Contactica ialah agensi pemasaran digital perkhidmatan penuh yang beroperasi di San Juan, Puerto Rico, dan Medellín, Colombia. Pasukannya membangunkan dan menyampaikan penyelesaian pemasaran merangkumi pelbagai keupayaan digital, serta menyokong pelanggan dan rakan kongsi dalam strategi dan pelaksanaan. Syarikat ini menekankan pendekatan berteraskan budaya dan menghimpunkan pasukan yang pelbagai untuk menghasilkan kempen yang praktikal dan berkesan bagi khalayak serta keperluan perniagaan yang berbeza.
Koordinator Eksekutif untuk CEO (Jarak Jauh, Meksiko)
Mendukung CEO Contactica dalam administrasi pribadi, koordinasi bisnis, perjalanan, dan urusan hukum. Contactica adalah perusahaan teknologi dan kreativitas yang melayani sektor perbankan, asuransi, dan barang kemasan konsumen.
Deskripsi
- Mengawasi kalender pribadi CEO, janji temu, pengingat, dan jadwal harian
- Mengatur perjalanan pribadi dan bisnis, termasuk penerbangan, akomodasi, transportasi, dan pembaruan rencana perjalanan
- Mengelola administrasi pribadi seperti pembayaran, perpanjangan, pembelian, dokumentasi, dan tindak lanjut
- Berkoordinasi dengan penyedia layanan, vendor, lembaga keuangan, pengacara, penasihat hukum, notaris, dan organisasi eksternal lainnya
- Menangani reservasi, hadiah, kegiatan sosial, dan logistik pribadi
- Mengelola kalender profesional CEO, rapat, komitmen, dan waktu strategis yang telah dilindungi
- Mengatur rapat internal dan eksternal, termasuk penjadwalan, konfirmasi, persiapan, dan tindak lanjut
- Memantau tugas, tenggat waktu, komitmen, keputusan yang tertunda, kewajiban kontraktual, tanggal perpanjangan, dan tanggal penting lainnya
- Menyusun ringkasan eksekutif, notulen rapat, korespondensi, dokumen, dan materi administratif
- Membantu inisiatif operasional dan bisnis tertentu yang memerlukan koordinasi dan pelaksanaan
- Bertindak sebagai penghubung tepercaya antara CEO, tim internal, mitra eksternal, penasihat profesional, dan penasihat hukum
- Memberikan bantuan administratif dalam urusan hukum serta mengoordinasikan dokumentasi, tanda tangan, pengesahan notaris, sertifikasi, dan formalitas terkait
- Menyimpan catatan yang akurat mengenai dokumen hukum dan informasi rahasia
- Menetapkan prioritas, mengeskalasi masalah penting, mengantisipasi masalah, dan menyelesaikan urusan mendesak
- Membangun sistem yang andal untuk pengorganisasian, tindak lanjut, pengingat, dan pelaksanaan
- Bertanggung jawab atas tugas yang diberikan dan meningkatkan proses yang mengurangi beban administratif CEO
Persyaratan
- Pengalaman mendukung CEO, pendiri, eksekutif senior, atau profesional tingkat tinggi lainnya sebagai asisten eksekutif, asisten pribadi, atau koordinator eksekutif
- Terbukti mampu mengelola tanggung jawab pribadi dan profesional secara bersamaan
- Kemampuan organisasi, perencanaan, dan tindak lanjut yang sangat baik
- Pengetahuan yang solid tentang proses administratif dan penanganan dokumen rahasia
- Pemahaman kerja tentang terminologi hukum, kontrak, serta prosedur hukum atau peraturan
- Mampu berkolaborasi secara efektif dengan pengacara, penasihat profesional, vendor, dan organisasi eksternal
- Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik
- Perhatian yang kuat terhadap detail, penilaian yang baik, dan kemampuan mengantisipasi kebutuhan
- Kebijaksanaan, kedewasaan, integritas, dan keandalan dalam menangani hal sensitif
- Mampu bekerja mandiri, memecahkan masalah, dan beradaptasi dengan cepat dalam lingkungan yang bergerak cepat
- Mahir menggunakan kalender digital, spreadsheet, sistem manajemen dokumen, dan alat komunikasi
- Pendidikan akademik atau pelatihan profesional di bidang Hukum, Studi Hukum, Administrasi Bisnis, atau disiplin terkait
- Pengalaman sebagai Asisten Hukum, Koordinator Administratif Hukum, Asisten Eksekutif dalam lingkungan hukum, atau peran sebanding
- Pengalaman mengelola kontrak, catatan hukum, dokumentasi kepatuhan, dan koordinasi dengan penasihat hukum eksternal
- Familiar dengan prosedur administrasi perusahaan dan pribadi
- Pengalaman membantu eksekutif senior dalam urusan bisnis atau pribadi internasional
- Kemampuan bahasa Inggris dan Spanyol tertulis serta lisan yang kuat
- Pengalaman menangani informasi keuangan, perusahaan, atau hukum yang sangat rahasia
Tunjangan
- Pengaturan kerja yang terutama dilakukan dari jarak jauh
- Lingkungan yang bergerak cepat dan berfokus pada pekerjaan inovatif