процеси и работа с поверителни документи
- Практически познания по правна терминология, договори и правни или регулаторни процедури
- Способност за ефективно сътрудничество с адвокати, професионални консултанти, доставчици и външни организации
- Отлични писмени и устни комуникационни умения
- Силно внимание към детайлите, добра преценка и способност за предвиждане на нуждите
- Дискретност, зрялост, почтеност и надеждност при работа с чувствителни въпроси
- Способност за самостоятелна работа, решаване на проблеми и бързо адаптиране в динамична среда
- Умения за работа с цифрови календари, електронни таблици, системи за управление на документи и комуникационни инструменти
- Академично образование или професионално обучение по право, правни науки, бизнес администрация или сродна дисциплина
- Опит като правен асистент, правен административен координатор, изпълнителен асистент в правна среда или на сходна позиция
- Опит в управлението на договори, правни записи, документация за съответствие и координация с външни правни консултанти
- Познаване на корпоративни и лични административни процедури
- Опит в подпомагането на висши ръководители по международни бизнес или лични въпроси
- Много добри писмени и устни познания по английски и испански език
- Опит в работата с строго поверителна финансова, корпоративна или правна информация
Придобивки
- Работата е предимно дистанционна
- Динамична среда, ориентирана към иновативна работа