Contactica je digitalna marketinška agencija koja pruža cjelovite usluge te posluje u San Juanu u Portoriku i Medellínu u Kolumbiji. Njezin tim razvija i provodi marketinška rješenja u različitim područjima digitalnog marketinga te podržava klijente i partnere u oblikovanju strategije i njezinoj provedbi. Tvrtka naglašava kulturno usmjeren pristup i okuplja raznolik tim kako bi stvarala praktične i učinkovite kampanje za različite publike i poslovne potrebe.
Izvršni koordinator glavnog direktora (rad na daljinu, Meksiko)
Podrška glavnom direktoru Contactice u osobnoj administraciji, poslovnoj koordinaciji, putovanjima i pravnim pitanjima. Contactica je tehnološka i kreativna tvrtka koja pruža usluge bankarstvu, osiguranju i industriji robe široke potrošnje.
Opis
- Nadzirati osobni kalendar glavnog direktora, sastanke, podsjetnike i dnevni raspored
- Organizirati privatna i poslovna putovanja, uključujući letove, smještaj, prijevoz i izmjene itinerara
- Voditi osobnu administraciju, poput plaćanja, obnova, kupnji, dokumentacije i praćenja obveza
- Koordinirati s pružateljima usluga, dobavljačima, financijskim institucijama, odvjetnicima, pravnim savjetnicima, javnim bilježnicima i drugim vanjskim organizacijama
- Brinuti o rezervacijama, darovima, društvenim događanjima i osobnoj logistici
- Voditi poslovni kalendar glavnog direktora, sastanke, obveze i zaštićeno strateško vrijeme
- Organizirati interne i vanjske sastanke, uključujući zakazivanje, potvrde, pripremu i praćenje
- Pratiti zadatke, rokove, obveze, neriješene odluke, ugovorne obveze, datume obnove i druge ključne datume
- Izrađivati izvršne sažetke, bilješke sa sastanaka, korespondenciju, dokumente i administrativne materijale
- Pomagati u odabranim operativnim i poslovnim inicijativama koje zahtijevaju koordinaciju i provedbu
- Biti pouzdana poveznica između glavnog direktora, internih timova, vanjskih partnera, stručnih savjetnika i pravnih zastupnika
- Pružati administrativnu pomoć u pravnim pitanjima i koordinirati dokumentaciju, potpise, ovjere kod javnog bilježnika, certifikacije i povezane formalnosti
- Voditi točne evidencije pravnih dokumenata i povjerljivih informacija
- Postavljati prioritete, eskalirati važne probleme, predviđati poteškoće i rješavati hitna pitanja
- Izgraditi pouzdane sustave za organizaciju, praćenje, podsjetnike i provedbu
- Preuzeti odgovornost za dodijeljene zadatke i poboljšavati procese koji smanjuju administrativno opterećenje glavnog direktora
Zahtjevi
- Iskustvo u podršci glavnom direktoru, osnivaču, višem rukovoditelju ili drugom visokopozicioniranom stručnjaku kao izvršni asistent, osobni asistent ili izvršni koordinator
- Dokazana sposobnost istodobnog upravljanja osobnim i profesionalnim obvezama
- Izvrsna organizacija, planiranje i praćenje do izvršenja
- Dobro poznavanje administrativnih procesa i postupanja s povjerljivim dokumentima
- Radno poznavanje pravne terminologije, ugovora te pravnih ili regulatornih postupaka
- Sposobnost učinkovite suradnje s odvjetnicima, stručnim savjetnicima, dobavljačima i vanjskim organizacijama
- Izvrsne pisane i usmene komunikacijske vještine
- Izražena pažnja posvećena detaljima, dobro prosuđivanje i sposobnost predviđanja potreba
- Diskrecija, zrelost, integritet i pouzdanost u postupanju s osjetljivim pitanjima
- Sposobnost samostalnog rada, rješavanja problema i brze prilagodbe dinamičnom okruženju
- Napredno korištenje digitalnih kalendara, proračunskih tablica, sustava za upravljanje dokumentima i komunikacijskih alata
- Akademsko obrazovanje ili stručna izobrazba iz prava, pravnih studija, poslovne administracije ili srodnog područja
- Iskustvo na poziciji pravnog asistenta, pravnog administrativnog koordinatora, izvršnog asistenta u pravnom okruženju ili na usporedivoj poziciji
- Iskustvo u upravljanju ugovorima, pravnim evidencijama, dokumentacijom o usklađenosti i koordinacijom s vanjskim pravnim savjetnicima
- Poznavanje korporativnih i osobnih administrativnih postupaka
- Iskustvo u pružanju podrške višim rukovoditeljima u međunarodnim poslovnim ili osobnim pitanjima
- Izvrsno pisano i usmeno znanje engleskog i španjolskog jezika
- Iskustvo u radu s vrlo povjerljivim financijskim, korporativnim ili pravnim informacijama
Pogodnosti
- Posao se uglavnom obavlja na daljinu
- Dinamično okruženje usmjereno na inovativan rad