Contactica to agencja marketingu cyfrowego oferująca kompleksową obsługę, działająca w San Juan w Portoryko oraz w Medellín w Kolumbii. Jej zespół opracowuje i realizuje rozwiązania marketingowe w różnych obszarach marketingu cyfrowego, wspierając klientów i partnerów w zakresie strategii oraz jej wdrażania. Firma kładzie nacisk na podejście oparte na uwarunkowaniach kulturowych i łączy różnorodny zespół, aby tworzyć praktyczne i skuteczne kampanie dla różnych odbiorców oraz potrzeb biznesowych.
Koordynator wykonawczy prezesa (praca zdalna, Meksyk)
Wsparcie prezesa Contactica w zakresie administracji osobistej, koordynacji biznesowej, podróży i spraw prawnych. Contactica to firma technologiczna i kreatywna działająca na rzecz sektora bankowego, ubezpieczeniowego i dóbr szybkozbywalnych.
Opis
- Prowadzenie osobistego kalendarza prezesa, spotkań, przypomnień i codziennego harmonogramu
- Organizowanie podróży prywatnych i służbowych, w tym lotów, zakwaterowania, transportu i aktualizacji planu podróży
- Zarządzanie osobistymi sprawami administracyjnymi, takimi jak płatności, odnowienia, zakupy, dokumentacja i dalsze działania
- Koordynowanie współpracy z usługodawcami, dostawcami, instytucjami finansowymi, prawnikami, doradcami prawnymi, notariuszami i innymi organizacjami zewnętrznymi
- Obsługa rezerwacji, prezentów, wydarzeń towarzyskich i osobistej logistyki
- Prowadzenie zawodowego kalendarza prezesa, spotkań, zobowiązań i chronionego czasu na zadania strategiczne
- Organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym ich planowanie, potwierdzanie, przygotowanie i dalszą obsługę
- Monitorowanie zadań, terminów, zobowiązań, decyzji oczekujących na rozstrzygnięcie, zobowiązań umownych, terminów odnowień i innych kluczowych dat
- Przygotowywanie podsumowań dla kadry kierowniczej, notatek ze spotkań, korespondencji, dokumentów i materiałów administracyjnych
- Pomoc w wybranych inicjatywach operacyjnych i biznesowych wymagających koordynacji i realizacji
- Pełnienie roli zaufanego łącznika między prezesem, zespołami wewnętrznymi, partnerami zewnętrznymi, doradcami zawodowymi i obsługą prawną
- Zapewnianie wsparcia administracyjnego w sprawach prawnych oraz koordynowanie dokumentacji, podpisów, poświadczeń notarialnych, certyfikacji i związanych z nimi formalności
- Prowadzenie dokładnej ewidencji dokumentów prawnych i informacji poufnych
- Ustalanie priorytetów, eskalowanie ważnych kwestii, przewidywanie problemów i rozwiązywanie pilnych spraw
- Tworzenie niezawodnych systemów organizacji, monitorowania realizacji, przypomnień i wykonywania zadań
- Przejmowanie odpowiedzialności za powierzone obowiązki i usprawnianie procesów zmniejszających obciążenie administracyjne prezesa
Wymagania
- Doświadczenie we wspieraniu prezesa, założyciela, członka wyższej kadry kierowniczej lub innego wysokiego rangą specjalisty na stanowisku asystenta zarządu, asystenta osobistego lub koordynatora wykonawczego
- Udowodniona umiejętność jednoczesnego zarządzania obowiązkami osobistymi i zawodowymi
- Doskonałe umiejętności organizacyjne, planowania i doprowadzania spraw do końca
- Dobra znajomość procesów administracyjnych i pracy z poufną dokumentacją
- Praktyczna znajomość terminologii prawnej, umów oraz procedur prawnych lub regulacyjnych
- Umiejętność skutecznej współpracy z prawnikami, doradcami zawodowymi, dostawcami i organizacjami zewnętrznymi
- Doskonała komunikacja pisemna i ustna
- Duża dbałość o szczegóły, trafna ocena sytuacji i umiejętność przewidywania potrzeb
- Dyskrecja, dojrzałość, uczciwość i niezawodność w pracy z wrażliwymi sprawami
- Umiejętność samodzielnej pracy, rozwiązywania problemów i szybkiego dostosowywania się do dynamicznego środowiska
- Biegłość w obsłudze kalendarzy cyfrowych, arkuszy kalkulacyjnych, systemów zarządzania dokumentami i narzędzi komunikacyjnych
- Wykształcenie akademickie lub przygotowanie zawodowe w zakresie prawa, studiów prawniczych, administracji biznesowej lub pokrewnej dziedziny
- Doświadczenie na stanowisku asystenta prawnego, koordynatora administracji prawnej, asystenta zarządu w środowisku prawnym lub na porównywalnym stanowisku
- Doświadczenie w zarządzaniu umowami, rejestrami prawnymi, dokumentacją zgodności oraz koordynacji współpracy z zewnętrznymi kancelariami
- Znajomość procedur administracyjnych dotyczących firmy i spraw osobistych
- Doświadczenie we wspieraniu członków wyższej kadry kierowniczej w międzynarodowych sprawach biznesowych lub osobistych
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego i hiszpańskiego w mowie i piśmie
- Doświadczenie w pracy z wysoce poufnymi informacjami finansowymi, korporacyjnymi lub prawnymi
Benefity
- Przede wszystkim zdalny model pracy
- Dynamiczne środowisko skoncentrowane na innowacyjnych projektach