A Contactica é uma agência de marketing digital completa, com operações em San Juan, Porto Rico, e Medellín, Colômbia. Sua equipe desenvolve e oferece soluções de marketing em diversas áreas digitais, apoiando clientes e parceiros com estratégia e execução. A empresa valoriza uma abordagem orientada pela cultura e reúne uma equipe diversificada para criar campanhas práticas e eficazes para diferentes públicos e necessidades empresariais.
Coordenador executivo do CEO (Remoto, México)
Apoiar o CEO da Contactica em administração pessoal, coordenação empresarial, viagens e questões jurídicas. A Contactica é uma empresa de tecnologia e criatividade que atende aos setores bancário, de seguros e de bens de consumo embalados.
Descrição
- Supervisionar o calendário pessoal, os compromissos, os lembretes e a agenda diária do CEO
- Organizar viagens pessoais e de negócios, incluindo voos, hospedagem, transporte e atualizações do itinerário
- Gerenciar a administração pessoal, como pagamentos, renovações, compras, documentação e acompanhamento
- Coordenar com prestadores de serviços, fornecedores, instituições financeiras, advogados, assessores jurídicos, tabeliães e outras organizações externas
- Cuidar de reservas, presentes, compromissos sociais e logística pessoal
- Gerenciar o calendário profissional, as reuniões, os compromissos e o tempo estratégico protegido do CEO
- Organizar reuniões internas e externas, incluindo agendamento, confirmações, preparação e acompanhamento
- Monitorar itens de ação, prazos, compromissos, decisões pendentes, obrigações contratuais, datas de renovação e outras datas importantes
- Redigir resumos executivos, atas de reuniões, correspondências, documentos e materiais administrativos
- Apoiar determinadas iniciativas operacionais e empresariais que exijam coordenação e execução
- Atuar como pessoa de ligação de confiança entre o CEO, as equipes internas, os parceiros externos, os assessores profissionais e os consultores jurídicos
- Prestar assistência administrativa em questões jurídicas e coordenar documentação, assinaturas, reconhecimentos de firma, certificações e formalidades relacionadas
- Manter registros precisos de documentos jurídicos e informações confidenciais
- Definir prioridades, escalar questões importantes, antecipar problemas e resolver assuntos urgentes
- Criar sistemas confiáveis de organização, acompanhamento, lembretes e execução
- Assumir as responsabilidades atribuídas e melhorar processos que reduzam a carga administrativa do CEO
Requisitos
- Experiência apoiando um CEO, fundador, executivo sênior ou outro profissional de alto nível como assistente executivo, assistente pessoal ou coordenador executivo
- Capacidade comprovada de gerenciar responsabilidades pessoais e profissionais simultaneamente
- Excelente organização, planejamento e acompanhamento
- Sólido conhecimento de processos administrativos e manuseio de documentos confidenciais
- Familiaridade prática com terminologia jurídica, contratos e procedimentos legais ou regulatórios
- Capacidade de colaborar eficazmente com advogados, assessores profissionais, fornecedores e organizações externas
- Excelente comunicação escrita e oral
- Forte atenção aos detalhes, bom senso e capacidade de antecipar necessidades
- Discrição, maturidade, integridade e confiabilidade no tratamento de assuntos sensíveis
- Capacidade de trabalhar de forma independente, resolver problemas e adaptar-se rapidamente em um ambiente dinâmico
- Proficiência em calendários digitais, planilhas, sistemas de gestão documental e ferramentas de comunicação
- Formação acadêmica ou treinamento profissional em Direito, Estudos Jurídicos, Administração de Empresas ou área relacionada
- Experiência como assistente jurídico, coordenador administrativo jurídico, assistente executivo em um ambiente jurídico ou em função comparável
- Experiência na gestão de contratos, registros jurídicos, documentação de conformidade e coordenação com assessoria jurídica externa
- Familiaridade com procedimentos administrativos corporativos e pessoais
- Experiência apoiando executivos seniores em assuntos empresariais ou pessoais internacionais
- Inglês e espanhol fortes, escritos e falados
- Experiência com informações financeiras, corporativas ou jurídicas altamente confidenciais
Benefícios
- Modelo de trabalho predominantemente remoto
- Ambiente dinâmico focado em trabalho inovador